btw verlegd factuur voorbeeld: zo maak je correcte factuur

18 november 2025

De btw-verleggingsregeling. Je hebt er vast al eens van gehoord, en misschien gebruik je het al jaren. Toch blijft het een onderwerp waar veel vragen over zijn. De kern is gelukkig simpel: als jij als onderaannemer werk uitvoert, breng je geen btw in rekening. De hoofdaannemer draagt deze namelijk direct af aan de Belastingdienst. Een fluitje van een cent, mits je factuur klopt als een bus. Een correcte 'btw verlegd' vermelding is cruciaal om gedoe achteraf te voorkomen.

De btw-verleggingsregeling in de bouw: hoe zat het ook alweer?

Voor de meeste bouwbedrijven, aannemers en renovatiebedrijven is de btw-verleggingsregeling dagelijkse kost. De regeling is in het leven geroepen om btw-fraude een halt toe te roepen en de administratie wat te versimpelen. Maar wat betekent het nu écht in de praktijk voor jou als aannemer, zzp'er of renovatiebedrijf?

Stel, je bent een zzp-stukadoor en een groot aannemersbedrijf huurt je in voor een flinke renovatieklus. Het werk dat je doet – het stuken van muren – valt onder 'werk in onroerende staat'. Normaal gesproken zou je btw over je uren en materiaal berekenen, innen en later weer afdragen. Met de verleggingsregeling sla je die stap over. De verantwoordelijkheid voor de btw wordt letterlijk 'verlegd' naar je opdrachtgever, de hoofdaannemer.

Waarom is deze regeling verplicht?

Je kunt er niet omheen: de verleggingsregeling is geen keuze, maar een keiharde verplichting in specifieke scenario's. De Belastingdienst heeft dit ingevoerd om te voorkomen dat onderaannemers wel btw opstrijken, maar deze vervolgens 'vergeten' af te dragen. Door de plicht bij de hoofdaannemer neer te leggen, wordt de keten een stuk korter en dus overzichtelijker voor de fiscus. Wil je nog wat dieper in de achtergrond duiken, dan kun je hier meer lezen over de betekenis van btw verlegd.

Het systeem zorgt er in feite voor dat de btw-stroom direct naar de eindverantwoordelijke partij in een project gaat. Dit verkleint de kans op fouten en fraude aanzienlijk.

Hoewel de regeling al sinds 1968 bestaat, werd deze pas echt gemeengoed in de jaren negentig. De grote verandering kwam in 2002, toen de btw-verlegging verplicht werd voor vrijwel alle binnenlandse diensten tussen ondernemers in de bouw. Het aantal facturen met 'btw verlegd' schoot hierdoor omhoog. De voornaamste redenen? Fraude tegengaan en de administratie voor hardwerkende ondernemers stroomlijnen.

Wanneer btw verleggen in de bouw

Het blijft soms lastig inschatten. Wanneer pas je die regeling nou precies toe? Om je op weg te helpen, hebben we een paar veelvoorkomende situaties uit de bouwpraktijk op een rij gezet. Deze tabel geeft een helder overzicht van praktijkvoorbeelden.

Deze voorbeelden laten zien dat de context van de klus en de status van je opdrachtgever cruciaal zijn. Bij twijfel is het altijd verstandig om dit vooraf met je opdrachtgever en eventueel je boekhouder af te stemmen.

De rol van BuilderFlow

Een foutloze administratie is goud waard, zeker wanneer je met de btw-verleggingsregeling te maken hebt. Een klein foutje, zoals een ontbrekend btw-nummer van je opdrachtgever of een onduidelijke vermelding op de factuur, kan je factuur ongeldig maken.

Dit is waar slimme software zoals BuilderFlow het verschil maakt. Door processen zoals het maken van offertes en inspectierapporten te standaardiseren, zorg je ervoor dat de juiste gegevens altijd correct worden overgenomen op de uiteindelijke factuur. Met onze software kun je bijvoorbeeld op locatie al een opname doen met foto’s en notities, die direct de basis vormen voor een sluitende offerte en later een correcte factuur. BuilderFlow helpt het risico op menselijke fouten te minimaliseren, zodat je altijd voldoet aan de wettelijke eisen. En dat vormt de perfecte basis voor het opstellen van een sluitend btw verlegd factuur voorbeeld.

De onmisbare elementen op je btw verlegd factuur

Een correcte factuur is de ruggengraat van een gezonde administratie. Zeker als je de btw verlegt. Dan stelt de Belastingdienst namelijk specifieke eisen aan je factuur om ‘m goed te keuren. Het is veel meer dan alleen een bedrag en een datum; elk detail telt.

Door deze elementen te standaardiseren in je administratie, voorkom je niet alleen welles-nietes discussies met opdrachtgevers, maar bouw je ook aan een waterdichte boekhouding. Dat is de basis voor een professionele en betrouwbare bedrijfsvoering in de bouw.

De standaard factuurvereisten

Voordat we in de specifieke regels voor btw-verlegging duiken, beginnen we even bij de basis. Elke factuur die je de deur uit doet, moet sowieso aan een paar wettelijke vereisten voldoen. Denk aan:

• Volledige NAW-gegevens: Zowel jouw volledige bedrijfsnaam en adres als die van je opdrachtgever moeten er correct op staan. Geen afkortingen, gewoon voluit.
• Jouw btw-nummer en KvK-nummer: Dit zijn de unieke identificatienummers van jouw bedrijf.
• Een uniek factuurnummer: Gebruik een logische, opvolgende nummering. Zorg dat er geen gaten in de reeks vallen, want dat roept vragen op.
• De factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Een duidelijke omschrijving: Wees specifiek over de werkzaamheden of geleverde materialen. Dus niet "werkzaamheden", maar liever "Stukwerk wanden en plafonds conform offerte X".
• De datum van de werkzaamheden: Vermeld de periode waarin je het werk hebt uitgevoerd of de datum waarop het is afgerond.

Deze basisgegevens zijn het fundament van elke factuur. In onze uitgebreide gids over het opstellen van een factuur gaan we dieper in op al deze standaardvereisten.

De infographic hieronder laat precies zien hoe de btw-verlegging in de bouw werkt.

Zoals je ziet, verschuift de btw-plicht van de onderaannemer (de stukadoor) naar de hoofdaannemer. Die regelt het vervolgens met de Belastingdienst.

Specifieke vermeldingen bij btw verleggen

Wanneer de verleggingsregeling geldt, komen er twee cruciale elementen bij die absoluut niet op je factuur mogen ontbreken. Zonder deze toevoegingen is je factuur simpelweg ongeldig en kun je problemen krijgen.

1. Het btw-identificatienummer van de afnemer

Dit is misschien wel het meest kritieke onderdeel en waar het in de praktijk vaak misgaat. Je bent verplicht om het geldige btw-identificatienummer van je opdrachtgever (de hoofdaannemer) op de factuur te vermelden. Let op: een KvK-nummer is hier dus niet voldoende.

Tip uit de praktijk: Controleer het btw-nummer van je opdrachtgever altijd voordat je de factuur verstuurt. Dit kan makkelijk en gratis via de VIES-database van de Europese Commissie. Zo weet je zeker dat je met een geldige ondernemer te maken hebt en voorkom je later een naheffing. Een kleine moeite die je een hoop ellende kan besparen.

2. De expliciete vermelding 'btw verlegd'

Het klinkt misschien als een open deur, maar het moet er letterlijk op staan. Vermeld de tekst 'btw verlegd' of 'btw verleggingsregeling' duidelijk op de factuur. Een goede plek hiervoor is in de buurt van de totaalbedragen, zodat het direct opvalt.

Daarnaast zet je op de factuur een btw-tarief van 0% en een btw-bedrag van € 0,00. Het totaalbedrag van je factuur is dus gelijk aan het bedrag exclusief btw.

De cijfers liegen er niet om. In 2020 verwerkte de Belastingdienst bijna 2,2 miljoen facturen met btw verlegd in de bouwsector. Hoewel 95% correct was opgesteld, ging het bij die andere 5% vooral mis door een ontbrekend of onjuist btw-nummer van de afnemer. Een klein detail met grote gevolgen.

Praktisch btw verlegd factuur voorbeeld uit de bouw

Theorie is één ding, maar hoe ziet zo'n factuur er nu écht uit in de dagelijkse praktijk van de bouw? Een concreet voorbeeld maakt direct duidelijk waar je op moet letten. Laten we een veelvoorkomend scenario als blauwdruk gebruiken om de onmisbare elementen visueel te maken.

Stel je voor: je bent een zelfstandig elektricien en wordt door Aannemersbedrijf Jansen BV ingehuurd voor de volledige elektrische installatie van een nieuwbouwwoning. Jij bent de onderaannemer, Jansen BV is de hoofdaannemer. Na afronding van het werk stuur je de factuur.

De factuur in detail bekeken

Op dit btw verlegd factuur voorbeeld zie je precies hoe de theorie wordt toegepast. Alle verplichte onderdelen die we eerder bespraken, komen hier samen op één document.

• Jouw gegevens en die van de klant: Zowel jouw bedrijfsgegevens als die van Aannemersbedrijf Jansen BV staan er volledig op, inclusief de btw-identificatienummers van beide partijen. Cruciaal voor de Belastingdienst.
• Duidelijke omschrijving van de werkzaamheden: In plaats van een vage term als 'elektra aangelegd', staat er een specifieke omschrijving: 'Installatie en aansluiting van elektrische systemen conform NEN 1010'. Dit laat geen ruimte voor misverstanden.
• Specificatie van uren en materiaal: De factuur splitst de kosten helder uit in gewerkte uren en de gebruikte materialen, wat zorgt voor transparantie en professionaliteit.

De echte kern zit hem in de prominente vermelding van 'btw verlegd' bij de totaalbedragen. Dit, in combinatie met een btw-tarief van 0%, maakt voor beide partijen én de Belastingdienst direct duidelijk dat de verleggingsregeling van toepassing is.

De bedragen en het eindtotaal

Je ziet dat er geen btw wordt berekend over het subtotaal van € 6.500. Het btw-bedrag is expliciet € 0,00, waardoor het eindtotaal gelijk is aan het subtotaal. Aannemersbedrijf Jansen BV is nu verantwoordelijk voor de afdracht van de btw over dit bedrag in hun eigen btw-aangifte.

Dit visuele voorbeeld dient als een solide sjabloon voor je eigen facturatie. Hoewel veel ondernemers starten met factureren in programma's als Excel, kan het handmatig opstellen van facturen foutgevoelig zijn. Goede calculatie bouwsoftware kan hier al een solide basis voor leggen. Overweeg je de overstap naar een meer gestroomlijnd systeem? Lees dan onze gids over de voor- en nadelen van een factuur maken in Excel.

Het correct opstellen van een factuur is een cruciale stap. Het zorgt niet alleen voor een snelle betaling, maar voorkomt ook lastige vragen van de Belastingdienst achteraf. Gebruik dit voorbeeld om je eigen proces te controleren en te verfijnen. Zo zorg je ervoor dat je administratie net zo solide is als het bouwwerk dat je levert.

Veelgemaakte fouten die je makkelijk voorkomt

We maken allemaal fouten. Maar in de administratie kan een kleine blunder al snel een dure grap worden. Een onjuiste ‘btw verlegd’ factuur ziet de Belastingdienst namelijk als ongeldig, met mogelijke naheffingen en boetes als vervelend gevolg. Gelukkig zijn de meest voorkomende valkuilen eenvoudig te herkennen en te omzeilen.

De absolute nummer één misser is het toepassen van de verleggingsregeling op een factuur aan een particuliere klant of een VvE. De regeling is strikt bedoeld voor transacties tussen ondernemers in de bouw. Factureer je aan een consument? Dan breng je altijd het reguliere btw-tarief in rekening, óók als het om werk aan onroerend goed gaat.

Slordigheden op de factuur zelf

Zelfs als je de regeling correct toepast, kan het nog misgaan op de factuur zelf. Een veelgeziene fout is het vergeten van het btw-identificatienummer van je opdrachtgever. Alleen een KvK-nummer of de bedrijfsnaam is echt niet genoeg; het volledige en correcte btw-id van de afnemer is een keiharde eis.

Een andere klassieker is het gebruik van vage omschrijvingen. Een regeltje met ‘diverse werkzaamheden’ of ‘meerwerk’ is voor de Belastingdienst veel te algemeen. Zorg altijd voor een heldere beschrijving van het geleverde werk en de gebruikte materialen, liefst met een verwijzing naar de offerte of opdracht.

Onthoud goed: de bewijslast voor een correcte toepassing van de verleggingsregeling ligt bij jou als leverancier. Zorg er dus voor dat je administratie waterdicht is en je factuur geen ruimte laat voor interpretatie.

Checklist voor een foutloze btw verlegd factuur

Gebruik deze checklist voordat je op 'verzenden' klikt en voorkom problemen met de Belastingdienst. Het is een kleine moeite die je een hoop hoofdpijn kan besparen.

Een snelle blik op deze vijf punten kan het verschil maken tussen een geaccepteerde factuur en een naheffing.

De beste preventie? Automatisering

Uiteindelijk is de beste manier om menselijke fouten te voorkomen, je processen te automatiseren. Wanneer je werkt met vaste templates voor je documenten, verklein je het risico op slordigheden aanzienlijk. Dit is precies waar software als BuilderFlow uitkomst biedt.

Door het proces van opname tot offerte te stroomlijnen, worden de juiste klantgegevens en projectdetails automatisch overgenomen op de factuur. Dit bespaart je niet alleen kostbare tijd, maar garandeert ook consistente en professionele documentatie die aan alle wettelijke eisen voldoet. Een foutloze administratie begint bij een efficiënt proces, zoals het automatiseren van inspectierapporten, wat de perfecte basis legt voor een correcte facturatie.

Werken over de grens met btw verlegging

Voor bouwbedrijven in de grensstreek is het een bekend scenario: een klus oppakken voor een opdrachtgever net over de grens. Maar hoe pak je dat administratief correct aan, specifiek met de btw? Werken in een ander EU-land brengt namelijk net even andere regels met zich mee.

Stel, jouw Nederlandse schildersbedrijf wordt ingeschakeld door een Belgische hoofdaannemer voor een groot renovatieproject in Antwerpen. In zo'n geval spreken we van een intracommunautaire dienst. Dit klinkt ingewikkeld, maar het betekent simpelweg dat je de btw verlegt naar je Belgische opdrachtgever. Je stuurt dus een factuur met 0% btw en vermeldt daarop ‘btw verlegd’.

Extra administratieve stappen bij grenswerk

Het proces lijkt op de binnenlandse verleggingsregeling, maar er zijn een paar cruciale extra stappen die je absoluut niet mag overslaan. Een goede voorbereiding is essentieel om gedoe met de fiscus, zowel in Nederland als in het land van je klant, te voorkomen.

• Check dat buitenlandse btw-nummer: Net als bij een Nederlandse klant, ben je verplicht het btw-nummer van je buitenlandse opdrachtgever te controleren. Dit doe je via de VIES-database van de Europese Commissie. Zonder een geldig nummer is verleggen niet toegestaan.
• Dien een Opgaaf ICP in: Naast je normale btw-aangifte, moet je voor deze grensoverschrijdende klussen een aparte 'Opgaaf Intracommunautaire Prestaties' (ICP) doen. Hierin geef je precies aan welke diensten je aan welke buitenlandse afnemers hebt geleverd.

Deze extra administratie laat meteen zien hoe belangrijk een gestructureerd systeem is. Software die flexibel omgaat met verschillende btw-regels, zoals je kunt ontdekken op de productpagina van BuilderFlow, is hierbij geen overbodige luxe. Het zorgt ervoor dat je per project de juiste instellingen kiest, waardoor de kans op fouten aanzienlijk kleiner wordt.

Bij internationale projecten is een dubbele check van de factuurgegevens geen overbodige luxe. Een foutief btw-nummer of een vergeten ICP-opgaaf kan leiden tot correcties en vertragingen in het hele proces.

Het werken over de grens is populairder dan ooit. Sinds 2015 is het aantal internationale facturen met btw verlegd in Nederland fors gestegen, tot ruim 310.000 in 2023. De meeste van deze facturen gaan naar bedrijven in Duitsland, België en Frankrijk. En wat blijkt? Bijna 60% van deze facturen kwam vorig jaar uit de bouwsector. Gelukkig meldde de Belastingdienst ook dat bijna 90% hiervan correct was opgesteld, wat de professionaliteit in onze sector onderstreept. Meer over de werking van btw verleggen lees je op mkbservicedesk.nl.

Veelgestelde vragen over factureren met 'btw verlegd'

De btw-verleggingsregeling is in theorie helder, maar in de hectiek van de bouw duiken er altijd specifieke vragen op. Om je snel op weg te helpen, hebben we de meest voorkomende praktijkvragen voor je op een rij gezet. Korte, duidelijke antwoorden, zodat je meteen weet waar je aan toe bent.

Wat moet ik doen als mijn opdrachtgever geen btw-nummer heeft?

Simpel: dan mag je de btw niet verleggen. Zonder een geldig btw-identificatienummer van je opdrachtgever is er geen sprake van de verleggingsregeling. Je bent dan verplicht om een normale factuur te sturen, dus mét het reguliere btw-tarief van 21%.

De verleggingsregeling staat of valt met een geldig btw-nummer van de afnemer. Vraag hier dus altijd naar voordat je de factuur opstelt. Het is een kleine moeite die je achteraf een hoop administratief gedoe met creditfacturen bespaart.

Hoe zit het met de btw op ingehuurd materieel of reiskosten?

De verleggingsregeling geldt voor de complete prestatie die je levert, inclusief alle bijkomende kosten. Valt het schilderwerk onder de regeling? Dan verleg je de btw ook over de kosten voor de verf, de huur van de steiger en je reiskosten.

Je telt deze kosten gewoon op bij het subtotaal van je werkzaamheden. Over het volledige bedrag reken je dan 0% btw en vermeld je ‘btw verlegd’. Makkelijker kan het niet.

Ik werk als zzp'er met de KOR, moet ik btw verleggen?

Ja, absoluut. Ook als je gebruikmaakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) en zelf geen btw afdraagt, ben je verplicht de btw te verleggen als je als onderaannemer werkt. De KOR is een vrijstelling voor jouw eigen btw-verplichtingen, maar het ontslaat je niet van de plicht om de btw door te schuiven naar de hoofdaannemer.

Op je factuur vermeld je dan twee dingen: ‘btw verlegd’ en dat je bent vrijgesteld van btw vanwege de KOR. Je brengt uiteraard geen btw in rekening.

Wat als ik per ongeluk btw heb verlegd naar een particulier?

Dit is een klassieke fout die je direct moet rechtzetten. Een factuur met ‘btw verlegd’ aan een particulier is namelijk ongeldig. De Belastingdienst accepteert dit niet.

De oplossing is helder: maak een creditfactuur om de foute factuur volledig te neutraliseren. Daarna stuur je een nieuwe, correcte factuur waarop je wél het juiste btw-tarief in rekening brengt. De btw van die nieuwe factuur moet je vervolgens zelf aangeven en afdragen.

Zit je na het lezen nog met vragen over hoe je jouw facturatie- en offerteproces kunt stroomlijnen? Neem dan gerust contact met ons op en ontdek hoe BuilderFlow jouw administratie makkelijker en professioneler maakt.