auditfile exact online: snel aanmaken en gebruiken voor jouw bouwbedrijf

16 november 2025

Een auditfile uit Exact Online is in feite de digitale blauwdruk van je complete boekhouding. Het is een standaard XML-bestand (met de extensie .xaf) waarin alle financiële data netjes is verpakt. Met dit bestand kunnen accountants en de Belastingdienst je administratie razendsnel en efficiënt doorlichten. Voor jou als bouwbedrijf betekent dat een enorme besparing van tijd en mogelijke inspectiekosten.

Wat een auditfile betekent voor uw bouwbedrijf

Een auditfile is veel meer dan alleen een technisch document voor de fiscus. Zeker voor bouw- en renovatiebedrijven is het een onmisbaar stuk gereedschap geworden voor een gezonde, transparante bedrijfsvoering. Met één druk op de knop produceer je een compleet en gestandaardiseerd overzicht van je financiën.

Je kunt het zien als de fundering van je financiële verantwoording. Of het nu gaat om de jaarlijkse controle door de accountant, een financieringsaanvraag voor nieuw materieel, of een diepgaande inspectie, een correcte auditfile laat direct zien dat je de administratie op orde hebt.

De auditfile als bewijsstuk

De waarde van een sluitende administratie is de laatste jaren alleen maar groter geworden. Met de invoering van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) wordt een nauwkeurige projectadministratie nog crucialer. Een auditfile kan dan dienen als ijzersterk bewijs dat je projecten financieel gezond zijn en dat de administratieve processen binnen je bedrijf goed zijn ingericht.

Het gebruik van de auditfile is in Nederland dan ook hard gegroeid. De Belastingdienst stimuleert dit actief, omdat het fiscale controles enorm versnelt. Bij naar schatting 20-30% van de fiscale controles wordt inmiddels standaard om een auditfile gevraagd. Voor de fiscus betekent dit dat ze binnen enkele minuten een volledig boekjaar kunnen doorlichten.

Waarom elke aannemer dit moet weten

Het kunnen genereren van een auditfile is geen luxe meer, maar pure noodzaak. Het helpt je om:

• Tijd te besparen: Je hoeft geen losse overzichten of mappen vol facturen meer aan te leveren. Alles staat in één gestructureerd bestand.
• Fouten te voorkomen: Het dwingt je indirect tot een strakkere boekhouding, wat de kans op kostbare fouten flink verkleint.
• Professioneel over te komen: Je toont aan financiers, opdrachtgevers en controleurs dat je de bedrijfsvoering serieus neemt en financieel in control bent.

Een goede administratie is de basis voor een gezonde cashflow en winstgevende projecten. De auditfile is het bewijs dat die basis solide is.

De kwaliteit van je auditfile hangt natuurlijk volledig af van de data die je invoert. Dit is vergelijkbaar met de processen binnen je bedrijf als geheel; een goede planning en resource management zijn essentieel. Ontdek hoe een ERP-systeem de ruggengraat van uw bouwbedrijf kan vormen en dit soort processen kan stroomlijnen.

De auditfile exporteren uit Exact Online

Gelukkig is een auditfile genereren in Exact Online geen hogere wiskunde. Het proces is vrij rechttoe rechtaan en de software is ontworpen om je snel het juiste bestand te geven, zonder dat je diep in de boekhoudkundige materie hoeft te duiken. Toch zijn er een paar keuzes die je moet maken die het verschil maken tussen een bruikbaar bestand en een bron van frustratie.

De basis voor een vlekkeloze auditfile leg je trouwens al veel eerder. Namelijk op de bouwplaats zelf, met een gestructureerde manier van data verzamelen. Wanneer je consequent meerwerk, materiaalgebruik en manuren correct vastlegt – bijvoorbeeld met de tools op de productpagina van BuilderFlow – is de kans op fouten in je uiteindelijke auditfile een stuk kleiner.

Waar vind je de exportfunctie?

Om de export te starten, volg je binnen je Exact Online-administratie een vast en logisch pad. Geen zorgen, deze functie zit niet verstopt in een obscuur hoekje.

Het werkt als volgt:

1. Klik in het hoofdmenu op Financieel.
2. Ga vervolgens naar Grootboek.
3. Kies daar de optie Export.
4. En tot slot: selecteer Auditfile.

Je komt dan direct in het scherm waar je de details voor je export instelt. Simpel, toch?

Hieronder zie je hoe dat menu er in Exact Online uitziet. Zo weet je precies waar je moet zijn.

Deze interface is ontworpen om je snel toegang te geven tot de belangrijkste financiële functies, en de exportmogelijkheden horen daar gelukkig ook bij.

De juiste periode en instellingen kiezen

Eenmaal in het exportscherm, is de belangrijkste keuze die je maakt de periode. Dit lijkt misschien een detail, maar het is cruciaal. Het doel van je export bepaalt namelijk alles. Heb je een auditfile nodig voor een specifiek kwartaal om je btw-aangifte te onderbouwen, of vraagt je accountant om de cijfers voor het hele boekjaar?

Stel, je accountant belt voor de jaarafsluiting van 2023. Dan selecteer je logischerwijs het gehele boekjaar. Maar als de Belastingdienst een vraag heeft over een specifieke btw-aangifte van Q2, dan beperk je de export tot die drie maanden. Zo voorkom je dat je onnodig veel data deelt en houd je het voor iedereen overzichtelijk.

Door de periode scherp af te bakenen, lever je precies aan wat er gevraagd wordt. Dat versnelt niet alleen de controle, maar verkleint ook de kans op vervelende extra vragen over transacties die er helemaal niet toe doen.

De andere instellingen spreken meestal voor zich. In negen van de tien gevallen volstaat de standaardversie van de auditfile (XAF 3.2). Tenzij je accountant of de Belastingdienst expliciet om een andere versie vraagt, kun je deze standaardinstelling gewoon laten staan.

Praktische tips voor een soepele export

Voordat je enthousiast op de exportknop klikt, is het slim om een paar dingen na te lopen. Een klassiek probleem is namelijk dat niet alle transacties definitief zijn.

• Check je openstaande boekingen: Zorg ervoor dat alle dagboeken, zoals je bank- en kasboek, voor de gekozen periode zijn afgesloten. Alle boekingen moeten definitief zijn.
• Controleer op volledigheid: Zijn echt alle facturen van onderaannemers en leveranciers voor die periode ingeboekt? Een incomplete administratie levert gegarandeerd een incorrecte auditfile op.
• Houd rekening met de bestandsgrootte: Bij een grote administratie kan het even duren voordat de auditfile klaar is. Het bestand kan ook behoorlijk groot worden, iets om rekening mee te houden als je het via e-mail wilt versturen.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt niet alleen voor je auditfile, maar voor je hele administratie. Door processen zoals het automatiseren van je offertes goed in te richten, zorg je vanaf het begin voor correcte data. Dat maakt de boekhouding en dus ook die auditfile aan het einde van de rit een stuk eenvoudiger.

Veelvoorkomende fouten bij de export en hoe je ze voorkomt

Het exporteren van een auditfile in Exact Online is technisch gezien een fluitje van een cent. Een paar klikken en het bestand staat op je computer. Maar daar zit 'm nu net de kneep: de kwaliteit van dat bestand hangt volledig af van de kwaliteit van je administratie.

Een fout in de auditfile is zelden een exportprobleem. Zie het als een waarschuwingslampje op je dashboard; het signaleert bijna altijd een dieperliggend issue in je boekhouding. En dat kan leiden tot vervelende, tijdrovende vragen van je accountant of, erger nog, de Belastingdienst.

Een auditfile is namelijk onverbiddelijk eerlijk. Het legt genadeloos de inconsistenties bloot die je in de dagelijkse hectiek misschien over het hoofd ziet. Denk aan een factuur van een onderaannemer die per ongeluk in het verkeerde kwartaal is geboekt, waardoor je btw-aangifte niet meer klopt. Of het toepassen van een onjuist btw-tarief op een partij geïmporteerde bouwmaterialen. Allemaal zaken die direct opvallen.

Deze infographic laat zien hoe kinderlijk eenvoudig het exportproces zelf is. Van navigeren tot downloaden in drie simpele stappen.

Zoals je ziet, is de handeling zelf zo gebeurd. Juist daarom is het cruciaal om vooraf te controleren of de onderliggende data wel klopt.

Typische struikelblokken in de bouw

In de bouwpraktijk zien we een aantal fouten steeds weer terugkomen. Het lijken misschien kleine slordigheden, maar in een auditfile zijn het rode vlaggen die direct vragen oproepen.

• Verkeerde boekingsperiodes: De absolute klassieker. Een inkoopfactuur van eind maart wordt pas begin april verwerkt en belandt per ongeluk in het tweede kwartaal. Dit verstoort niet alleen je kwartaalcijfers, maar gooit ook je btw-aangifte in de war.
• Onjuiste btw-codes: Het 9%-tarief voor schilderwerk, 21% voor materialen, de btw-verleggingsregeling bij onderaanneming... De bouw kent nogal wat smaken. Een verkeerde btw-code op een boeking is een gegarandeerde trigger voor de fiscus.
• Ontbrekende documentatie: Kleine contante uitgaven voor parkeerkosten of wat klein materieel bij de bouwmarkt, zonder bonnetje. Zonder bewijsstuk is de boeking ongeldig en worden de kosten bij een controle mogelijk gewoon verworpen.
• Inconsistente projectnummers: Kosten en opbrengsten worden niet consequent aan het juiste project gekoppeld. Het resultaat? Een vertroebeld beeld van je projectresultaten, waardoor je niet meer weet waar je nu echt je geld verdient (of verliest).

De auditfile is een spiegel van je administratie. Een foutloze export begint niet bij de 'download' knop, maar bij een strak en nauwkeurig boekhoudproces, elke dag weer.

Checklist voor een foutloze auditfile export

Voordat je op die exportknop drukt, is het slim om even een interne check te doen. Dit uurtje voorbereiding kan je dagen aan correctiewerk en heen-en-weer gemail besparen. Loop de onderstaande punten even na in Exact Online om de meest voorkomende problemen te tackelen.

Door deze checklist te volgen, zorg je ervoor dat de data die je aanlevert een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Dat scheelt een hoop gedoe achteraf.

Een efficiënt voortraject is sowieso de beste garantie voor een correcte administratie. Processen stroomlijnen, zoals het tijdig en correct verwerken van inkomende facturen, is hierbij cruciaal. Meer over de efficiëntie van facturen scannen en automatisch verwerken lees je in ons uitgebreide artikel.

De auditfile slim inzetten voor je bedrijfsvoering

Veel bouwbedrijven zien de auditfile uit Exact Online als een verplicht nummertje. Een document dat je tevoorschijn tovert wanneer de accountant of de Belastingdienst erom vraagt. Dat is echt een gemiste kans. Dit gestandaardiseerde databestand is namelijk een goudmijn aan informatie die je kunt gebruiken om je bedrijfsvoering veel scherper aan te sturen.

Het is zoveel meer dan een controle-instrument. Zie het als een krachtige dataset die de financiële gezondheid van je onderneming tot in de kleinste details blootlegt. Door hier slim mee om te gaan, verander je een administratieve last in een strategisch voordeel.

Van controle naar inzicht

De meest directe winst van een auditfile is de efficiëntie die het je accountant oplevert. In plaats van handmatig door balansen en grootboekrekeningen te spitten, leest de accountant de auditfile direct in zijn analysesoftware in. Dit scheelt hem of haar uren werk, wat jij direct terugziet in een lagere factuur.

Maar de échte waarde ontgrendel je zelf door de data te gebruiken voor diepgaande bedrijfsanalyse. Denk eens aan de mogelijkheden die dit biedt:

• Projectwinstgevendheid analyseren: Importeer de auditfile in een tool als Power BI of gewoon in Excel. Je kunt dan precies zien welke projecten de hoogste marge opleveren en waar de kosten onverwacht de pan uit rijzen.
• Kosten per bouwfase doorgronden: Door kosten en opbrengsten correct te koppelen aan projectfasen, kun je met de data uit de auditfile analyseren welk onderdeel van een bouwproces (bijvoorbeeld fundering, ruwbouw of afwerking) het meest rendabel is.
• Cashflow optimaliseren: Krijg een glashelder beeld van de betalingstermijnen van klanten versus die van je leveranciers. Dit helpt je om je cashflow beter te managen en liquiditeitsproblemen voor te zijn.

De kwaliteit van dit soort inzichten staat of valt natuurlijk met de data die je vastlegt. Het gebruik van gestructureerde inspectierapporten zorgt ervoor dat alle projectdetails, van meerwerk tot materiaalgebruik, correct en direct in je administratie belanden.

Een sterk document voor financiers

Een actuele en correcte auditfile is ook een ijzersterk document als je aanklopt voor projectfinanciering of een bedrijfskrediet. Banken en financiers willen zekerheid. Een gestandaardiseerd, controleerbaar financieel overzicht, rechtstreeks uit je boekhoudpakket, biedt precies dat. Het straalt professionaliteit uit en geeft direct het vertrouwen dat je de boel op orde hebt.

Dit is aanzienlijk krachtiger dan een zelf in elkaar geknutseld overzicht in Excel. Het laat zien dat je je financiële huishouding serieus neemt en transparant bent over de cijfers.

De auditfile is niet alleen een terugblik op je administratie, maar ook een strategisch instrument dat deuren opent naar toekomstige groei en financiering.

Efficiëntie in samenwerking met de Belastingdienst

De toepassing van auditfiles in Nederland heeft de samenwerking tussen bedrijven, accountants en de fiscus enorm verbeterd. De duur van een gemiddelde fiscale controle is met ongeveer 30% afgenomen. In 2022 kon circa 60% van de gecontroleerde ondernemingen hun administratie volledig digitaal aanleveren via een auditfile, een enorme stijging ten opzichte van de 15% in 2015. Dit toont de snelle digitalisering van financiële administraties. Lees meer over wat een auditfile precies is en waarom het zo'n impact heeft.

Met de opkomst van de EU AI Act wordt het bovendien steeds belangrijker om je auditfiles slim in te zetten om te voldoen aan nieuwe AI-audit verplichtingen. Door nu al te wennen aan het analyseren en benutten van je eigen data, ben je straks veel beter voorbereid op toekomstige regelgeving en de compliance-eisen die daarbij horen.

Koppel je bouwsoftware voor een perfecte administratie

Het handmatig overtikken van projectgegevens uit Excel of losse rapportages in je boekhouding is vragen om problemen. Een verkeerd overgenomen getal of een vergeten factuur gooit je administratie direct in de war, wat later weer leidt tot vervelende correcties in je auditfile uit Exact Online. De échte winst zit dan ook niet in sneller typen, maar in het volledig schrappen van die handmatige stap.

De oplossing is eigenlijk verrassend simpel: verbind je operationele processen direct met je financiële administratie. Door gespecialiseerde bouwsoftware te integreren met je boekhoudpakket, creëer je een naadloze stroom van informatie. Dit is geen verre toekomstmuziek, maar een praktische stap die je vandaag nog kunt zetten. Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken.

Van projectdata naar boekhouding, zonder omweg

Stel je eens voor: de data uit een nieuwe calculatie, een goedgekeurde offerte of een inspectierapport stroomt automatisch door naar Exact Online. Met een slimme koppeling tussen je systemen wordt dit de standaard werkwijze, niet de uitzondering.

De voordelen spreken voor zich:

• Minder fouten: Geen handmatige invoer betekent simpelweg geen tikfouten meer. De data is vanaf de bron consistent en correct.
• Altijd actueel: Zodra een offerte is goedgekeurd, kan de factuur direct worden klaargezet. Je hoeft niet meer te wachten tot het einde van de maand om alles bij te werken.
• Rijkere projectdata: Je auditfile wordt verrijkt met gedetailleerde projectinformatie. Hierdoor kun je de financiële gezondheid per project veel scherper analyseren.

Deze aanpak levert niet alleen een kloppende boekhouding op, maar geeft je ook een veel completer en betrouwbaarder beeld van je bedrijf. Dit soort inzichten zijn essentieel, en goede software voor de bouw speelt hierin een centrale rol.

Een slimme integratie verandert je administratie van een reactief proces naar een proactief sturingsinstrument. Het stelt je in staat om beslissingen te nemen op basis van real-time data, niet op basis van de cijfers van vorige maand.

Stop met onnodig administratief werk en investeer die kostbare tijd weer in waar je écht goed in bent: bouwen. Ontdek hoe automatisering de ruggengraat van je bedrijf kan versterken.

Veelgestelde vragen over de auditfile in Exact Online

Werken met een auditfile in Exact Online kan best wat vragen oproepen, zeker als je het niet dagelijks doet. We horen regelmatig dezelfde vragen van bouwbedrijven en aannemers. Daarom hebben we de belangrijkste hieronder voor je op een rij gezet, met antwoorden waar je direct iets aan hebt.

Moet ik verplicht een auditfile aanleveren?

Een auditfile hoef je niet standaard en ongevraagd op te stellen. Er is geen algemene wettelijke plicht. Maar dat verhaal verandert compleet zodra de Belastingdienst voor een controle op de stoep staat en er specifiek om vraagt. Op dat moment ben je wél verplicht om de gevraagde gegevens digitaal aan te leveren. De auditfile is dan de snelste en meest geaccepteerde manier om dit te doen.

Als je proactief een correcte auditfile kunt overhandigen, laat je direct een professionele en transparante indruk achter. Het versnelt de controle enorm en verkleint de kans dat de inspecteur dieper in de boeken moet duiken.

Kan ik zelf controleren wat er in een auditfile staat?

Het korte antwoord is: nee, niet op een makkelijke manier. Een auditfile is een XML-bestand (.xaf), een complex codebestand dat je niet zomaar opent en leest zoals een Word-document. Het is puur gemaakt om door software te worden ingelezen, niet door mensen.

De beste manier om de inhoud te controleren, is dus indirect. Zorg dat je boekhouding in Exact Online zelf 100% klopt voordat je het bestand exporteert. Loop je openstaande posten na, sluit periodes correct af en gebruik de checklist uit het vorige hoofdstuk. Jouw accountant of boekhouder heeft vrijwel altijd speciale software om de auditfile technisch te valideren en de data te analyseren.

Het vertrouwen in je auditfile is een direct gevolg van het vertrouwen dat je hebt in je eigen boekhouding. Een gestructureerd proces, zoals het automatiseren van je calculaties in de bouw, zorgt voor een solide databasis.

Wat is het verschil tussen XAF, XAS en XAA?

Je komt deze afkortingen soms tegen, maar voor de meeste bouwbedrijven is er eigenlijk maar één versie die er echt toe doet. Laten we ze even kort langslopen.

• XAF (XML Auditfile Financieel): Dit is de standaard. Hier draait het bijna altijd om. Dit bestand bevat alle financiële transacties: je grootboek, debiteuren en crediteuren. Dit is wat de Belastingdienst of je accountant wil zien bij een algemene controle.
• XAS (XML Auditfile Salarissen): Een specifieke versie die alleen salarisgerelateerde data bevat.
• XAA (XML Auditfile Afschrijvingen): Dit bestand focust puur op de gegevens van je vaste activa en de bijbehorende afschrijvingen.

Voor een standaardcontrole van je administratie wordt dus eigenlijk altijd om de XAF-versie gevraagd. De andere zijn alleen relevant als er specifiek naar die onderdelen gekeken moet worden.

Wilt u de basis van uw auditfile perfectioneren door uw projectdata te automatiseren? Ontdek hoe BuilderFlow het opstellen van calculaties, offertes en inspectierapporten stroomlijnt, zodat uw administratie altijd klopt. Bezoek onze homepage en zet vandaag nog de stap naar een foutloze administratie.