Je factuur maken in Excel als bouwbedrijf

17 november 2025

Voor veel aannemers is een factuur maken in Excel een vertrouwde, snelle manier om hun werk betaald te krijgen. Het programma geeft je de vrijheid om facturen direct aan te passen voor onverwacht meerwerk of specifieke materiaalkosten, zonder dat je hoeft te investeren in dure, nieuwe software. Zo houd je de administratie lekker in eigen hand.

Waarom Excel nog steeds de basis is voor veel aannemers

In de bouw voelt Excel voor de meeste zzp'ers en MKB-bedrijven als een stuk gereedschap dat je al jaren kent. Je hebt het waarschijnlijk al op je computer staan, dus de drempel om ermee te beginnen is praktisch nul. Deze directe beschikbaarheid is een van de belangrijkste redenen waarom zoveel bouwprofessionals nog steeds zweren bij deze methode.

En dat is niet zomaar een onderbuikgevoel; de cijfers bevestigen dit beeld. Onderzoek van het CBS laat zien dat bijna 60% van de zzp'ers in Nederland spreadsheets zoals Excel gebruikt voor hun complete administratie, inclusief facturatie. Kijk je naar ondernemers onder de 35, dan schiet dit percentage zelfs omhoog naar 72%. Je kunt meer lezen over de technologiekeuzes van ondernemers op de website van het CBS.

De controle en flexibiliteit van een eigen sjabloon

Het allergrootste voordeel is de volledige controle die je hebt over het facturatieproces. Je zit niet vast aan de rigide structuur van een softwarepakket. Moet je op het laatste moment een factuur aanpassen voor onvoorzien meerwerk of wil je specifieke materiaalkosten apart specificeren? In Excel is dat met een paar klikken gepiept.

Die flexibiliteit is goud waard in de bouw, waar geen twee projecten ooit precies hetzelfde zijn. Je kunt heel makkelijk regels toevoegen voor zaken als:

• Gewerkeerde uren per specifieke medewerker
• Gebruikte materialen, compleet met artikelnummers
• Kosten voor ingehuurde onderaannemers of materieel

Een goed ingericht Excel-sjabloon fungeert als een digitale blauwdruk voor je financiële administratie. Het dwingt je om gestructureerd te werken, wat essentieel is voor een gezonde cashflow.

Ondanks de opkomst van allerlei gespecialiseerde software blijft Excel dus een verrassend krachtig en relevant middel, mits je het slim aanpakt. Een gestructureerd proces is de sleutel tot efficiëntie, een principe dat we bij BuilderFlow dagelijks in de praktijk brengen om bijvoorbeeld het automatiseren van offertes mogelijk te maken. Dit artikel helpt je een professioneel en foutloos factuursjabloon op te zetten dat perfect is afgestemd op de unieke eisen van de bouwsector.

De bouwstenen van een waterdichte factuur

Een professionele factuur staat of valt met een solide basis. Zonder de juiste, wettelijk verplichte onderdelen kan een klant je factuur weigeren. Of erger nog: je krijgt gedoe met de Belastingdienst. Een goed sjabloon voorkomt dit en straalt meteen vertrouwen uit.

Het fundament bestaat uit je eigen bedrijfsgegevens. Zorg ervoor dat je bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-nummer direct in het oog springen, bijvoorbeeld in de kop- of voettekst. Datzelfde geldt voor de volledige naam en het adres van je klant. Correcte gegevens zijn cruciaal om vertraging in de betaling te voorkomen.

Specifieke velden voor de bouw

Naast de standaardinformatie zijn er in onze sector een paar velden die je absoluut niet mag vergeten. In de praktijk zie ik het hier nog weleens misgaan.

• Projectadres: Dit is vaak anders dan het factuuradres. Vermeld het expliciet om verwarring te voorkomen, bijvoorbeeld: "Werkzaamheden uitgevoerd op: Hoofdstraat 12, Amsterdam".
• Referentienummer: Dit kan het nummer zijn van de goedgekeurde offerte of een inkoopordernummer van de opdrachtgever. Hiermee help je de klant de factuur intern razendsnel te verwerken.
• Duidelijke datums: Noteer altijd de factuurdatum én de datum waarop de klus is afgerond of de materialen zijn geleverd.

Een ander kritiek punt is de factuurnummering. Deze moet uniek en opeenvolgend zijn. Een simpel, waterdicht systeem is het jaartal gevolgd door een volgnummer, zoals 2024-001, 2024-002, enzovoort. Dit houdt je administratie overzichtelijk en voldoet perfect aan de eisen.

Het correct specificeren van meer- en minderwerk op je factuur is essentieel. Zo houd je de communicatie helder en de betaling vlot. Zorg dat deze posten duidelijk gescheiden zijn van het oorspronkelijke werk.

Je factuur moet een glasheldere omschrijving bevatten van de geleverde diensten en materialen. Wees specifiek. In plaats van een vage post als "Diverse werkzaamheden", schrijf je bijvoorbeeld "Vervangen kozijnen verdieping 1 (12 uur)" en "Levering en montage van HR++ glas (4 stuks)". Dit soort details, samen met het correct omgaan met meerwerk en minderwerk in de bouw, voorkomt discussies achteraf en zorgt dat je factuur sneller wordt goedgekeurd.

Slimme Excel formules die fouten voorkomen

De échte kracht van een factuur in Excel zit ‘m niet in het grid, maar in het automatiseren van je berekeningen. Daarmee voorkom je die kleine tikfoutjes die je uren werk en soms zelfs geld kunnen kosten. En het mooie is: je hoeft echt geen Excel-expert te zijn om je facturen een stuk slimmer en betrouwbaarder te maken.

De meest cruciale formule is SOM. Hiermee tel je moeiteloos alle factuurregels bij elkaar op voor een feilloos subtotaal. Stel, je hebt drie posten met bedragen in cellen D5, D6 en D7. De formule =SOM(D5:D7) in cel D8 geeft je direct het juiste totaal. Weg met die rekenmachine.

De infographic hieronder geeft een goed beeld van de basisopbouw van een factuur, van je eigen gegevens tot de projectdetails van de klant.

Deze heldere structuur is het fundament waarop je de slimme formules bouwt die het rekenwerk voor je gaan doen.

Automatiseer je bedragen en btw

Voor elke factuurregel kun je de berekening volledig automatiseren. Als je in cel B10 het aantal gewerkte uren (8) hebt staan en in C10 je uurtarief (€55), dan zet je in cel D10 simpelweg de formule =B10*C10. Excel rekent dan direct het totaalbedrag van €440 voor je uit. Geen omkijken meer naar.

Maar het is vooral de btw-berekening waar de meeste fouten insluipen. Gelukkig is ook dit kinderspel om te automatiseren.

• Btw-bedrag berekenen: Staat je subtotaal (de som van alle regels) in cel D11? Voor het 21% tarief gebruik je de formule =D11*0,21. Voor het verlaagde 9% tarief wordt dit =D11*0,09.
• Eindtotaal berekenen: Tel het subtotaal en het btw-bedrag bij elkaar op. Dat is in dit voorbeeld dus =D11+D12.

Door deze basisformules consistent te gebruiken, maak je de kans op menselijke fouten minimaal. Je sjabloon wordt een betrouwbaar systeem dat voor je rekent, vergelijkbaar met hoe goede calculatiesoftware voor de bouw foutmarges uit je offertes haalt.

De tabel hieronder geeft je een handig overzicht van de meest gebruikte formules. Zo heb je een spiekbriefje bij de hand als je je eigen sjabloon bouwt.

Onmisbare formules voor je factuursjabloon

Een overzicht van de meest gebruikte Excel-formules voor het automatiseren van je factuur, inclusief praktijkvoorbeelden voor aannemers.

Met deze formules dek je 99% van je facturatiebehoeften. Ze zijn de motor van een goed geautomatiseerd sjabloon.

Toch is Excel als facturatietool niet zonder risico. Hoewel gratis sjablonen in één jaar tijd meer dan 120.000 keer werden gedownload, blijkt dat 40% van de zzp'ers die Excel gebruiken minstens één fout per jaar maakt, vaak door een verkeerde btw-berekening. Een volledige analyse over zzp'ers en hun administratie lees je op de website van het CBS. Dit benadrukt maar weer hoe belangrijk het is om je formules goed in te stellen en je processen te controleren.

Je factuur opmaken en professioneel versturen als PDF

Een correct berekende factuur is één ding, maar de presentatie is minstens zo belangrijk. Je factuur is immers een verlengstuk van je vakmanschap. Een strakke, professionele opmaak versterkt het vertrouwen van je opdrachtgever en zorgt ervoor dat je serieus wordt genomen.

Begin simpel: voeg je bedrijfslogo toe, meestal links- of rechtsboven. Kies vervolgens een goed leesbaar, zakelijk lettertype. Denk aan Arial of Calibri in een lettergrootte van 10 of 11. Houd het rustig met kleuren; gebruik ze alleen subtiel als het echt bij je huisstijl past, bijvoorbeeld voor de kopteksten. Een wirwar aan kleuren leidt alleen maar af en komt amateuristisch over.

Zorg er daarna voor dat alles netjes is uitgelijnd. Bedragen horen rechts te staan en omschrijvingen links. Dit creëert rust en overzicht, waardoor een klant de factuur veel sneller kan controleren en hopelijk ook sneller betaalt.

Van Excel naar een waterdichte PDF

De laatste stap is misschien wel de belangrijkste: het omzetten van je Excel-bestand naar een PDF. Verstuur nooit het originele .xlsx-bestand naar je klant. Een Excel-bestand kan per ongeluk (of zelfs bewust) worden aangepast. Een PDF daarentegen is een definitief en onveranderlijk document. Voor de rechtsgeldigheid is dit cruciaal.

Het klinkt misschien als een open deur, maar je staat ervan te kijken hoe vaak dit nog misgaat. Uit een onderzoek van het CPB blijkt dat 55% van de MKB-bedrijven in Nederland Excel gebruikt voor facturatie. Interessant is dat 35% van deze bedrijven regelmatig worstelt met het exporteren naar PDF of het maken van een goede back-up. Je kunt meer lezen over dit onderzoek naar ondernemers en technologie op hun website.

Check altijd even de afdrukinstellingen in Excel voordat je exporteert. Gebruik de ‘Afdrukvoorbeeld’-functie om te zien of de factuur netjes op één A4'tje past en of er geen rare afbreekpunten zijn.

Geef het PDF-bestand tot slot een logische, herkenbare naam. Dit staat niet alleen professioneel naar je klant, maar helpt je ook enorm bij het op orde houden van je eigen administratie. Een goede structuur is bijvoorbeeld: Factuur_2024-001_Familie-Jansen_Renovatie-Badkamer.pdf. Zo vind je alles in een handomdraai terug.

Wanneer Excel niet meer genoeg is voor je bouwbedrijf

Excel is een fantastisch startpunt voor je facturatie, daar is geen twijfel over mogelijk. Zeker als je net de deuren van je bedrijf opent, is het een vertrouwd en toegankelijk stuk gereedschap. Maar wat gebeurt er als je bedrijf groeit?

Wanneer je meerdere projecten tegelijk jongleert, kan die handige spreadsheet plotseling veranderen in een tijdrovende bottleneck. Het handmatig overtypen van gegevens wordt een dagtaak en de kans op een kostbare fout sluipt er bij elke nieuwe factuur steeds makkelijker in.

Herken je dat gevoel? Dat je meer tijd kwijt bent aan je administratie dan aan je vakwerk op de bouwplaats? Dat is vaak het eerste, duidelijke signaal dat je de grenzen van Excel hebt bereikt.

De signalen dat je Excel bent ontgroeid

Op het moment dat je administratie meer frustratie dan overzicht oplevert, is het tijd om even stil te staan bij je proces. Misschien ontdek je dat de btw-berekening op een oude factuur toch niet klopte. Of erger nog: je bent het overzicht op openstaande betalingen compleet kwijtgeraakt.

Geen zorgen, dit zijn typische groeipijnen waar bijna elke aannemer vroeg of laat tegenaan loopt:

• Terugkerende fouten: Je vindt regelmatig rekenfoutjes in totalen of btw-bedragen, ook al heb je je formules nog zo zorgvuldig opgezet. Een verkeerd gekopieerde cel is zo gebeurd.
• Tijdverlies: Het opstellen, dubbelchecken en versturen van je facturen kost je wekelijks uren. Uren die je veel liever aan je projecten of klanten zou besteden.
• Gebrek aan overzicht: Je hebt geen centrale plek waar je direct ziet welke facturen betaald zijn, wat er nog openstaat en welke offertes inmiddels zijn goedgekeurd. Alles zit verspreid.
• Geen koppeling met de praktijk: Je facturatie staat volledig los van de rest van je werk. Er is geen link met projectfoto’s, inspectierapporten of de urenregistratie van je team.

De overstap van een handmatig proces in Excel naar een slimme tool is geen kostenpost. Zie het als een strategische investering in de efficiëntie en professionaliteit van je bedrijf.

Stel je eens voor: een goedgekeurde offerte die je met één klik omzet in een foutloze factuur. Of dat de foto’s van een inspectie direct gekoppeld zijn aan de administratie van dat specifieke project. Dit is precies waar software specifiek voor de bouw het verschil maakt. Een tool als BuilderFlow is ontworpen om je volledige proces te stroomlijnen, van de eerste opname tot de laatste factuur. Het is de logische volgende stap die je helpt te focussen op waar je écht goed in bent: bouwen. Ontdek alle features van BuilderFlow en zie hoe we jouw werk makkelijker kunnen maken.

Vragen uit de praktijk over factureren met Excel

Facturen maken in Excel roept in de praktijk vaak dezelfde vragen op. We horen ze dagelijks van aannemers en vaklui die het goed willen doen, maar soms door de bomen het bos niet meer zien. Hieronder vind je de antwoorden op de meestgestelde vragen, zodat jij de typische valkuilen kunt vermijden.

Hoe zorg ik voor een sluitende factuurnummering die de Belastingdienst goedkeurt?

Een sluitende, logische nummering is geen bijzaak, maar een harde eis. De Belastingdienst wil een ononderbroken reeks zien. De meest gebruikte methode is een combinatie van het jaartal met een volgnummer, zoals 2024-001, 2024-002, enzovoort.

Het allerbelangrijkste is dat elk factuurnummer uniek is en dat er nooit gaten in je reeks vallen. Sla je dus per ongeluk een nummer over? Dan moet je dat kunnen uitleggen. Consistentie is hier echt het sleutelwoord.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij een Excel-factuur?

Ik zie in de praktijk vooral drie fouten steeds weer terugkomen: rekenfouten in de btw-formules, het vergeten van verplichte gegevens zoals je KVK-nummer, en het per ongeluk opslaan van een nieuwe factuur over een oude heen.

Een simpele, maar gouden tip om die laatste fout te voorkomen: sla je lege basissjabloon op als een 'alleen-lezen' bestand. Zo dwingt Excel je om elke nieuwe factuur bewust op te slaan onder een unieke naam, bijvoorbeeld 'Factuur 2024-034 Klantnaam'.

Ja, een factuur die je met Excel maakt, is absoluut rechtsgeldig. De voorwaarde is wel dat deze aan alle wettelijke eisen voldoet. Zorg er dus voor dat alle bedrijfs- en klantgegevens, een uniek factuurnummer, de datum, een duidelijke omschrijving en de juiste btw-specificaties erop staan. Zeker in de bouw is de correcte toepassing van btw-regels, zoals de btw-verleggingsregeling, extra belangrijk. In onze blog lees je meer over wat btw-verlegging precies inhoudt.

Nog een laatste tip: verstuur je factuur nooit als Excel-bestand (.xlsx), maar altijd als PDF. Een Excel-bestand kan achteraf door iedereen worden aangepast. Een PDF is een definitief document en staat een stuk professioneler.

Ben je het handmatige gedoe en de kans op fouten in Excel zat? BuilderFlow automatiseert je hele administratie, van offerte tot rapportage. Zet projectfoto’s direct om in professionele documenten en bespaar kostbare uren. Ontdek vandaag nog hoe je sneller en foutlozer kunt werken op https://www.usebuilderflow.com.