Excel factuur maken voor de bouw: een praktische gids

17 december 2025

Voor de meeste zzp’ers en startende ondernemers in de bouw voelt een factuur maken in Excel als de meest logische eerste stap. Het programma is vertrouwd, staat op bijna elke computer en je hebt de volledige vrijheid om de factuur precies zo op te maken als jij dat wilt. Het is gewoon de snelste manier om na een geklaarde klus je geld te vragen.

De praktische start voor elke aannemer

Zeker voor bouwbedrijven die net van de grond komen, is Excel vaak de meest pragmatische keuze. Je hoeft geen nieuwe software te leren en de kosten zijn praktisch nul. Je kunt letterlijk meteen aan de slag. Deze aanpak heeft in de dagelijkse praktijk een paar duidelijke voordelen.

Waarom Excel zo logisch voelt

De flexibiliteit is een enorm pluspunt. Stel je voor: je hebt net een kleine badkamerrenovatie afgerond. Je factuur bestaat uit een paar uur werk, wat tegels, voegmiddel en de huur van een tegelzaag. In Excel zet je die posten zo onder elkaar. Binnen een paar minuten heb je een document dat je als pdf naar de klant kunt mailen.

Daarnaast heb je de volledige controle over de look-and-feel. Wil je je logo wat groter? Of een extra kolom voor een projectcode? Je past het sjabloon direct aan, zonder enige beperking. Voor veel ondernemers geeft dat een prettig gevoel van overzicht en eigenaarschap.

Een factuur in Excel is als werken met je eigen, vertrouwde gereedschapskist. Je weet precies waar alles ligt en hoe het werkt, waardoor je snel en efficiënt een klus klaart.

Toch zitten er ook haken en ogen aan. Het handmatig bijhouden van oplopende factuurnummers is een klassieke valkuil; één typefout kan je administratie al in de war schoppen. Zodra je aan meerdere projecten tegelijk werkt, wordt het al snel lastig om het overzicht te bewaren. Specifieke kostenposten, zoals de inzet van cementwagens op verschillende projecten, vragen om gedetailleerde facturen die in een complex Excel-bestand snel onoverzichtelijk worden.

Deze aanpak is een prima startpunt, maar het is cruciaal om de beperkingen te kennen. Naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de behoefte aan een meer gestructureerd proces. Een proces dat je vindt in software die speciaal is ontworpen om je administratie te stroomlijnen, zoals het automatiseren van offertes en facturen. De productpagina van BuilderFlow laat zien hoe deze automatisering in de praktijk werkt.

Een professioneel factuursjabloon bouwen in Excel

Je factuur is zoveel meer dan alleen een betaalverzoek. Zie het als het digitale visitekaartje van je bouwbedrijf. Een strak, overzichtelijk en vooral foutloos document straalt direct professionaliteit uit en bouwt vertrouwen op bij je klant. Een goed doordacht sjabloon in Excel is daarom de ruggengraat van je administratie. Het zorgt voor een consistente uitstraling en voorkomt dat je bij elke klus opnieuw het wiel moet uitvinden.

Het is dan ook geen verrassing dat veel ondernemers zo beginnen. Uit onderzoek blijkt dat minimaal 40–60% van de startende zzp'ers en kleine bedrijven in de bouw ooit een Excel-factuur heeft gebruikt. De reden is simpel: het is flexibel, direct beschikbaar en kost in eerste instantie niets. Meer over deze financiële startinzichten lees je op hello-office.nl.

Voor elke aannemer is het proces van klus afronden tot het versturen van de factuur een vaste routine.

Deze afbeelding laat perfect de lijn zien van het werk op de bouwplaats naar het document in Excel en de uiteindelijke factuur. De echte uitdaging zit ‘m in het efficiënt en foutloos houden van dit proces, zeker als het aantal projecten groeit en de administratieve druk toeneemt.

Verplichte onderdelen volgens de Belastingdienst

Voordat je ook maar één cel opmaakt, is het cruciaal om te weten welke informatie de Belastingdienst verplicht stelt op een factuur. Zonder deze elementen is je document simpelweg ongeldig. Dat kan voor vervelende problemen zorgen bij je eigen btw-aangifte, maar ook bij die van je klant. Een slordigheid hierin staat onprofessioneel en kost je onnodig veel tijd om te herstellen.

Een complete factuur is de laatste stap van een succesvol project. Het bevestigt je professionaliteit en zorgt ervoor dat je zonder gedoe betaald krijgt voor je vakwerk.

Hieronder staat een overzicht van alle gegevens die je absoluut niet mag vergeten. Zorg ervoor dat deze altijd duidelijk op je factuur staan.

Wettelijk verplichte onderdelen op je boufactuur

Een overzicht van alle verplichte gegevens die volgens de Nederlandse Belastingdienst op een factuur moeten staan.

Als je deze checklist aanhoudt, leg je een solide, wettelijk correcte basis voor elke factuur die je de deur uit doet.

Een overzichtelijke layout opzetten

Met de verplichte informatie op een rij kun je de layout van je sjabloon gaan vormgeven. Denk praktisch, vanuit het perspectief van een aannemer. Een goede layout is logisch en leest prettig, zowel voor jou als voor je klant.

Begin met een duidelijke kopsectie. Plaats linksboven je logo en bedrijfsgegevens. Rechts daarvan, of er direct onder, komen de gegevens van de klant, samen met het factuurnummer en de datum. Zo is in één oogopslag helder wie de afzender en ontvanger zijn.

Het hart van je factuur is natuurlijk de specificatie van het werk. Gebruik hiervoor een tabel met de volgende kolommen:

• Omschrijving: Wees specifiek. "Stucwerk wanden badkamer" of "Keramische tegels 60x60cm".
• Aantal: Geef het aantal uren, vierkante meters (m²) of stuks aan.
• Eenheidsprijs: Je uurtarief of de prijs per stuk of m².
• Totaalprijs: Hier komt een formule die ‘Aantal’ x ‘Eenheidsprijs’ berekent.

Deze gestructureerde aanpak geeft je klant een glashelder overzicht en legt tegelijkertijd een sterke basis voor je eigen administratie. Het is vergelijkbaar met de details die je vastlegt bij het automatiseren van inspectierapporten, waar elk detail telt. Door een vast sjabloon te gebruiken, bouw je consistent aan een professioneel en betrouwbaar imago.

De onmisbare Excel-formules voor een waterdichte factuur

De échte kracht van een Excel-factuur zit niet in de opmaak, maar in het automatiseren van je berekeningen. Zodra je de formules goed hebt staan, is de kans op kostbare rekenfouten minimaal en win je bij elke factuur gewoon tijd. Met de juiste formules tover je een statisch document om in een slim, dynamisch rekenwonder.

Laten we beginnen bij de absolute basis die elke aannemer nodig heeft: de totaalprijs per factuurregel.

De totaalprijs per regel uitrekenen

Elke regel op je factuur staat voor een specifieke dienst of een geleverd product. Denk aan "manuren schilderwerk", "levering kozijnen" of "huur steiger". Per regel heb je dus een aantal nodig (uren, stuks, m²) en een prijs per eenheid. De formule is niets meer dan een simpele vermenigvuldiging.

Stel, in cel B10 staat het aantal uren (bijvoorbeeld 8) en in cel C10 je uurtarief (€ 55). In de cel D10, onder de kop 'Totaal', typ je dan de volgende formule:
=B10*C10

Excel rekent direct voor je uit dat het totaal voor deze regel € 440 is. Het mooie is dat je deze formule nu naar beneden kunt 'trekken', waardoor Excel hem automatisch aanpast voor de volgende regels (=B11*C11, =B12*C12, enzovoort). Handig!

Het subtotaal en de btw-berekening

Als alle regels zijn berekend, wil je natuurlijk het subtotaal weten: alle kosten exclusief de btw. Hiervoor gebruik je de SOM-formule. Als de totaalbedragen in de cellen D10 tot en met D15 staan, ziet dat er zo uit:
=SOM(D10:D15)

Deze formule telt alle bedragen in dat bereik netjes voor je op. Dan volgt een cruciaal punt voor de bouw: de btw. In onze sector hebben we vaak te maken met verschillende btw-tarieven, dus opletten geblazen.

• 9% btw: Dit tarief geldt vaak voor arbeid bij renovatie en herstel van woningen, zoals schilder- en stucwerk.
• 21% btw: Dit is het standaardtarief voor de meeste materialen, maar ook voor veel andere diensten.

Je kunt de btw-bedragen het beste apart berekenen en daarna optellen. Staat je subtotaal bijvoorbeeld in cel D16? Dan bereken je het 21%-btw-bedrag in de cel daaronder (D17) met:
=D16*0,21

Zorg dat je formules voor de btw-berekeningen kloppen. Daarmee voorkom je niet alleen fouten op je factuur, maar leg je meteen een foutloze basis voor je eigen btw-aangifte. Dat scheelt een hoop hoofdpijn achteraf.

Een praktijkvoorbeeld uit de bouw

Stel, je hebt net een badkamerrenovatie afgerond. De factuur zou er dan zo uit kunnen zien in je spreadsheet:

• Subtotaal: =SOM(D2:D4) geeft als resultaat € 2.295,00.
• Btw 21%: =D5*0,21 geeft als resultaat € 481,95.
• Eindtotaal: =D5+D6 geeft als resultaat € 2.776,95.

Deze formules vormen de motor van je Excel-factuur. Ja, het kost in het begin even wat tijd om het goed op te zetten. Maar de winst die je pakt in snelheid en nauwkeurigheid is enorm. Dit is je eerste stap naar een efficiëntere administratie. Een logische vervolgstap is dit verder te optimaliseren, bijvoorbeeld door je calculaties voor de bouw direct te koppelen aan je facturen. Dat is precies waar gespecialiseerde software het stokje van Excel overneemt.

Je factuuradministratie beheren en fouten voorkomen

Een factuur de deur uit krijgen is eigenlijk pas het begin. Het echte werk zit ‘m in het overzicht bewaren en een ijzersterke administratie voeren. Daarmee maak je als ondernemer het verschil. Een rommelige administratie betekent niet alleen dat je geld misloopt, maar kan je ook vervelende vragen van de Belastingdienst opleveren. Zie het net als in de bouw: zonder solide fundering stort alles vroeg of laat in.

Een slim opgezet systeem in Excel helpt je om professioneel en efficiënt te werken, zelfs als je geen dure softwarepakketten gebruikt.

Een waterdichte factuurnummering opzetten

De Belastingdienst stelt harde eisen: je factuurnummering moet uniek en doorlopend zijn. Dit is misschien wel de meest gemaakte fout bij handmatige administraties. Een gat in de reeks of – erger nog – een dubbel nummer, en je hebt direct de aandacht.

Een simpele maar oersterke methode is om het jaartal als basis te nemen. Denk aan een structuur als:

• 2024001 voor je allereerste factuur in 2024
• 2024002 voor de tweede, enzovoort.

Met deze opbouw zie je in één oogopslag uit welk jaar een factuur stamt en is de kans op dubbele nummers vrijwel nul. Een handige tip is om in een apart Excel-tabblad een ‘logboek’ bij te houden. Noteer hier elke verstuurde factuur met de datum, klantnaam, het factuurnummer en het bedrag. Zo heb je een centraal overzicht en vind je altijd direct het laatst gebruikte nummer terug.

Facturen correct opslaan en archiveren

Stuur nooit, maar dan ook nooit, je factuur als een Excel-bestand naar een klant. Iemand kan het per ongeluk – of met opzet – aanpassen. Sla je factuur daarom altijd op als PDF voordat je ‘m mailt. Dat doe je simpelweg via Bestand > Opslaan als en dan kies je voor PDF. Geef het bestand ook een logische naam, zoals Factuur_2024001_Klantnaam.pdf, zodat je het later makkelijk terugvindt.

Een professionele administratie is meer dan alleen een stapel facturen. Een logische mappenstructuur op je computer is goud waard. Maak een hoofdmap ‘Facturen’ aan en daaronder submappen per jaar (‘2024’, ‘2025’). Zo is alles binnen een paar klikken terug te vinden.

Deze gestructureerde aanpak zorgt niet alleen voor overzicht, maar legt ook de basis voor een soepele boekhouding. Een digitale aanpak, zoals het scannen van facturen voor je inkoop, kan dit proces nog verder versnellen.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Zelfs de meest doorgewinterde aannemer kan een administratieve fout maken. Dit zijn de klassieke valkuilen waar je met Excel voor moet oppassen:

• Verkeerd btw-tarief toepassen: De absolute klassieker. Controleer altijd dubbel of je het juiste tarief (9% of 21%) gebruikt voor de juiste werkzaamheden of materialen. Een kleine fout hierin kan je bij de btw-aangifte duur komen te staan.
• Betalingstermijn vergeten te vermelden: Zonder een duidelijke termijn (bijvoorbeeld “Graag betalen binnen 14 dagen”) geef je de klant geen deadline. Het gevolg? Vertraagde betalingen en meer werk voor jou om erachteraan te bellen.
• Onvolledige omschrijving: Een zin als “Werkzaamheden conform offerte” is echt niet voldoende. Wees specifiek en benoem de belangrijkste posten, zoals “Stucwerk woonkamer, 45 m2” of “Levering en montage hardhouten kozijnen”. Dit voorkomt een hoop discussie achteraf.

Door je Excel-sjabloon zorgvuldig op te bouwen en een vast stappenplan te volgen, verklein je deze risico’s enorm. Een goede voorbereiding en een systematische aanpak zijn je beste gereedschap voor een vlekkeloze administratie.

Van Excel naar efficiëntie: de volgende stap voor je bouwbedrijf

Voor iedere aannemer is Excel een logisch en vertrouwd startpunt. Maar zodra je bedrijf groeit en je meerdere projecten tegelijkertijd onder je hoede hebt, kan die handige spreadsheet razendsnel veranderen in een administratieve molensteen. Het handmatig overkloppen van gegevens uit offertes naar je factuur wordt een tijdrovende klus die schreeuwt om fouten.

Een kleine typfout in een bedrag, per ongeluk het verkeerde btw-tarief selecteren of een factuurnummer dubbel gebruiken. Het zijn de klassieke groeipijnen die je ongetwijfeld herkent als de administratie zwaarder begint te wegen dan het werk op de bouwplaats zelf.

Waar handmatig factureren zijn grens bereikt

Wanneer je met een mix van projecten, klanten en leveranciers jongleert, wordt het gebrek aan overzicht in Excel een serieus risico. Het is simpelweg lastig om snel te zien welke facturen nog openstaan, welke offertes zijn goedgekeurd en hoe een project er financieel voor staat. Alle informatie staat versnipperd over verschillende bestanden en mappen.

Dit is het breekpunt waarop je merkt dat je meer tijd kwijt bent aan administratie dan aan je vak. Het continu controleren en dubbelchecken van gegevens vreet kostbare uren op die je veel liever op de steiger zou doorbrengen. En dan hebben we het nog niet eens over het risico op dataverlies: één verkeerde formule of een bestand dat niet goed is opgeslagen, kan je zo een halve dag werk kosten.

Zodra je administratie een rem begint te worden op de groei van je bedrijf, is het tijd om de overstap te maken van een handmatig proces naar een geïntegreerd systeem.

De logische stap naar gespecialiseerde software

De volgende stap is software die speciaal voor de bouw is ontworpen. Met een programma als BuilderFlow verdwijnt het handmatige overtypen volledig. Gegevens uit je calculaties voor de bouw zet je met één klik om in een professionele offerte en vervolgens in een sluitende factuur.

Dit is niet alleen een oplossing voor dubbel werk, het verkleint de kans op fouten ook drastisch. Bovendien bieden dit soort systemen vaak een naadloze koppeling met je boekhoudpakket. Een koppeling met Exact Online zorgt er bijvoorbeeld voor dat je facturen direct en correct in je boekhouding worden verwerkt. Zo is je administratie altijd bij.

Opvallend is dat veel ondernemers deze stap nog moeten zetten. Uit onderzoek blijkt dat slechts 35% van de Nederlandse mkb's momenteel facturatiesoftware gebruikt, terwijl efficiëntieverbetering voor 49% een belangrijke reden is om de overstap te overwegen. Meer van deze inzichten in e-facturatie lees je hier.

Om het verschil concreet te maken, zetten we de twee werkwijzen naast elkaar.

Facturatie in Excel versus BuilderFlow

Deze tabel geeft een directe vergelijking tussen het handmatig factureren in Excel en het geautomatiseerde proces met BuilderFlow, specifiek gericht op de dagelijkse praktijk in de bouwsector.

De conclusie is helder: terwijl Excel flexibel is, introduceert het onnodige risico's en kost het simpelweg te veel tijd naarmate je bedrijf groeit. Een geïntegreerd systeem is geen overbodige luxe, maar een strategische keuze voor aannemers die efficiënter willen werken en hun bedrijf willen voorbereiden op verdere groei. Het geeft je de tijd en het overzicht terug, zodat jij je kunt focussen op waar je écht goed in bent: bouwen.

Veelgestelde vragen over Excel facturen in de bouw

Twijfels over je Excel-factuur? Hier krijg je antwoord.

Veel aannemers en bouwbedrijven die starten met Excel voor hun facturatie lopen tegen dezelfde vragen aan. Hieronder vind je de meest voorkomende, met praktische antwoorden die je direct in je eigen werk kunt toepassen.

Hoe pas ik de btw-verlegd regeling toe in mijn excel factuur?

De btw-verleggen regeling is een veelvoorkomend scenario in de bouw. De aanpak in Excel is gelukkig vrij rechttoe rechtaan: je vermeldt simpelweg de tekst 'btw verlegd' op de factuur en laat de hele btw-berekening achterwege. Het subtotaal is in dit geval dus ook meteen het eindtotaal. Wat je absoluut niet mag vergeten, is het btw-identificatienummer van je opdrachtgever toe te voegen. Dat is verplicht.

De slimste manier om dit te doen in Excel is door een apart sjabloon te maken speciaal voor deze facturen, zonder btw-formules. Een andere, iets geavanceerdere methode is een keuzemenu in je standaard sjabloon bouwen. Als je daar 'verlegd' kiest, springen de btw-formules automatisch op nul. Wil je precies zien hoe zo'n factuur eruit hoort te zien? Bekijk dan onze gids met een btw verlegd factuur voorbeeld, speciaal voor de bouw.

Kan ik mijn urenregistratie koppelen aan mijn excel factuur?

Ja, dat kan zeker en het is een goede manier om handmatig overtypen te verminderen. De meest gebruikte methode is een extra tabblad aan je Excel-bestand toevoegen waar je per project je uren bijhoudt. Met een formule als SOM.ALS kun je de uren van een specifiek project dan automatisch laten optellen op je factuurblad.

Hoewel dit overtypwerk voorkomt, blijft het een systeem dat gevoelig is voor fouten. Een verkeerde celverwijzing of een typefout in de projectnaam en de koppeling is verbroken. Dit is precies waar software zoals BuilderFlow het verschil maakt: urenregistratie wordt direct en foutloos op de juiste factuur geplaatst, omdat alles al aan je projectadministratie is gekoppeld.

Is een factuur gemaakt in excel rechtsgeldig?

Jazeker. Een factuur die je in Excel maakt is volledig rechtsgeldig. De Belastingdienst maakt het niet uit met welk programma je een factuur maakt, zolang deze maar aan alle wettelijke factuureisen voldoet.

Zorg er dus voor dat alle verplichte onderdelen erop staan: je KvK-nummer, een uniek en doorlopend factuurnummer, de juiste btw-gegevens en een duidelijke omschrijving van het geleverde werk. Een cruciale laatste stap: verstuur je factuur nooit als Excel-bestand, maar exporteer hem altijd naar PDF. Dit voorkomt dat er achteraf nog (per ongeluk) wijzigingen in kunnen worden aangebracht.

Hoe maak ik een creditfactuur in excel?

Een creditfactuur is eigenlijk niets meer dan een 'spiegelfactuur' die een eerdere factuur corrigeert of volledig annuleert. De makkelijkste manier is om de originele factuur te kopiëren en deze een nieuw, uniek factuurnummer te geven. Dit is belangrijk voor je eigen administratie.

Zet vervolgens duidelijk 'Creditfactuur' bovenaan het document en verwijs naar het nummer van de oorspronkelijke factuur die je corrigeert. Alle bedragen maak je negatief, bijvoorbeeld door er een minteken (-) voor te plaatsen. Het eindtotaal wordt dan een negatief bedrag, wat aangeeft dat de klant dit bedrag van jou tegoed heeft.

Ben je de beperkingen van handmatig factureren in Excel beu? Ontdek hoe BuilderFlow je volledige administratie kan stroomlijnen, van calculatie tot factuur.
Krijg meer controle en bespaar uren werk met BuilderFlow