Opstellen van een factuur voor de bouw - Tips & Gids

8 oktober 2025

Een goede factuur is de motor van een gezonde cashflow. Zeker in de bouw. Het is zoveel meer dan alleen een betaalverzoek. Zie het als het sluitstuk van je vakmanschap: een professionele, foutloze factuur zorgt voor snellere betalingen, voorkomt gezeur met klanten en laat zien dat je je zaakjes op orde hebt.

Waarom een perfecte factuur goud waard is voor je cashflow

Voor elke aannemer, zzp'er of specialist in de bouw is die factuur het moment van de waarheid. Het is de directe lijn tussen het zweet op je voorhoofd en het geld op je rekening. Een klein foutje – een onduidelijke omschrijving van meerwerk, een verkeerd btw-tarief – en je kunt wachten op je geld.

En dat soort vertragingen voel je direct in je liquiditeit. Oftewel: je vermogen om je leveranciers en je mensen op tijd te betalen.

De typische uitdagingen in de bouw

Factureren in onze sector is gewoon een vak apart. Je hebt te maken met allerlei haken en ogen die een strak proces onmisbaar maken. Denk aan:

• Termijnen: Grote klussen, zoals een complete renovatie, factureer je vaak in delen. Dan wil je dat elke termijnfactuur naadloos aansluit op de voortgang, anders krijg je gegarandeerd discussie.
• Meer- en minderwerk: Veranderingen tijdens een project? Standaard. Het is cruciaal dat je dit precies vastlegt, bijvoorbeeld met foto's en notities, en specificeert op de factuur. Zo weet de klant precies waar hij voor betaalt.
• Materiaal en manuren: Een heldere splitsing tussen de kosten voor materiaal en de gewerkte uren schept duidelijkheid en voorkomt een hoop vragen achteraf.

Een slordige factuur kost je niet alleen geld, maar ook het vertrouwen van je klant. Het wekt de indruk dat je je administratie niet serieus neemt. En dat straalt af op je hele bedrijf.

Van administratieve hoofdpijn naar een slim voordeel

Laten we eerlijk zijn: handmatig facturen tikken in Word of Excel is een tijdrovende en foutgevoelige klus. Je kent het wel. Na een lange dag op de bouwplaats nog urenlang bonnetjes, werkbriefjes en offertes overtikken. De kans dat je een verkeerd factuurnummer pakt of een rekenfout maakt, is levensgroot.

Een geautomatiseerd facturatieproces is geen luxe, maar een pure noodzaak als je wilt groeien. Je krijgt sneller betaald, minimaliseert fouten en houdt kostbare tijd over voor waar je écht goed in bent: bouwen.

Moderne software, zoals BuilderFlow, haalt die hoofdpijn weg. Door je processen te automatiseren, zet je data uit bijvoorbeeld inspectierapporten en een calculatie bouwsoftware direct om in een strakke, professionele factuur. Zo weet je zeker dat je facturen kloppen, aan alle regels voldoen en perfect aansluiten op het geleverde werk. Dat is pas bouwen aan een sterke cashflow en een solide klantrelatie.

De onmisbare onderdelen van elke factuur

Een factuur sturen is meer dan een A4'tje met een bedrag erop. Het is een juridisch document, en de Belastingdienst kijkt mee. Eén foutje, zoals een ontbrekend KvK-nummer of een slordig adres, en je geeft een klant al een reden om later te betalen. Of erger: de fiscus keurt hem af. Dat wil je koste wat kost voorkomen.

Een kraakheldere, complete factuur is de kortste route naar je geld. Het toont professionaliteit en voorkomt een hoop welles-nietes-gedoe. Laten we daarom eens door de verplichte onderdelen lopen die er absoluut op moeten staan.

De basis: gegevens van jou en je klant

Voordat je ook maar één regel over het werk zelf typt, moet de basis staan als een huis. Zowel jouw gegevens als die van je klant moeten er compleet en correct op. Het klinkt als een open deur, maar je wilt niet weten hoe vaak het hier al misgaat door een simpele typefout of verouderde info.

Pak er dus een dubbele checklist bij voor:

• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres: Precies zoals je bij de Kamer van Koophandel geregistreerd staat. Geen afkortingen, geen creativiteit.
• Jouw btw-identificatienummer en KvK-nummer: Deze twee zijn heilig. Ze zijn wettelijk verplicht en onmisbaar voor de administratie van zowel jou als je klant.
• De volledige naam en het adres van de klant: Vraag dit actief na, zeker bij particulieren. Ga er niet zomaar vanuit dat je het goed hebt.

Het correct verzamelen van deze gegevens is de fundering van je hele facturatieproces, zoals je hieronder ook kunt zien.

Zoals de afbeelding laat zien: een solide basis met de juiste data, een uniek nummer en een heldere datum vormt het fundament voor een factuur waar niemand omheen kan.

Even een handig overzicht. Hieronder vind je een checklist met alle onderdelen die de Belastingdienst verplicht stelt op een factuur. Print 'm uit, hang 'm op, of sla 'm op – maar zorg dat je niks mist.

Checklist verplichte factuuronderdelen

Zorg dat deze lijst je standaard is. Een sluitende factuur is niet alleen een wettelijke plicht, het is je visitekaartje en je snelste weg naar een gezonde cashflow.

Unieke identificatie en de juiste datums

Elke factuur die de deur uitgaat, moet uniek en traceerbaar zijn. De makkelijkste manier? Een strak, opeenvolgend factuurnummer. Het is echt cruciaal dat je hier een logische, ononderbroken reeks aanhoudt. Een gat in je nummering is een rode vlag voor de Belastingdienst en roept direct vragen op bij een controle.

Vergeet daarnaast de verplichte datums niet:

• Factuurdatum: Simpelweg de dag waarop je de factuur verstuurt.
• Leveringsdatum: De dag waarop de klus echt klaar was of de materialen zijn geleverd.

Een sluitende administratie begint bij een logische nummering. Mijn tip? Gebruik een jaartal gevolgd door een volgnummer, zoals 2024-001, 2024-002. Zo houd je het voor jezelf overzichtelijk en minimaliseer je de kans op fouten.

Specificatie van werk en kosten: wees glashelder

Voor ons als aannemers is dit misschien wel het allerbelangrijkste onderdeel: een omschrijving van wat je hebt gedaan en wat dat kost, die zo helder is als glas. Vage kreten als "diverse werkzaamheden" zijn echt funest. Wees specifiek, wees transparant, en je snijdt 9 van de 10 discussies bij voorbaat de pas af.

Splits de factuur daarom duidelijk op:

• Omschrijving van de diensten: Schrijf concreet op wat je hebt uitgevoerd. Dus niet "elektra keuken", maar: "Aanleggen van elektrische leidingen in de keuken, inclusief montage en aansluiten van 8 nieuwe stopcontacten".
• Geleverde materialen: Specificeer wat je hebt gebruikt, inclusief aantallen en de prijs per stuk.
• Uitsplitsing btw: Vermeld de verschillende btw-tarieven (9% voor bijvoorbeeld schilder- en stukadoorswerk, 21% voor de meeste andere diensten en materialen) en de bedragen apart. Sluit af met het totale btw-bedrag en het eindtotaal inclusief btw.

Een gedetailleerde factuur is het logische eindpunt van een goed voorbereid project. Als je tijdens het werk al je data netjes verzamelt, bijvoorbeeld met tools om inspectierapporten te automatiseren, dan rol je die gegevens zo door naar een factuur waar geen speld tussen te krijgen is. Dat scheelt jou en je klant een hoop tijd en gedoe.

Termijnfacturen en meerwerk slim aanpakken

Een groot bouwproject dat maanden duurt? Dan wil je echt niet wachten met factureren tot de oplevering. Dat is vragen om cashflowproblemen. Werken met termijnfacturen is daarom geen luxe, maar pure noodzaak. Het garandeert een constante stroom aan inkomsten, zodat jij je leveranciers kunt betalen en je bedrijf soepel blijft draaien.

De kunst is om een logisch betalingsschema op te stellen dat hand in hand gaat met de voortgang op de bouwplaats. Zo’n schema schept duidelijkheid, voor jou én voor je klant.

Een logisch betalingsschema opzetten

Verdeel het hele project in heldere, meetbare fases. Door aan elke afgeronde fase een termijnbetaling te koppelen, maak je het proces voor je opdrachtgever transparant en makkelijk te volgen.

Denk bijvoorbeeld aan een schema voor een aanbouw:

• Termijn 1 (40%): Bij de start van de werkzaamheden en levering van de eerste materialen.
• Termijn 2 (30%): Nadat de fundering is gestort en de muren staan.
• Termijn 3 (20%): Zodra de constructie wind- en waterdicht is, inclusief dak en kozijnen.
• Termijn 4 (10%): Bij de definitieve oplevering, als de laatste puntjes op de i zijn gezet.

Leg dit betalingsschema altijd vast in je offerte en contract. Dit is de fundering van je overeenkomst en voorkomt een hoop discussie achteraf. Een heldere start is echt het halve werk.

Een sterke offerte vormt sowieso de ruggengraat van je project. Als je het proces van offertes automatiseren eenmaal onder de knie hebt, kun je dit soort betalingsschema’s standaard en foutloos opnemen. Zo leg je een solide basis voor elke factuur die je later stuurt.

Meerwerk correct en transparant factureren

Meerwerk is in de bouw bijna onvermijdelijk, maar het is ook een beruchte bron van conflicten. Een klant die op de eindfactuur verrast wordt door extra kosten, is nooit een goed teken. De sleutel hier is proactieve communicatie en een glasheldere administratie.

Zodra er onvoorzien werk opduikt, zet je de boel even stil. Bespreek de noodzaak, de werkzaamheden en de kosten direct met je klant. Vraag altijd om schriftelijke goedkeuring voordat je begint – een simpele e-mail is vaak al genoeg.

Bij het opstellen van de factuur voor meerwerk moet je extra specifiek zijn:

• Verwijs naar de oorspronkelijke offerte: Maak duidelijk dat dit werk buiten de scope van de eerste overeenkomst valt.
• Omschrijf het werk tot in detail: Dus niet "extra stucwerk", maar "Stucen van extra wand (3m x 2.5m) in de hal, inclusief materiaal en manuren".
• Voeg de goedkeuring toe: Verwijs naar de e-mail of het document waarin de klant zijn akkoord heeft gegeven.

Zo is het voor de klant direct duidelijk waarom deze kosten erbij komen en dat hij er zelf toestemming voor heeft gegeven. Goed vastgelegd meerwerk leidt zelden tot discussie. Werk je trouwens als onderaannemer? Dan kan het zijn dat je met de btw verlegd regeling te maken krijgt. Zorg dat je dit correct op je factuur vermeldt om gedoe te voorkomen.

Helaas is op tijd betaald krijgen niet altijd vanzelfsprekend. Recente cijfers laten zien dat in 2024 bijna 1 op de 5 Nederlandse bedrijven (19,8%) hun facturen te laat betaalde. Wat daarbij opvalt, is dat grote bedrijven met slechts 38,6% op tijd betalingen veel slechter presteren dan het mkb (82,2%). Meer over deze betaaltrends lees je op Creditexpo.nl. Dit benadrukt nog maar eens hoe belangrijk een waterdicht facturatieproces is.

Weg met Excel: waarom automatisering geen luxe meer is

Voor veel aannemers voelt Excel als een oude, vertrouwde hamer. Hij ligt goed in de hand, je weet precies hoe hij werkt en voor de meeste klussen lijkt het te volstaan. Maar eerlijk is eerlijk: je facturatie volledig in spreadsheets draaien, is alsof je een fundering probeert te storten met een tuinschepje. Het lukt misschien wel, maar het is tergend langzaam en de kans op fouten is enorm.

Denk maar eens aan een factuurnummer dat je per ongeluk verkeerd doortrekt, een rekenfoutje in een complexe formule, of de eindeloze uren die je besteedt aan het overtikken van gegevens van je werkbonnen naar je factuursjabloon. Zulke fouten zijn niet zomaar slordig. Ze kosten je keiharde euro’s door vertraagde betalingen, discussies met klanten en alle tijd die je kwijt bent aan het rechtzetten van de boel.

De verborgen prijs van handmatig factureren

Elk uur dat jij aan je administratie besteedt, is een uur dat je niet op de bouwplaats staat. Het handmatig opstellen van een factuur is een aaneenschakeling van repetitieve, risicovolle handelingen.

• Gegevens overtikken: Je bent continu informatie aan het kopiëren uit offertes, werkbonnen en inspectierapporten. Elke keer dat je iets overneemt, is er een kans dat er iets misgaat.
• Constant controleren: Heb ik wel het juiste btw-tarief? Kloppen de artikelnummers? Zijn alle uren correct genoteerd? Dit dubbelchecken is vermoeiend en allesbehalve waterdicht.
• Totaal geen overzicht: Zodra je meer dan een handvol projecten hebt, verandert je Excel-sheet in een onoverzichtelijke puinhoop. Welke facturen zijn betaald, welke staan nog open en welke zijn al lang vervallen?

Deze handmatige aanpak leidt niet alleen tot fouten, maar zet ook een flinke rem op je cashflow. Te laat betaalde facturen zijn een hardnekkig probleem in de sector. Uit analyse van ruim 1,8 miljoen facturen bleek dat slechts 63,4% op tijd werd betaald. Dat betekent dat meer dan een derde van de facturen pas na een herinnering wordt voldaan. Meer details over deze betaalmoraal lees je op Paytsoftware.nl. Automatisering is de meest directe manier om dit probleem aan te pakken.

De vraag is niet óf je een fout gaat maken met Excel, maar wanneer. Een geautomatiseerd systeem haalt die menselijke foutmarge eruit en geeft je de zekerheid dat elke factuur gewoon klopt.

Van data op de bouwplaats direct naar een factuur

En dat is precies waar gespecialiseerde bouwsoftware zoals BuilderFlow het verschil maakt. De kracht zit ‘m in de naadloze verbinding tussen al je werkprocessen. De gegevens die jij vastlegt tijdens een inspectie of opname op locatie, vormen de directe input voor je factuur.

Stel je dit eens voor: je documenteert meerwerk met foto’s en spraaknotities in een inspectierapport. De software herkent de gebruikte materialen, telt de manuren op en zet deze posten volautomatisch op de juiste projectfactuur. Er komt geen vinger meer aan een toetsenbord te pas.

Wat levert dat op?

• Geen dubbel werk: Data wordt één keer ingevoerd en daarna hergebruikt voor offertes, rapporten én facturen.
• 100% nauwkeurig: Wat er op de bouwplaats is gebeurd, staat één-op-één op de factuur. Weg met die eindeloze discussies over meerwerk of materialen.
• Professionele uitstraling: Je verstuurt strakke, foutloze facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen, met jouw logo erop. Altijd consistent, altijd professioneel.

De overstap naar een geautomatiseerd systeem is veel meer dan alleen een slimme zet voor je efficiëntie. Het is een strategische keuze voor een gezondere cashflow en een professionelere uitstraling. Koppel je software als BuilderFlow vervolgens aan je boekhoudpakket, dan stroomlijn je het complete financiële proces. Benieuwd wat zo'n boekhoudkoppeling kost? Lees dan meer over bijvoorbeeld de prijzen van Exact Online en ontdek hoe je een volledig geïntegreerd systeem opzet.

Tips uit de praktijk voor snellere betalingen

Een perfecte factuur opstellen is één ding, maar het echte doel is natuurlijk een gevulde bankrekening. Het najagen van betalingen kan een lastige klus zijn. Je wilt je geld, maar tegelijkertijd wil je de goede band met je klant niet op het spel zetten. Gelukkig zijn er een paar slimme manieren om je debiteurenbeheer flink aan te scherpen en die wachttijd aanzienlijk te verkorten.

Het begint eigenlijk al voordat je de eerste spade in de grond steekt: in je contract. Zorg voor glasheldere betalingsvoorwaarden. Een termijn van 14 of 30 dagen is de norm, maar leg het expliciet vast. Zo voorkom je gedoe en heb je een stevige poot om op te staan als het nodig is.

Maak betalen zo makkelijk mogelijk

Mijn ervaring leert: hoe simpeler je het voor de klant maakt, hoe sneller die knop omgaat. Overweeg daarom deze simpele, maar effectieve opties:

• Plaats een online betaallink: Stuur met je digitale factuur een iDEAL-betaallink mee. Eén klik en het is geregeld. Geen excuses meer.
• Wees bereikbaar: Zorg dat je telefoonnummer en e-mailadres prominent op de factuur staan. Heeft een klant een vraag? Dan kan hij je direct bereiken en hoeft de betaling niet te wachten.

De overstap naar digitaal factureren wordt sowieso steeds belangrijker. Vanaf 14 april 2025 gaan er nieuwe EU-regels gelden die e-facturatie bij zakelijke transacties kunnen verplichten. Hoewel de formele invoering in Nederland nog even kan duren, zie je dat deze ontwikkeling de digitalisering in een stroomversnelling brengt. Meer hierover lees je in dit artikel over de toekomst van e-facturering in Nederland.

Vriendelijk maar vastberaden opvolgen

Is de betaaltermijn voorbij? Wacht dan niet te lang. Een vriendelijke, maar duidelijke herinnering doet vaak wonderen. Alles draait om de juiste toon.

Een goed voorbeeld voor een eerste herinnering:
"Beste [naam klant], ik zie dat de betalingstermijn van factuur [factuurnummer] is verstreken. Wellicht is deze aan je aandacht ontsnapt. Zou je de betaling alsnog willen regelen? Voor het gemak heb ik de factuur nogmaals bijgevoegd."

Zo’n bericht is professioneel, niet-aanvallend en meestal genoeg om de betaling in gang te zetten. Je kunt dit proces enorm versnellen door automatische herinneringen in te stellen in je software. Dat bespaart je een hoop tijd en zorgt ervoor dat je er consequent bovenop zit.

Door je hele proces – van voorwaarden tot herinneringen – strak te organiseren, zorg je voor een gezonde cashflow met minimale administratieve rompslomp. Loop je toch tegen problemen aan of wil je je facturatieproces verder optimaliseren? Neem dan gerust contact op, dan kijken we er samen naar.

Veelgestelde vragen over factureren in de bouw

Tijdens je werk in de bouw loop je ongetwijfeld tegen facturatievragen aan. Logisch, want het is niet altijd even simpel. Hieronder geef ik je direct antwoord op de vragen die ik het vaakst voorbij hoor komen.

Hoe ga ik om met een klant die mijn factuur betwist?

Allereerst: blijf rustig en professioneel, hoe gefrustreerd je klant ook klinkt. De eerste stap is altijd achterhalen waarom de factuur wordt betwist. Is het de kwaliteit van het werk, de berekende uren of een discussie over de materiaalkosten?

Zorg dat je je zaakjes op orde hebt. Pak de ondertekende offerte, werkbonnen of de foto's uit je inspectierapport erbij. Goede documentatie is goud waard en vaak het sterkste argument dat je hebt.

Praat met je klant en zoek samen naar een oplossing waar jullie beiden mee kunnen leven. Soms is een kleine creditnota of een snelle servicebeurt al genoeg om de lucht te klaren. Een slepend conflict levert meestal alleen maar verliezers op.

Wat is een redelijke betalingstermijn in de bouw?

Een betalingstermijn van 14 tot 30 dagen is in de bouwsector heel normaal. Voor particulieren is 14 dagen vaak de standaard; dat houdt je cashflow lekker op gang. Werk je voor grotere aannemers of zakelijke klanten, dan is 30 dagen gebruikelijker.

Het allerbelangrijkste is dat je hier vooraf glashelder over bent. Leg de termijn vast in je offerte en je algemene voorwaarden. Dat schept duidelijkheid en voorkomt een hoop discussie achteraf.

Kan ik een factuur nog wijzigen nadat deze is verstuurd?

Simpel antwoord: nee. Een factuur die de deur uit is, mag je wettelijk gezien niet zomaar aanpassen. Dat unieke factuurnummer staat immers al in je boekhouding.

Toch een foutje gemaakt? Geen paniek. De oplossing is een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd. Hiermee ‘annuleer’ je de oude, foute factuur. Daarna maak je een compleet nieuwe, correcte factuur met een nieuw, uniek nummer. Zo blijft je administratie netjes en sluitend.

Wanneer moet ik de btw verleggen op mijn factuur?

De btw-verleggingsregeling kom je vooral tegen als je als onderaannemer voor een hoofdaannemer werkt. In zo'n geval breng je 0% btw in rekening en zet je de tekst "btw verlegd" duidelijk op je factuur.

De hoofdaannemer draagt de btw dan zelf af aan de Belastingdienst. Deze regeling is ooit bedacht om fraude tegen te gaan. Vergeet niet om het btw-identificatienummer van je opdrachtgever op de factuur te vermelden, want dat is verplicht.

Klaar met het handmatig opstellen van facturen en al die andere administratieve rompslomp? Ontdek hoe BuilderFlow jouw hele workflow kan automatiseren. Maak sneller offertes, genereer foutloze inspectierapporten en houd eindelijk meer tijd over voor het echte werk op de bouw. Kijk zelf maar op https://www.usebuilderflow.com.