Scannen van facturen in de bouw eenvoudig en snel

8 oktober 2025

Gedaan met het handmatig najagen van bonnetjes en facturen. Facturen scannen is dé strategische zet waarmee je administratieve chaos ombuigt naar financieel overzicht. Dit is veel meer dan alleen digitaliseren; het is een onmisbare stap naar een efficiënter, winstgevender bouwbedrijf. En slimme software, zoals BuilderFlow, maakt het simpeler dan ooit.

Nooit meer achter bonnetjes aan

De administratieve druk in de bouw? Een bekend en vooral duur grapje. Inkoopfacturen, losse bonnetjes voor een paar zakken cement en de rekeningen van onderaannemers; de stapel groeit sneller dan je kunt verwerken. Die papierwinkel leidt niet alleen tot frustratie, maar ook tot vertraging, fouten en onnodige kosten die rechtstreeks van je winstmarge afgaan.

Stel je die projectleider voor die 's avonds verkreukelde bonnetjes zit te ontcijferen in plaats van het volgende project voor te bereiden. Of de uitvoerder die een bonnetje van de bouwmarkt kwijtraakt, waardoor kosten niet doorberekend kunnen worden. Die verloren uren en misgelopen inkomsten zijn een direct gevolg van een systeem dat niet meer werkt. Wist je dat het handmatig verwerken van één factuur gemiddeld €15 kost? En dat bijna 40% van die facturen fouten bevat? Deze cijfers liegen er niet om: de traditionele aanpak is simpelweg niet meer van deze tijd.

De slimme overstap naar digitaal

Facturen scannen is geen handigheidje, het is een fundamentele verbetering van je bedrijfsvoering. Door dit proces te automatiseren, win je niet alleen zeeën van tijd, maar krik je de nauwkeurigheid van je projectadministratie ook enorm op. Je krijgt direct grip op de kosten per project, waardoor je scherpere beslissingen neemt en je marges veel beter kunt bewaken. Dit is geen toekomstmuziek; de technologie is er en is toegankelijker dan ooit.

In Nederland zien we dat het scannen van facturen steeds belangrijker wordt. De wereldwijde markt voor factuurverwerkingssoftware, in 2021 gewaardeerd op zo'n 2,3 miljard dollar, groeit naar verwachting naar meer dan 7 miljard dollar in 2030. Nederlandse bouwbedrijven volgen die trend en investeren volop in OCR- en AI-gedreven oplossingen. Wil je dieper duiken in de markt? Lees dan deze inzichten over factuurverwerkingssoftware.

Moderne tools maken de overstap verrassend eenvoudig. In dit artikel laten we je precies zien hoe je een ijzersterke workflow voor het scannen van facturen opzet. Zo laat je de administratie eindelijk vóór je werken, in plaats van tegen je. Benieuwd hoe BuilderFlow je direct kan helpen? Neem een kijkje op de homepage.

De verschillen op een rij

Om het contrast duidelijk te maken, zetten we de oude en nieuwe manier van werken naast elkaar. Het verschil in efficiëntie, kosten en nauwkeurigheid is enorm.

De tabel laat geen ruimte voor twijfel: de overstap naar een geautomatiseerd systeem is geen luxe, maar een noodzaak voor elk modern bouwbedrijf dat wil groeien.

Van scan tot boeking: de technologie achter het gemak

Hoe werkt dat scannen dan precies? De magie zit hem in Optical Character Recognition (OCR). Wanneer je een factuur scant of er een foto van maakt, zet OCR-software de afbeelding om in leesbare tekst.

Maar daar stopt het niet. Moderne systemen, zoals BuilderFlow, gaan verder. Ze gebruiken kunstmatige intelligentie (AI) en Machine Learning om de context te begrijpen. De software herkent niet alleen de letters en cijfers, maar weet ook wat een factuurnummer, een btw-bedrag of een leveranciersnaam is. Vervolgens worden deze gegevens automatisch op de juiste plek in je administratie gezet.

Het resultaat? Een factuur die je via je telefoon of een scanner uploadt, staat binnen enkele seconden correct ingeboekt en is gekoppeld aan het juiste project. Geen typefouten, geen zoekgeraakte papieren en een administratie die altijd up-to-date is. Dit is de kern van efficiënte factuurverwerking.

De juiste scan-oplossing voor jouw bouwbedrijf kiezen

De keuze voor de juiste tools is allesbepalend voor het succes van je nieuwe, digitale workflow. Wat voor de één werkt, kan voor de ander juist omslachtig zijn. De kunst is om een oplossing te vinden die naadloos aansluit op de dagelijkse praktijk van jouw bouwbedrijf.

Een zzp'er die continu op de bouwplaats staat, heeft vaak al genoeg aan een simpele app op z'n smartphone. Even een foto van dat parkeerbonnetje of de factuur van de bouwmarkt en klaar. Zo voorkom je dat bonnetjes verkreukeld in een broekzak verdwijnen of, erger nog, helemaal kwijtraken.

Hardware versus software

Voor een groter aannemersbedrijf met een kantoor waar wekelijks stapels facturen binnenkomen, is het een ander verhaal. Daar is een multifunctionele kantoorprinter met een goede documentscanner vaak een betere investering. Daarmee jaag je in hoog tempo hele stapels papierwerk door het systeem.

Maar de hardware is maar het halve werk. De échte motor achter efficiënt scannen van facturen is de software, en dan met name de Optical Character Recognition (OCR) technologie. Dit is de slimme techniek die een plaatje van een factuur omzet in bruikbare, digitale gegevens. Het herkent automatisch wie de leverancier is, het factuurbedrag en de btw.

De echte winst zit niet in het scannen zelf, maar in wat er daarna gebeurt. Een geïntegreerde oplossing koppelt de gescande data direct aan je projecten en boekhouding, waardoor je handmatig overtypen volledig elimineert.

Geïntegreerde platformen voor maximale efficiëntie

Natuurlijk, je kunt losse scan-apps of aparte OCR-software gebruiken. Maar daarmee creëer je vaak weer losse informatiestromen en ben je nog steeds data van het ene naar het andere systeem aan het verplaatsen. De meeste winst behaal je met een volledig geïntegreerd platform.

Een systeem als BuilderFlow, bijvoorbeeld, koppelt het scanproces direct aan je projectadministratie en je boekhoudpakket. Dat levert een paar cruciale voordelen op:

• Geen dubbel werk meer: Gescande gegevens vloeien automatisch door naar de juiste systemen. Weg met dat overtypen.
• Realtime inzicht: De kosten van die levering materiaal zie je meteen terug in de budgetbewaking van het project. Geen verrassingen achteraf.
• Minder fouten: Handmatige invoer is de grootste bron van fouten in de boekhouding. Automatisering brengt dat risico terug tot bijna nul.

Voordat je een keuze maakt, is het cruciaal om je eigen behoeften goed in kaart te brengen. Heb je alleen een oplossing nodig voor facturen, of zoek je een systeem dat je hele projectflow stroomlijnt, inclusief het automatiseren van je calculaties en offertes? Een alles-in-één platform voelt misschien als een grotere stap, maar is op de lange termijn vaak de slimste investering.

Het is altijd verstandig om vooraf de financiële voordelen op een rijtje te zetten. Lees daarom ook onze gids over het uitvoeren van een kosten-batenanalyse voor software om een weloverwogen beslissing te nemen.

Een vlekkeloze workflow voor je facturen opzetten

Oké, je hebt de juiste tools in huis gehaald. Mooi. Maar nu komt de belangrijkste stap: het opzetten van een ijzersterke, gestandaardiseerde workflow. Zonder een duidelijk proces blijft het scannen van facturen een losse flodder, een taakje dat erbij hangt. Het wordt pas echt krachtig als het een geolied onderdeel van je administratie is. Succes valt of staat met consistentie en heldere afspraken binnen je team.

Waar begin je? Creëer één centraal punt waar álle facturen binnenkomen. Denk aan een fysieke bak op kantoor voor die enkele papieren factuur, maar vooral: een specifiek e-mailadres. Iets als facturen@jouwbedrijf.nl werkt perfect voor digitale versies. Maak er een harde regel van: instrueer je team, leveranciers en onderaannemers om alleen nog maar dát adres te gebruiken. Zo voorkom je dat facturen in persoonlijke mailboxen verdwijnen en simpelweg vergeten worden.

Van papieren bon tot digitale data

Moet je toch een papieren document scannen? Dan zijn een paar simpele trucs goud waard. Zorg voor goed, gelijkmatig licht en vermijd die vervelende schaduwen. Strijk een gekreukt bonnetje even glad voordat je een foto maakt. Klinkt logisch, maar een kreukelige of slecht belichte factuur is voor OCR-software (Optical Character Recognition) een nachtmerrie en de kans op fouten schiet omhoog.

Het hele proces, van het verzamelen van de factuur tot de uiteindelijke goedkeuring, kun je stroomlijnen. De onderstaande afbeelding laat precies zien hoe dat werkt.

Je ziet hier hoe een slim systeem de handmatige stappen tot een minimum beperkt. De doorlooptijd van een factuur wordt ineens drastisch korter en de focus verschuift van data-invoer naar snelle controle.

De mix van slimme software en een menselijke blik

Na het scannen doet de OCR-software zijn werk. Moderne systemen met AI, zoals die in BuilderFlow, worden met de dag slimmer. Ze herkennen niet alleen standaardvelden zoals bedragen en datums, maar ze leren ook van jouw correcties. Corrigeer je de eerste keer handmatig de naam van een nieuwe leverancier? Dan is de kans groot dat het systeem die de volgende keer wél feilloos herkent.

Toch moeten we realistisch blijven. Zelfs de beste technologie is niet perfect. In de praktijk zien we dat Scan & Herken-technologie ongeveer 85% van de factuurdata in één keer correct uitleest. Die overige 15% heeft nog een korte, menselijke check nodig. Vooral bij afwijkende factuurindelingen of onduidelijke omschrijvingen is die controle essentieel.

De laatste stappen in je workflow zijn minstens zo belangrijk: de goedkeuringsflow en de archivering. Wijs duidelijk aan wie welke facturen mag goedkeuren en leg dit proces digitaal en traceerbaar vast. Een goede workflow zorgt er bovendien voor dat je digitale archief voldoet aan de wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst. Alles moet minimaal zeven jaar veilig en doorzoekbaar opgeslagen zijn.

Voordat je zelf facturen de deur uit doet, is het trouwens slim om de basis nog eens door te nemen. Onze gids over hoe je een correcte factuur opstelt is daar een perfect startpunt voor.

Koppel je scansoftware en haal er alles uit wat erin zit

Een factuur scannen is een goed begin, maar het is pas het halve werk. De echte winst pak je pas als de uitgelezen data automatisch op de juiste plek in je administratie belandt.

Handmatig gegevens overkloppen is niet alleen een tijdrovende klus, het is ook vragen om problemen. Een typefout is zo gemaakt. De sleutel tot efficiëntie en een betrouwbare boekhouding zit ‘m dan ook in de integratie. Zonder een goede koppeling blijft het scannen van facturen een losse flodder.

Koppel je scansoftware direct aan je boekhoudprogramma, of je nu met Exact of Visma werkt, en je omzeilt deze risico's volledig. Iedere factuur die binnenkomt en wordt herkend, staat direct klaar als een boekingsvoorstel. Even een laatste blik erop en klaar. Alleen dit al bespaart je uren per maand en je financiële administratie wordt er een stuk betrouwbaarder van.

De onmisbare link met je projectadministratie

Voor een bouwbedrijf is de standaard koppeling met de boekhouding vaak niet genoeg. De hamvraag is namelijk altijd: bij welk project hoort deze factuur? Die rekening voor een pallet gipsplaten of dat bonnetje van de bouwmarkt moet direct aan het juiste werk worden toegewezen. En precies daar maakt een geïntegreerd platform als BuilderFlow het verschil.

Wanneer je scansoftware naadloos praat met je projectadministratie, gebeurt er iets moois. Je krijgt direct, in real-time, inzicht in je projectmarges.

Een brandstofbonnetje is dan niet zomaar een kostenpost, maar wordt direct gelinkt aan een specifiek projectnummer. De materiaalkosten van vanochtend zie je vanmiddag al terug in je projectoverzicht, niet pas aan het eind van de maand als de boekhouder alles heeft verwerkt.

Dit niveau van detail is goud waard voor het bewaken van je winst. Je ziet meteen of een project nog op koers ligt en kunt ingrijpen als de kosten de pan uit rijzen. Het helpt je ook om veel betere nacalculaties te maken, waardoor je volgende offertes scherper en realistischer worden.

Van losse data naar één centraal systeem

Het idee om al je processen – van financiën en projectmanagement tot materieelbeheer – in één systeem onder te brengen, noemen we ook wel Enterprise Resource Planning. Dat klinkt misschien als iets voor multinationals, maar het principe is voor elk bouwbedrijf relevant. Het zorgt voor één centrale bron van waarheid, wat de efficiëntie een enorme boost geeft. Wil je hier meer over weten, lees dan onze gids die uitlegt wat Enterprise Resource Planning precies inhoudt.

De data die je uit die gescande facturen haalt, is bovendien van onschatbare waarde voor andere delen van je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan:

• Scherpe projectevaluaties: Met complete en correcte kostendata weet je pas echt hoe een project is verlopen.
• Betrouwbare inspectierapporten: De kosten voor herstel of meerwerk kun je direct onderbouwen met de bijbehorende facturen. Lees hier hoe je inspectierapporten kunt automatiseren.
• Wkb-dossiers: Een sluitende administratie van alle projectkosten is cruciaal voor een compleet dossier voor de Wet kwaliteitsborging.

Die koppeling met je scansoftware is dus geen technische luxe, maar een strategische zet. Het verandert een stapel losse bonnetjes en facturen in waardevolle informatie waarmee je jouw bouwbedrijf beter, slimmer en winstgevender kunt aansturen.

Slimme gewoontes voor een efficiënt scanproces

Overstappen op digitaal facturen scannen is één ding, maar de échte winst zit ‘m in het volhouden en continu verbeteren. Technologie is een machtig mooi hulpmiddel, maar het zijn de dagelijkse gewoontes die een nieuwe workflow laten slagen. Zonder een vast ritme en duidelijke afspraken loert de chaos al snel weer om de hoek.

De sleutel? Consistentie. Voorkom die gevreesde schoenendoos vol vergeten bonnetjes aan het einde van het kwartaal. Plan een vast moment in om alles te verwerken. Blokkeer bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag een uurtje in je agenda om alle facturen en bonnen van die week te scannen en te verwerken. Zo creëer je een voorspelbare routine voor jezelf én je team.

Duidelijkheid en structuur voor het hele team

Een goed proces valt of staat met de medewerking van je team. Zorg dus voor glasheldere afspraken over hoe en wanneer iedereen bonnetjes en facturen aanlevert. Gebruik je een mobiele app? Zorg dan dat iedereen weet hoe die werkt en welke informatie er direct bij moet, zoals een projectnummer.

Juist die kleine, praktische afspraken zorgen ervoor dat de data die binnenkomt direct bruikbaar is:

• Consequent coderen: Wijs bij het inscannen meteen een projectcode of kostenplaats toe. Dit bespaart je later een enorme hoop uitzoekwerk en houdt je projectadministratie loepzuiver.
• Omgaan met lastige bonnen: En wat doe je met zo’n gekreukt, bijna onleesbaar bonnetje dat uit een broekzak tevoorschijn komt? Probeer het zo glad mogelijk te strijken en gebruik de flits van je smartphone voor wat extra licht. Een scherpe foto is cruciaal voor de OCR-software.

De efficiëntie die je hiermee wint, is niet mis. Uit Nederlandse marktdata blijkt dat geautomatiseerde factuurverwerking de doorlooptijd gemiddeld met 40-60% kan verkorten. Waar je er handmatig soms dagen over doet, is het met de juiste software en gewoontes vaak in een paar uur gepiept. Wil je meer weten? Lees hier over de voordelen van scan- en herkensoftware en hoe je de foutmarge met 30-50% verlaagt.

Het doel is niet simpelweg papier vervangen door pixels. Het doel is een systeem bouwen waarin informatie direct en zonder frictie op de juiste plek belandt. Zonder gedoe, zonder uitzoekwerk.

Met deze slimme gewoontes wordt facturen scannen meer dan een administratieve klus; het wordt een strategisch onderdeel van je bedrijfsvoering. Zo zorg je voor een soepele workflow en een ijzersterke administratie – de basis voor een financieel gezond bouwbedrijf.

Alles wat je wilde weten over facturen scannen in de bouw

De overstap op een digitale factuurverwerking roept in de praktijk vaak vragen op. Logisch ook. Hieronder geef ik antwoord op de vragen die wij het vaakst horen van aannemers en bouwbedrijven die deze efficiëntieslag willen maken. Gewoon, recht voor z'n raap en direct toepasbaar.

Zijn die gescande facturen wel rechtsgeldig?

Ja, absoluut. Een digitale kopie – of dat nu een scan of een foto is – is net zo rechtsgeldig als het papieren origineel. De Belastingdienst heeft daar wel een paar simpele voorwaarden voor: de kopie moet een getrouwe en duurzame weergave van het origineel zijn.

Simpel gezegd betekent dit dat de scan compleet, goed leesbaar en onveranderd moet blijven. Moderne scansoftware, zoals die in een platform als BuilderFlow zit, garandeert dat je scans hieraan voldoen. Zo worden ze ook meteen veilig opgeslagen voor de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Geen omkijken meer naar.

Welke software past het beste bij mijn bouwbedrijf?

De beste tool hangt echt af van hoe je bedrijf in elkaar steekt. Een zzp'er in de bouw redt het prima met een goede scan-app op zijn telefoon. Maar voor een groter aannemersbedrijf is een geïntegreerd systeem, dat direct praat met je projectadministratie en boekhouding, de enige slimme zet.

Kijk bij je keuze vooral hiernaar:

• Hoe goed werkt de OCR? Oftewel: hoe feilloos pikt de software de gegevens van de factuur?
• Kan het koppelen? Praat de software makkelijk met je boekhoudpakket of projectmanagementtools?
• Werkt het een beetje lekker? Is het voor jou en je team een logische tool, zowel op kantoor als buiten op de bouwplaats?

Systemen die meer doen dan alleen scannen, zoals software die ook je calculaties en offertes automatiseert, leveren op de lange termijn veruit de meeste winst op.

Hoe krijg ik mijn team mee in deze nieuwe werkwijze?

Verandering roept soms weerstand op, dat kennen we allemaal. De sleutel is om te laten zien wat het je mensen zélf oplevert. Geen gedoe meer met bonnetjes bewaren in de bus. Geen tijd meer verdoen met het invullen van onkostendeclaraties.

Laat ze zien hoe makkelijk het is: een simpele foto met hun smartphone is genoeg. Hou de training kort en praktisch, laat direct zien hoe de app werkt en wijs één collega aan als aanspreekpunt. Zodra je team merkt dat dit veel sneller en simpeler is, zijn ze zo om.

Wat als die OCR-software een foutje maakt?

Geen enkel systeem is 100% foutloos, hoewel de technologie tegenwoordig wel héél dichtbij komt. De meeste goede softwarepakketten hebben daarom een controle-stap ingebouwd. Je ziet dan de gescande factuur naast de gegevens die de software heeft ingevuld.

Je controleert dus even of alles klopt en past een eventuele fout met één klik aan. Het mooie is: slimme AI-systemen leren hiervan. De kans dat diezelfde fout nog een keer voorkomt bij een factuur van diezelfde leverancier wordt daardoor steeds kleiner.

BuilderFlow doet meer dan alleen facturen scannen. We automatiseren je complete workflow, van de eerste opname tot de offerte en de uiteindelijke rapportage. Ontdek hoe je uren aan administratie bespaart en je processen pas écht soepel laat lopen. Kijk op onze productpagina voor de details of neem gewoon direct contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.