Btw verlegd voorbeeld factuur in de bouw die altijd klopt

31 december 2025

Een voorbeeld factuur met btw verlegd correct opstellen, dat is voor elke aannemer of zzp'er in de bouw die in onderaanneming werkt een van de basics. In de praktijk is het simpel: jij zet als leverancier geen btw op de factuur. In plaats daarvan berekent de hoofdaannemer de btw zelf en geeft die aan bij de Belastingdienst. Deze hele regeling is er niet voor niets; het is een gerichte maatregel om btw-fraude in de bouwsector een halt toe te roepen.

De btw-verleggingsregeling in de bouw: hoe zat het ook alweer?

De btw-verleggingsregeling klinkt misschien ingewikkeld, maar in de dagelijkse praktijk van een bouwbedrijf valt het reuze mee. Het komt erop neer dat de verantwoordelijkheid voor de btw-afdracht verschuift van jou (de onderaannemer) naar je opdrachtgever (de hoofdaannemer). Dit mechanisme is voor de meeste bouw- en renovatiebedrijven een vast onderdeel van de administratie.

Stel, je bent een zzp-stukadoor en een hoofdaannemer huurt je in voor een groot renovatieproject. Je stuurt dan geen factuur met 21% btw. In plaats daarvan pas je de verleggingsregeling toe. Op je factuur zet je de tekst "btw verlegd" en het btw-bedrag blijft op € 0 staan. De hoofdaannemer verwerkt de btw vervolgens in zijn eigen aangifte.

Deze aanpak is essentieel voor een soepele administratie en voorkomt gedoe met de fiscus. De Belastingdienst heeft dit namelijk verplicht gesteld voor werkzaamheden aan onroerende zaken, zoals nieuwbouw en verbouwingen. Je praat hier niet over een uitzondering: in de bouwbranche wordt ruim 65% van de transacties tussen bedrijven via btw-verlegging gefactureerd. Fouten maken is duur. Zonder goede software maakt volgens onderzoek maar liefst 78% van de bouwondernemers fouten in hun btw-aangiften. Dat kan leiden tot boetes die oplopen tot € 5.514 per keer. Wil je precies weten hoe dit werkt, lees dan meer over wat btw verlegging precies inhoudt.

Wanneer pas je btw-verlegging toe?

Niet elke klus valt zomaar onder deze regeling. De belangrijkste voorwaarde is dat het gaat om werk in onderaanneming of het uitlenen van personeel binnen de bouw. Het moet specifiek gaan om fysieke werkzaamheden aan onroerend goed.

Een paar voorbeelden uit de bouwpraktijk:

• Installatiewerk: Jouw installatiebedrijf wordt door een aannemer ingeschakeld om de elektra in een nieuwbouwwoning aan te leggen.
• Schilderwerk: Je schildersbedrijf onderhoudt de gevels van een kantoorpand in opdracht van een facility management bedrijf.
• Dakdekken: Als dakdekker renoveer je in onderaanneming het dak van een woning voor een groter bouwbedrijf.

De tabel hieronder geeft een helder overzicht van de meest voorkomende situaties.

Wanneer btw verleggen in de bouw

Een overzicht van veelvoorkomende scenario's waarin de btw-verleggingsregeling van toepassing is voor bouwbedrijven.

Zoals je ziet, is de kernvraag altijd: voer je fysiek werk uit aan onroerend goed in opdracht van een andere aannemer? Is het antwoord ja, dan is de kans groot dat je de btw moet verleggen.

De onderstaande beslisboom geeft dit nog eens visueel weer voor de meest voorkomende situatie in de bouw.

Deze flowchart laat het in één oogopslag zien: zodra je als onderaannemer aan een bouwproject werkt, is de verleggingsregeling direct van toepassing. Het correct toepassen van deze regel is een fundamenteel onderdeel van je administratie en voorkomt een hoop kopzorgen achteraf.

Wat moet er verplicht op je factuur staan bij btw verlegd?

Een factuur met ‘btw verlegd’ is geen standaard factuur waar je de btw simpelweg van af haalt. De Belastingdienst heeft hier duidelijke spelregels voor, en als je die niet volgt, kan je factuur ongeldig worden verklaard. Dat is een risico dat je als aannemer niet wilt nemen, want de financiële gevolgen kunnen vervelend zijn.

Naast alle gegevens die je normaal al vermeldt – denk aan je bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer – zijn er twee extra vermeldingen die cruciaal zijn. Zonder deze twee elementen is je factuur gewoon niet compleet in de ogen van de fiscus.

De magische woorden: 'btw verlegd'

Het klinkt misschien als een open deur, maar de letterlijke tekst ‘btw verlegd’ móét op de factuur staan. Dit is het signaal voor zowel je opdrachtgever als de Belastingdienst dat de verleggingsregeling van toepassing is.

Je kunt dit op een paar manieren netjes verwerken:

• Bij het btw-tarief: Waar je normaal gesproken ‘21%’ of ‘9%’ noteert, zet je nu ‘0% btw’ met de toevoeging ‘btw verlegd’.
• Als losse opmerking: Een andere veelgebruikte methode is een zin onderaan de factuurregels, zoals: ‘btw verlegd conform artikel 12, lid 5 Wet OB 1968’.

Welke je ook kiest, zorg dat het direct in het oog springt. Dit voorkomt een hoop verwarring en zorgt ervoor dat de administratie van je klant de factuur meteen goed kan verwerken. In onze gids over het opstellen van een factuur lees je meer over de algemene opbouw van een ijzersterke factuur.

Het btw-identificatienummer van je klant

Dit is waar het in de praktijk vaak misgaat, dus let goed op. Je bent verplicht om het geldige btw-identificatienummer van je opdrachtgever te vermelden. Alleen een bedrijfsnaam of KvK-nummer is hier echt niet genoeg.

Een ongeldig of ontbrekend btw-nummer van de klant is een van de meest voorkomende redenen dat de Belastingdienst een factuur afkeurt. De gevolgen zijn voor jou: jij wordt dan alsnog verantwoordelijk gehouden voor de btw, wat kan leiden tot flinke naheffingen en boetes.

Maak er dus een gewoonte van om dit nummer altijd te controleren voordat je de factuur verstuurt. Dit doe je simpel en gratis via de btw-nummer check tool van de Europese Commissie. Daarmee zie je direct of het nummer klopt en actief is.

Fouten in facturatie zijn een serieuze kostenpost. De Belastingdienst corrigeerde duizenden aangiften in de bouw, met een gemiddelde naheffing van € 2.750 tot gevolg. Een MKB-studie laat zien dat renovatiebedrijven met automatisering 22% minder administratieve kosten hebben. Software zoals BuilderFlow minimaliseert dit risico door VIES-checks te automatiseren en te zorgen voor een correcte opmaak. Dat bespaart een werkvoorbereider al snel 40% tijd, omdat data uit opnames direct wordt omgezet in calculaties met 0% btw.

Een btw verlegd factuur in de praktijk: voorbeeld voor onderaanneming

De theorie is een prima startpunt, maar hoe ziet zo’n factuur met ‘btw verlegd’ er nu echt uit in de praktijk? Laten we de regels vertalen naar een concreet factuurvoorbeeld. Dit kun je straks gebruiken als een handige blauwdruk voor je eigen administratie, zodat je precies ziet waar alle verplichte onderdelen moeten staan.

We pakken er een veelvoorkomend scenario bij. Schildersbedrijf "Vakkundig Schilders VOF" wordt als onderaannemer ingeschakeld door hoofdaannemer "Bouwbedrijf Jansen BV". De klus: het schilderwerk voor een nieuwbouwproject. Dit is een klassiek voorbeeld waar je de btw-verleggingsregeling moet toepassen.

De opbouw van het factuurvoorbeeld

Elke factuur begint natuurlijk met de basisgegevens van beide partijen. Bovenaan plaats je de volledige gegevens van jouw bedrijf (Vakkundig Schilders VOF) en daaronder die van de hoofdaannemer (Bouwbedrijf Jansen BV). Vergeet hierbij niet het allerbelangrijkste: de btw-identificatienummers van beide bedrijven. Dit is een harde eis van de Belastingdienst, dus sla dit nooit over.

Daarna volgen de standaard factuurdetails: een uniek factuurnummer en de factuurdatum. Deze twee elementen zijn onmisbaar voor een sluitende boekhouding en helpen jou en je klant om betalingen makkelijk terug te vinden.

Factuurregels voor uren en materiaal

Het hart van je factuur zijn de factuurregels. Hierin omschrijf je precies wat je hebt geleverd. Een heldere specificatie is goud waard, want het voorkomt een hoop vragen en discussies achteraf. In plaats van een vage regel als "Schilderwerk project X", splits je dit uit voor maximale duidelijkheid.

Voorbeeld factuurregels:

• Binnenschilderwerk woning 12: 80 uur à € 45,00 per uur - € 3.600,00
• Buitenschilderwerk kozijnen woning 12: 40 uur à € 45,00 per uur - € 1.800,00
• Geleverde materialen (verf, afplakmateriaal): Conform specificatie - € 950,00

Door je uren en materialen apart te noemen, geef je de hoofdaannemer direct inzicht in hoe de kosten zijn opgebouwd. Dit straalt professionaliteit uit, wekt vertrouwen en zorgt vaak voor een snellere goedkeuring van je factuur.

Een gedetailleerde omschrijving van je werkzaamheden voorkomt niet alleen misverstanden, maar versterkt ook je professionaliteit. Het laat zien dat je een gestructureerde administratie voert en transparant bent over je werk.

Het eindbedrag en de cruciale btw-vermelding

Onder de factuurregels tel je alles op tot een subtotaal. In ons voorbeeld is dat € 6.350,00. En dan nu het belangrijkste onderdeel van deze factuur. Bij de btw-specificatie noteer je het volgende:

• Btw-tarief: 0%
• Btw-bedrag: € 0,00
• Opmerking: Btw verlegd

Het totaal te betalen bedrag is daardoor gelijk aan het subtotaal: € 6.350,00. Door de term ‘btw verlegd’ er letterlijk op te zetten, weet de administratie van de hoofdaannemer direct wat ze met deze factuur moeten doen. Dit is een kernfunctie in moderne software die helpt bij het automatiseren van offertes, omdat het hele proces van calculatie tot facturatie soepeler loopt en de kans op menselijke fouten kleiner wordt.

Een correcte factuur opstellen is meer dan een administratieve verplichting; het is een visitekaartje voor je bedrijf. Met een helder en foutloos document leg je de basis voor een soepele samenwerking en een gezonde cashflow.

Oké, de factuur is de deur uit en goedgekeurd. Mooi! Maar je bent er nog niet. De manier waarop je deze factuur in je btw-aangifte verwerkt, is minstens zo belangrijk als de factuur zelf. En let op: dit pakt heel anders uit voor jou als onderaannemer dan voor de hoofdaannemer.

Als onderaannemer is het gelukkig vrij eenvoudig. Je hebt geen btw ontvangen, dus je hoeft ook niets af te dragen aan de Belastingdienst. Simpel. Je geeft de omzet van deze factuur wél gewoon op.

Dit doe je onder rubriek 1e: Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast. Zodra je dat hebt gedaan, is de kous voor jou af. De hoofdaannemer is nu aan zet.

Hoe de hoofdaannemer de factuur verwerkt

Voor de hoofdaannemer, de partij die jouw factuur ontvangt, is de administratieve puzzel iets ingewikkelder. Hij of zij moet de btw over het factuurbedrag zélf berekenen en opgeven in de aangifte. Maar – en hier komt de truc – diezelfde btw mag in exact dezelfde aangifte direct weer als voorbelasting worden afgetrokken.

Het voelt misschien een beetje als een omslachtige administratieve dans, maar het is de kern van de verleggingsregeling. Onderaan de streep komt het bedrag op nul uit. De btw wordt aangegeven én meteen weer teruggevraagd. Dit mechanisme geeft de Belastingdienst een helder en direct inzicht in de btw-stromen binnen de bouw, zonder dat er daadwerkelijk geld heen en weer wordt geschoven tussen jou en de hoofdaannemer.

Dit nul-somspel is precies waar het om draait bij de verleggingsregeling. De Belastingdienst ziet de transactie en de verschuldigde btw, maar de liquiditeit blijft waar die hoort: bij de ondernemers.

Een rekenvoorbeeld voor de btw-aangifte

Laten we het schildersbedrijf er nog eens bij pakken met die factuur van € 6.350. De hoofdaannemer moet hier zelf de btw over berekenen. In dit geval is dat 21%. Dat komt neer op € 1.333,50 (€ 6.350 x 0,21).

Zo pakt de hoofdaannemer dit aan in de aangifte:

1. Verschuldigde btw opgeven: Hij vult € 1.333,50 in bij de verschuldigde omzetbelasting.
2. Voorbelasting aftrekken: In dezelfde aangifte trekt hij exact hetzelfde bedrag, € 1.333,50, weer af als voorbelasting.

Het saldo is dus € 0. De administratie klopt als een bus en de Belastingdienst heeft alle benodigde informatie.

Het klinkt eenvoudig, maar het correct verwerken van deze stromen is cruciaal. Een rapport van Exact laat zien dat steeds meer bouwbedrijven btw-automatisering omarmen om fouten te voorkomen. Boetes voor een verkeerd btw-nummer of een missende 'btw verlegd'-vermelding kunnen namelijk flink oplopen. Wil je weten hoe je dit soort hoofdpijn voorkomt? Ontdek hoe goede facturatie software voor de bouw dit proces voor je kan stroomlijnen. Juist omdat dit een administratieve handeling is, is het een belangrijk controlepunt voor de fiscus, met name bij grensoverschrijdende transacties.

Voorkom de meest gemaakte fouten bij btw verleggen

De btw-verleggingsregeling is op papier glashelder. Maar in de waan van de dag, zeker op een hectisch bouwproject, is een foutje zo gemaakt. Een vergissing op een factuur met btw verlegd kan je echter duur komen te staan. Het gaat verder dan wat administratieve rompslomp; het kan leiden tot naheffingen en boetes van de Belastingdienst.

Gelukkig zijn de meeste valkuilen met een beetje aandacht prima te omzeilen. Een klassieke fout is bijvoorbeeld het vergeten van het btw-identificatienummer van je opdrachtgever. Zonder dit nummer is de factuur simpelweg ongeldig. Even riskant: er zomaar vanuit gaan dat je de btw mag verleggen. Werk je rechtstreeks voor een particulier of een VvE? Dan mag je de btw nooit verleggen en breng je gewoon 21% of 9% btw in rekening.

De hardnekkigste struikelblokken uit de praktijk

Door de jaren heen zie je steeds dezelfde problemen terugkomen. Door hier scherp op te zijn, bespaar je jezelf een hoop hoofdpijn en voorkom je lastige discussies met je opdrachtgever en de fiscus.

• Te vage omschrijvingen: Een factuurregel als "Werkzaamheden conform offerte" is echt niet voldoende. Specificeer wat je hebt gedaan en welke materialen je hebt geleverd. Dat is niet alleen duidelijker voor je klant, maar versnelt ook de goedkeuring.
• Het verkeerde nummer controleren: Sommige ondernemers verwarren het KvK-nummer met het btw-identificatienummer. Dit zijn twee totaal verschillende nummers. Het btw-nummer van je Nederlandse klant controleer je eenvoudig via de btw-nummer check tool van de Europese Commissie.
• De factuur eruit sturen zonder dubbelcheck: Stuur een factuur nooit op de automatische piloot de deur uit. Even een laatste blik op alle verplichte onderdelen kost je hooguit een minuut, maar kan je duizenden euro's aan ellende besparen.

De slimste manier om fouten te tackelen, is door je proces te standaardiseren. Werk met een vaste checklist of een slim softwaresysteem. Zo bouw je de controle in en worden slordigheidsfouten verleden tijd.

Een gestructureerde aanpak is je beste verdediging. Met software zoals BuilderFlow kun je niet alleen razendsnel en foutloos inspectierapporten automatiseren, maar zorg je er ook voor dat je offertes en facturen altijd consistent en correct zijn. Door te werken met slimme sjablonen waarin de controles al zijn ingebouwd, wordt het bijna onmogelijk om een verplicht veld over het hoofd te zien.

Checklist om fouten op je btw verlegd factuur te voorkomen

Voordat je op 'verzenden' klikt, is het slim om er een vaste routine van te maken om je factuur nog één keer na te lopen. Deze checklist helpt je om niets over het hoofd te zien en met een gerust hart te factureren.

Door deze punten standaard af te vinken, bouw je een extra veiligheidsmarge in. Het kost je nauwelijks tijd en geeft een hoop rust.

Benieuwd hoe je jouw facturatieproces kunt versterken en dit soort fouten voorgoed kunt uitbannen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je graag zien hoe je met de juiste tools meer grip en zekerheid in je administratie krijgt.

Veelgestelde vragen over btw verlegd in de bouw

De btw-verleggingsregeling is een van die onderwerpen die in de praktijk altijd vragen oproept. Een kleine misinterpretatie kan al snel leiden tot een foute factuur, met alle vervelende gevolgen van dien. Daarom hebben we de meest gestelde vragen die we van aannemers en onderaannemers krijgen hier voor je op een rij gezet. Zo kun je met meer zekerheid je administratie voeren.

Moet ik ook btw verleggen als ik alleen materialen lever aan een andere aannemer?

Nee, de verleggingsregeling geldt hier niet. Als je puur en alleen materialen levert zonder dat je ze zelf monteert of verwerkt, stuur je gewoon een factuur met het reguliere btw-tarief van 21%.

De regeling is echt bedoeld voor fysieke werkzaamheden aan onroerend goed. Pas op het moment dat de levering van materialen onderdeel is van de klus – je installeert bijvoorbeeld een complete badkamer die je ook zelf levert – dan pas verleg je de btw over het gehele factuurbedrag.

Wat gebeurt er als ik ten onrechte btw heb verlegd op een factuur?

Dat is een fout die je zo snel mogelijk moet herstellen. Als je per ongeluk de btw hebt verlegd terwijl dat niet mocht (bijvoorbeeld aan een particulier), kan de Belastingdienst die btw alsnog bij jou komen halen. Je opdrachtgever kan die onterecht betaalde btw dan ook niet aftrekken als voorbelasting.

De enige juiste oplossing is om de foute factuur te crediteren. Je stuurt dus een creditfactuur voor het volledige bedrag en maakt daarna een nieuwe, correcte factuur op. Door te werken met vaste templates in software, zoals bij het maken van een offerte met bouwcalculatie software, verklein je de kans op dit soort fouten aanzienlijk.

Hoe werkt btw verleggen bij een buitenlandse onderaannemer?

Stel, je huurt een onderaannemer uit Duitsland of België in voor een klus in Nederland. Welke regels gelden dan? De vuistregel is simpel: het werk vindt plaats in Nederland, dus de Nederlandse btw-wetgeving is leidend.

Dit betekent dat de buitenlandse onderaannemer de btw naar jou, de Nederlandse hoofdaannemer, moet verleggen. Jij berekent vervolgens de btw, geeft deze aan in je eigen aangifte, en trekt deze direct weer als voorbelasting af. Zorg er wel voor dat de btw-identificatienummers van beide partijen correct op de factuur staan, want dat is cruciaal.

De locatie van het onroerend goed bepaalt welke btw-regels van toepassing zijn. Bij werk in Nederland geldt dus altijd de Nederlandse wet, ongeacht waar de onderaannemer vandaan komt.

Geldt de verleggingsregeling ook voor schoonmaakwerk na een verbouwing?

Ja, in veel gevallen wel. Als de schoonmaakwerkzaamheden direct te maken hebben met het opleveren van een bouwproject, vallen ze ook onder de verleggingsregeling. Huur jij als hoofdaannemer een schoonmaakbedrijf in om de bouwplaats spik en span op te leveren, dan moet dat bedrijf de btw naar jou verleggen.

Ben je klaar met het handmatig controleren van facturen en wil je zeker weten dat jouw administratie klopt? BuilderFlow automatiseert het hele proces van opname tot facturatie. Maak sneller foutloze offertes en inspectierapporten door simpelweg foto’s te maken en notities in te spreken. Ontdek op https://www.usebuilderflow.com hoe je uren administratief werk bespaart en altijd voldoet aan de laatste eisen.