Exact Online koppeling: de complete gids voor de bouw

28 november 2025

Een Exact Online koppeling is een digitale brug die je administratie stroomlijnt. Het is een directe, geautomatiseerde verbinding tussen je boekhoudsoftware en een ander programma. Voor bouwbedrijven betekent dit dat je projectsoftware, zoals BuilderFlow, naadloos communiceert met je financiële administratie. Het handmatig overtypen van gegevens is hiermee voorgoed verleden tijd.

Waarom je administratie stroomlijnen met een koppeling

Laten we eerlijk zijn: de administratie is voor veel aannemers een noodzakelijk kwaad. Offertes overtikken in je boekhoudpakket, facturen handmatig inboeken, klantgegevens dubbel invoeren... Het kost uren die je liever op de bouwplaats besteedt en is bovendien extreem foutgevoelig.

Stel je voor: je hebt net een renovatieproject strak afgerond, maar die eindfactuur blijft maar op je bureau liggen. Waarom? Omdat je alle uren, materialen en meerwerk nog uit verschillende Excel-lijstjes en notitieboekjes moet vissen. Dit is de dagelijkse realiteit voor velen, maar het hoeft niet zo te zijn. Een directe koppeling tussen je projectsoftware en je boekhouding, zoals die tussen BuilderFlow en Exact Online, lost dit probleem op.

De praktijkvoordelen van een geautomatiseerde workflow

De winst zit in veel meer dan alleen tijd besparen. Een slimme koppeling versterkt de hele ruggengraat van je bedrijfsvoering.

• Direct factureren na akkoord: Zodra een klant een offerte in BuilderFlow goedkeurt, staat de conceptfactuur direct klaar in Exact Online. Met alle correcte projectdetails, uren en materialen er al op. Geen vertraging meer, wat je cashflow een enorme boost geeft.
• Altijd een actueel financieel overzicht: Omdat je projectdata en financiële data continu synchroniseren, heb je op elk moment een glashelder beeld van de financiële gezondheid van je projecten. Je weet precies waar je staat.
• Minder fouten, professionelere uitstraling: Handmatige invoer is de bron van typefouten in bedragen, btw-tarieven of klantgegevens. Door dit te elimineren, voorkom je kostbare correcties en kom je een stuk professioneler over op je klanten en opdrachtgevers.

Een geautomatiseerde koppeling is geen luxe, maar een cruciale stap om als bouwbedrijf te kunnen groeien. Het bevrijdt je van repetitief administratief werk, zodat jij je kunt focussen op waar je echt goed in bent: bouwen en renoveren.

Exact Online is niet voor niets een van de meest gebruikte boekhoudsystemen in Nederland, met een marktaandeel van ruim 40% onder mkb-bedrijven. Bedrijven die zo'n koppeling implementeren, rapporteren gemiddeld een besparing van 15 tot 25% op hun administratieve kosten. Dat laat wel zien hoe belangrijk deze digitalisering is voor een efficiënte bedrijfsvoering.

Om het verschil tastbaar te maken, hebben we de oude en nieuwe werkwijze naast elkaar gezet.

De workflow voor en na een slimme koppeling

Deze tabel laat het contrast zien tussen de traditionele, handmatige aanpak en de geautomatiseerde workflow die je krijgt met een koppeling. Het verschil in efficiëntie is direct duidelijk.

De conclusie is simpel: de geautomatiseerde workflow is niet alleen sneller, maar geeft je ook veel meer controle en inzicht. Het haalt de rem van je bedrijf.

Naast het stroomlijnen van je interne processen is efficiënt direct contact met zakelijke dienstverleners natuurlijk ook van groot belang voor je administratie. Een cruciale stap is ook het verkennen van de kostenstructuur; je leest alles over de prijzen van Exact Online in ons gedetailleerde overzicht. In de volgende secties duiken we dieper in hoe je deze koppeling opzet en optimaal benut in jouw dagelijkse bouwpraktijk.

Een Exact Online koppeling is als het storten van een fundering: als de basis goed is, staat de rest van de constructie muurvast. Voordat je BuilderFlow en Exact Online aan elkaar knoopt, is het cruciaal dat je basisdata op orde is. Een goede voorbereiding voorkomt meer dan 90% van de synchronisatieproblemen die je achteraf kunt tegenkomen.

Dit is geen droge theorie, maar een concrete actielijst. Het draait om het opschonen en stroomlijnen van de data waar je elke dag mee werkt, zoals klantgegevens zonder typefouten en correct ingestelde btw-tarieven. Wanneer die gegevens in beide systemen identiek zijn, kan de data vrij en foutloos stromen.

Je checklist voor een ijzersterke start

Voordat je de systemen echt verbindt, is het slim om deze punten even na te lopen. Zie het als de bouwstenen voor een geslaagde integratie.

• Klantgegevens spiegelen: Zorg dat namen, adressen en KVK-nummers van je klanten in beide systemen exact hetzelfde zijn. Een "Jansen BV" in BuilderFlow en "Jansen B.V." in Exact Online kan al voor een conflict zorgen. Die punt ertussen maakt echt het verschil.
• Logische projectnummering: Gebruik je een vaste structuur voor je projectnummers? Top. Zorg er dan voor dat die logica in beide programma’s is doorgevoerd. Zo voorkom je dat kosten en opbrengsten op het verkeerde project belanden.
• Btw-tarieven controleren: Check even of de btw-tarieven voor verschillende diensten en materialen (bijvoorbeeld 9% voor schilderwerk en 21% voor materialen) goed staan in Exact Online. BuilderFlow neemt deze instellingen namelijk één-op-één over.

De belangrijkste tip die ik kan geven? Zie dit niet als een administratieve last, maar als een slimme investering. Elke minuut die je nu besteedt aan het opschonen van je data, bespaart je straks uren aan hoofdpijn en correctiewerk.

De technische vereisten

Naast je data moet ook je Exact Online-omgeving er klaar voor zijn. Een vraag die we vaak krijgen is welk abonnement je nodig hebt. Simpel: voor een koppeling heb je een versie nodig die API-toegang biedt. Meestal zijn dit de abonnementen zoals Exact voor Bouw Geavanceerd of Premium. Controleer dit vooraf, dat scheelt een hoop verrassingen.

Daarnaast is de structuur van je grootboekrekeningen een punt van aandacht. Wil je de omzet van renovaties apart kunnen zien van die van nieuwbouw? Richt dat dan nu in. Zodra de koppeling live is, worden facturen uit BuilderFlow namelijk direct op de juiste grootboekrekening geboekt. Voor een diepgaande analyse is een correct ingerichte auditfile in Exact Online van onschatbare waarde; een goede basisinrichting helpt hier enorm bij.

Hoe data stroomt tussen BuilderFlow en Exact Online

Oké, de basis staat. Nu is het tijd om te kijken naar het hart van de exact online koppeling: wat gebeurt er nou écht achter de schermen? De truc zit in een slimme, automatische informatiestroom die handmatig overtypen volledig overbodig maakt en fouten voorkomt.

Het begint allemaal op de werkvloer. Zodra jij met BuilderFlow een opname doet bij een klant, leg je de belangrijkste gegevens vast, zoals contactinfo en projectdetails. Op het moment dat je op ‘opslaan’ klikt, zet de koppeling de raderen in beweging. BuilderFlow maakt direct een nieuwe relatiekaart aan in Exact Online en opent een bijbehorend project. Geen dubbel werk meer. De systemen lopen vanaf dat moment perfect synchroon.

Van offerte naar factuur met één klik

De échte kracht van de koppeling zie je in het financiële traject. Stel je voor: je stelt met de calculatie bouwsoftware van BuilderFlow een scherpe offerte op voor een complete badkamerrenovatie. De klant geeft akkoord. En dan?

Met één simpele klik stuur je de volledige offerte – inclusief al het werk, materiaal en uren – door naar Exact Online. Daar wordt de offerte automatisch omgezet in een conceptfactuur of een verkoopboeking. Alle regels, btw-tarieven en projectnummers staan direct goed. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is even controleren en de factuur versturen.

De onderstaande afbeelding laat zien welke voorbereiding nodig is om deze soepele doorstroming te garanderen.

Zoals je ziet, vormen consistente klantgegevens, projectnummers en btw-tarieven de basis voor een vlekkeloze synchronisatie.

Dit proces werkt trouwens ook perfect voor complexere klussen. Werk je met termijnen bij een groot project? Geen probleem. Je genereert de deelfacturen gewoon vanuit BuilderFlow, die vervolgens naadloos in de boekhouding van Exact Online verschijnen. Ook meerwerk, vastgelegd tijdens een inspectie, voeg je moeiteloos toe aan de volgende factuur.

De koppeling is ontworpen om de taal van de bouw te spreken en die te vertalen naar de taal van de boekhouding. Het doel is simpel: jouw administratie moet net zo efficiënt zijn als je werk op de bouwplaats zelf.

Een correcte inrichting is hierbij cruciaal. Net als bij de bankkoppeling van Exact Online, is het essentieel dat de data gestructureerd wordt uitgewisseld om de voordelen volledig te benutten.

Om dit nog concreter te maken, laten we hieronder zien welk veld in BuilderFlow precies correspondeert met welk veld in Exact Online.

Data mapping van BuilderFlow naar Exact Online

De onderstaande tabel toont precies welke informatie uit BuilderFlow wordt gesynchroniseerd met de corresponderende velden in Exact Online. Zo zie je hoe de data stroomt en waarom dit jouw werk makkelijker maakt.

Deze één-op-één mapping zorgt ervoor dat er geen informatie verloren gaat en je administratie altijd klopt. Het is de technische vertaling van ‘werk slimmer, niet harder’.

De koppeling in de dagelijkse bouwpraktijk

De theorie achter een Exact Online koppeling is één ding, maar hoe werkt het nu echt op een doorsnee werkdag? Laten we de abstracte voordelen even parkeren en in twee herkenbare scenario's uit de bouwpraktijk duiken. Zo zie je pas echt hoe de technologie jouw vakmanschap ondersteunt, in plaats van andersom.

Scenario 1: Renovatie van een badkamer

Stel je voor: een renovatiebedrijf krijgt een aanvraag voor een complete badkamerverbouwing. De projectleider stapt bij de klant binnen en pakt zijn tablet erbij. Met de BuilderFlow-app neemt hij de situatie op. Hij maakt foto’s, spreekt maten en materialen in en documenteert direct meerwerk. Dit vormt de basis voor een gedetailleerd inspectierapport, onmisbaar voor een correcte offerte.

Terug op kantoor zet de werkvoorbereider deze opnamedata in BuilderFlow om in een vlijmscherpe offerte. De foto’s en notities worden automatisch vertaald naar de juiste posten voor sloopwerk, materiaal en uren. Met één klik is de offerte onderweg naar de klant. En zodra de klant digitaal akkoord geeft, gebeurt de magie pas echt.

• Automatische synchronisatie: De klantgegevens en het project worden meteen aangemaakt of bijgewerkt in Exact Online. Geen dubbel invoerwerk.
• Factuur direct klaar: De offerte wordt één-op-één omgezet naar een concept-verkoopfactuur in Exact, inclusief alle regels en het juiste btw-tarief.
• Snelle betaling: De factuur kan er direct uit. De tijd tussen akkoord en factureren is ineens geen dagen meer, maar minuten.

Deze naadloze workflow haalt de ruis uit je administratie en verkleint de kans op fouten. Het resultaat? Je krijgt sneller betaald en laat een strakke, professionele indruk achter.

Scenario 2: Nieuwbouwproject met termijnbetalingen

Nu een ander voorbeeld: een aannemer die een grotere klus aanneemt, zoals de bouw van een aanbouw. Hier wordt vaak in termijnen gefactureerd, waardoor een gezonde cashflow cruciaal is.

De aannemer stelt in BuilderFlow één totaalofferte op, maar knipt deze op in logische betalingstermijnen die hij koppelt aan de voortgang van de bouw. Denk aan 30% bij de start, 40% na het plaatsen van de ruwbouw, en de laatste 30% bij de oplevering.

Is de eerste fase klaar? Dan activeert de projectleider de eerste termijnfactuur met één klik in BuilderFlow. De koppeling schiet deze deelfactuur direct door als conceptboeking naar Exact Online, netjes gekoppeld aan het juiste project. Zo is je boekhouding altijd bij en blijft je cashflow-overzicht betrouwbaar.

Door termijnen direct vanuit je projectsoftware te sturen en te synchroniseren, leg je een directe lijn tussen de voortgang op de bouwplaats en je financiële administratie. Dat geeft een ongekende controle over je projectfinanciën.

De efficiëntiewinst is enorm. Onderzoek laat zien dat het integreren van operationele software met Exact Online de gemiddelde verwerkingstijd van een order terugbrengt van 48 uur naar slechts 12 uur. Dat is een besparing van 75%. Bovendien meldt 92% van de bedrijven dat ze aanzienlijk minder fouten maken in hun administratie. Meer hierover lees je in dit artikel over de impact van ERP-koppelingen op de efficiëntie. Deze cijfers laten zien dat een goede koppeling geen 'leuke extra' is, maar directe waarde toevoegt aan je bedrijf.

Wil je weten hoe deze processen jouw bedrijf kunnen versterken? Neem gerust contact met ons op voor een persoonlijk advies.

Zelfs met de strakste voorbereiding kan er bij het koppelen met Exact Online weleens iets haperen. De kunst is niet om problemen volledig te vermijden, maar om te weten wat je moet doen als het gebeurt. Laten we daarom eerlijk kijken naar de hobbels die je kunt tegenkomen en, belangrijker nog, hoe je ze snel uit de weg ruimt.

Dit hoofdstuk is je spiekbriefje om zonder frustratie weer door te kunnen. We duiken in de meest voorkomende synchronisatiefouten en geven je voor elk probleem een heldere oorzaak en een concrete oplossing.

Synchronisatiefouten: wat ze je vertellen en hoe je ze fixt

Wanneer een factuur blijft hangen of klantgegevens niet goed doorlopen, zit het bijna altijd in een klein detail. Een verkeerd btw-tarief, een dubbele relatie of een onbekende grootboekrekening is vaak al genoeg om de synchronisatie te blokkeren.

Hieronder vind je de fouten die we in de praktijk het vaakst tegenkomen en wat je eraan doet:

• Fout: Onjuist btw-tarief. Een factuur wordt geweigerd omdat het btw-tarief in BuilderFlow niet matcht met een actieve btw-code in Exact Online.

  • Oplossing: Duik in Exact Online en ga naar Boekhouding > Btw > Btw-codes. Check of de tarieven die je gebruikt (bijvoorbeeld 9% en 21%) wel op ‘actief’ staan. Zet een vinkje, probeer het opnieuw en de kans is groot dat het is opgelost.

• Fout: Klantgegevens komen niet overeen. Je stuurt een offerte door voor "Jansen Bouw", maar in Exact staat al een relatie met hetzelfde KVK-nummer onder de naam "Bouwbedrijf Jansen".

  • Oplossing: Consistentie is hier het sleutelwoord. Zorg dat de naamgeving in beide systemen identiek is. Je kunt de relaties in Exact Online samenvoegen of de naam in BuilderFlow aanpassen zodat deze exact overeenkomt met de bestaande relatiekaart.

• Fout: Project of grootboekrekening onbekend. De koppeling weet niet waar hij de boeking moet laten, omdat het projectnummer of de gekoppelde omzetrekening niet (meer) bestaat in Exact.

  • Oplossing: Controleer even of het project in Exact nog wel actief is. Kijk daarnaast in de koppelingsinstellingen of de juiste grootboekrekeningen nog gekoppeld zijn aan je omzetgroepen in BuilderFlow.

Zie een synchronisatiefout niet als een technisch probleem, maar als een seintje van je administratie. Het vertelt je precies waar je stamgegevens een beetje aandacht nodig hebben. Een snelle correctie lost niet alleen dit ene akkefietje op, maar voorkomt ook toekomstige fouten.

Preventieve tips voor een geoliede machine

De beste manier om problemen op te lossen, is natuurlijk door ze voor te zijn. Met een paar simpele, periodieke checks houd je de administratie draaiende als een geoliede machine.

Een gouden tip: loop minimaal eens per kwartaal je stamgegevens na. Archiveer oude, inactieve klanten en projecten in beide systemen. Dit houdt je database schoon en voorkomt dat nieuwe facturen per ongeluk aan een afgesloten project worden gehangen.

Denk ook aan het bijwerken van artikelcodes en prijzen, als je die gebruikt. Zeker wanneer je in BuilderFlow offertes maakt met geautomatiseerde calculaties, is het cruciaal dat de data klopt. Een kleine controle vooraf bespaart je een hoop correctiewerk achteraf en zorgt ervoor dat je marges altijd scherp zijn.

Veelgestelde vragen over de BuilderFlow koppeling

Een koppeling met je boekhoudpakket is een grote stap. Dat snappen we. Daarom krijgen we regelmatig vragen van bouwprofessionals over hoe de Exact Online koppeling met BuilderFlow nu precies werkt. We hebben de meest prangende vragen hieronder voor je op een rij gezet. Zo zie je snel of dit de juiste oplossing is voor jouw bedrijf en heb je meteen een handig naslagwerk.

Het opzetten van zo'n koppeling klinkt misschien technisch, maar in de praktijk is het vaak eenvoudiger dan je denkt.

Werkt de koppeling met mijn Exact Online abonnement?

Dit is misschien wel de belangrijkste vraag, want alles begint met de juiste basis. Om BuilderFlow en Exact met elkaar te laten ‘praten’, heb je een Exact Online abonnement nodig dat toegang geeft tot de API. Zie de API als de digitale deur tussen de twee systemen; zonder sleutel kom je er niet in.

Doorgaans werkt de koppeling vlekkeloos met de volgende pakketten:

• Exact voor Bouw Geavanceerd
• Exact voor Handel Geavanceerd of Premium
• Exact voor Productie Geavanceerd of Premium

Ons advies? Dubbelcheck dit altijd even bij Exact Online zelf voordat je begint. Zo weet je honderd procent zeker dat je de juiste licentie hebt voor een soepele samenwerking.

Hoe lang duurt het om de koppeling te activeren?

De technische kant van de activatie is een fluitje van een cent. Binnen een paar minuten doorloop je de stappen om de systemen aan elkaar te koppelen en voilà, de brug is gebouwd.

De échte tijdsfactor zit in de kwaliteit van je stamgegevens. Hoe netter je klanten, projecten en artikelen in zowel BuilderFlow als Exact zijn ingevoerd, hoe sneller je live kunt. Als je de checklist uit dit artikel volgt, kun je het hele proces vaak al binnen één werkdag afronden.

De échte tijdwinst zit niet in de technische activatie, maar in de voorbereiding. Een uurtje je klantendata opschonen kan je dagen aan correctiewerk achteraf besparen.

Zitten er extra kosten aan de koppeling vast?

Niemand houdt van verrassingen achteraf, dus daar zijn we heel transparant over. De koppeling met Exact Online is een standaardfunctionaliteit binnen de meest gangbare BuilderFlow abonnementen. Van onze kant zijn er dus geen extra kosten aan verbonden.

Het is wel altijd slim om even de voorwaarden van je eigen Exact Online abonnement na te lopen. Heel soms zijn er specifieke modules of API-limieten die een rol kunnen spelen.

Hopelijk geeft dit wat meer duidelijkheid. Uiteindelijk is het doel van deze koppeling simpel: de weg van een geautomatiseerde offerte naar een foutloze factuur zo kort en efficiënt mogelijk maken.

Benieuwd hoe je jouw administratie kunt vereenvoudigen en meer tijd overhoudt voor je vak? Ontdek BuilderFlow. Met onze slimme software zet je foto's en spraakopnames direct om in professionele offertes en Wkb-proof inspectierapporten. Bezoek onze website en ervaar het zelf.