Hoe maak je een factuur? Tips voor snelle, correcte betaling in de bouw

8 oktober 2025

Een factuur is zoveel meer dan alleen een betaalverzoek. Zie het als de professionele handtekening onder je harde werk. Zeker in de bouw, waar de bedragen flink kunnen oplopen, is een foutloze factuur goud waard. Het voorkomt een hoop discussie achteraf en, niet onbelangrijp, het houdt je cashflow gezond.

De kern van een ijzersterke factuur? Simpel: hij moet wettelijk kloppen en glashelder omschrijven welk werk je precies hebt uitgevoerd.

De fundamenten voor een ijzersterke factuur

Voordat je begint, is het goed om te beseffen dat de Belastingdienst niet zomaar wat roept. Die regels voor facturen zijn er niet voor niets. Een correcte factuur is een juridisch document. Mocht er ooit discussie ontstaan over een oplevering of meerwerk, dan sta je daarmee een stuk sterker. Het is de basis voor een snelle betaling en laat zien dat je een professional bent.

Een goede factuur is eigenlijk het sluitstuk van een goed voortraject. Dat begint al bij een gedetailleerde calculatie en een heldere offerte. Met calculatie bouwsoftware leg je direct een foutloze basis voor je uiteindelijke factuur.

De wettelijke eisen: even op een rijtje

Iedere factuur die de deur uitgaat, moet aan een aantal harde eisen voldoen. Anders is ‘ie simpelweg niet geldig. Om te voorkomen dat je hier de mist in gaat, heb ik de belangrijkste voor je opgesomd.

Checklist voor een wettelijk correcte factuur

Deze checklist helpt je om te controleren of alle verplichte onderdelen op je factuur staan. Een kleine moeite, die je later veel hoofdpijn kan besparen.

Door deze checklist te volgen, zorg je ervoor dat je factuur juridisch en administratief waterdicht is.

Deze infographic laat mooi zien hoe het proces in elkaar steekt, van begin tot eind.

Zo'n visueel overzicht maakt direct duidelijk waarom een gestructureerde aanpak zo belangrijk is. Het is een proces met duidelijke stappen.

Houd er ook rekening mee dat de wereld van administratie niet stilstaat. E-facturatie wordt steeds meer de standaard, deels aangejaagd door Europese regels. Het is dus slim om je processen hier alvast op in te richten.

Door deze basisprincipes te hanteren, leg je een ijzersterk fundament. En wil je dit proces nu echt stroomlijnen en zeker weten dat je altijd aan de laatste eisen voldoet? Dan kan een tool als BuilderFlow je enorm helpen om alles te automatiseren. Bezoek onze homepage om te zien hoe we dat doen.

Maak je factuur professioneel en betaalvriendelijk

Een factuur die voldoet aan alle wettelijke eisen is de basis. Maar een écht goede factuur is meer dan dat. Het is een visitekaartje. Een professioneel document dat niet alleen vertrouwen uitstraalt, maar je klant ook motiveert om direct te betalen. Een strakke lay-out en heldere betaalinstructies maken hierin het verschil.

Een professionele uitstraling, zoals je die ook terugziet op de homepage van BuilderFlow, draagt direct bij aan je merkimago. Het laat zien dat je niet alleen vakwerk aflevert, maar ook je administratie strak op orde hebt. Dat wekt vertrouwen en bouwt aan een sterke klantrelatie.

Maak betalen zo makkelijk mogelijk

Hoe simpeler jij het voor je klant maakt om te betalen, hoe sneller het geld op je rekening staat. Simpel zat. Denk dus verder dan alleen de wettelijke eisen en voeg elementen toe die het betaalproces versnellen.

• Knallende betalingstermijn: Zet de uiterste betaaldatum prominent op de factuur. Bijvoorbeeld: "Graag betalen voor 15 juli 2024".
• Kraakheldere betaalinstructies: Voeg je IBAN toe en overweeg een QR-code. Daarmee kan de klant de factuur direct via mobiel bankieren voldoen.
• Specificeer meer- en minderwerk: Voorkom eindeloze discussies achteraf en specificeer alle extra werkzaamheden apart en gedetailleerd. Zo weet de klant precies waarvoor hij betaalt.
• Verwijs naar je algemene voorwaarden: Een kleine verwijzing onderaan de factuur kan een hoop juridisch getouwtrek voorkomen.

Zie je factuur als de financiële afronding van je harde werk. Elke specificatie – van materialen en manuren tot onvoorziene kosten – moet glashelder zijn. Iedere onduidelijkheid is een potentiële reden voor betaalvertraging.

Duidelijke omschrijvingen voorkomen vragen

In de bouw is een vage omschrijving als "diverse werkzaamheden" vragen om problemen. Wees specifiek tot op de schroef. Beschrijf de uitgevoerde taken, de gebruikte materialen en de gewerkte uren per onderdeel. Geen ruimte voor misverstanden.

Werk je aan een langlopend project? Dan zijn deelfacturen de norm. Vermeld dan klip-en-klaar welke fase van het project de factuur dekt. Denk aan: "Termijn 1: Grondwerk en fundering". Dit geeft niet alleen duidelijkheid, maar helpt de klant ook om de voortgang van het project te volgen. Een gestructureerde aanpak, van offerte tot de allerlaatste factuur, is hierin de sleutel. Het automatiseren van je offertes is een ijzersterke eerste stap naar een vlekkeloos facturatieproces.

Voorkom vertraging en krijg sneller betaald

Wachten op je geld. Iedere ondernemer in de bouw kent de frustratie en de druk die het op je cashflow legt. Een late betaling is vervelend, maar een reeks late betalingen kan je bedrijf echt in de problemen brengen.

Gelukkig kun je hier zelf veel aan doen. Met een slimme aanpak en een strak proces zorg je ervoor dat facturen niet onnodig lang op de plank blijven liggen. In dit artikel laten we zien hoe je het facturatie- en herinneringsproces versnelt, zodat jij krijgt waar je recht op hebt: een tijdige betaling.

Een simpel voorbeeld uit de praktijk: een renovatiebedrijf dat we spreken, stuurt de factuur tegenwoordig direct na de eindoplevering, samen met het inspectierapport. Het resultaat? De gemiddelde betalingstermijn is met meer dan een week ingekort. Kleine verandering, groot effect.

Het perfecte moment voor je factuur

Timing is alles. Een factuur sturen op het juiste moment kan het verschil maken tussen direct betaald krijgen of wekenlang wachten.

Wacht dus niet te lang. Verstuur je factuur direct nadat je het werk hebt opgeleverd of een dienst hebt verleend. Het project zit dan nog vers in het geheugen bij de klant, en de tevredenheid is op zijn hoogtepunt. Dat vergroot de betaalbereidheid enorm.

Bij langlopende projecten is het slim om in termijnen te factureren. Spreek bijvoorbeeld af om maandelijks of na elke afgeronde fase een deelfactuur te sturen. Zo houd je de cashflow op gang en voorkom je dat je aan het einde van een groot project op een flink bedrag moet wachten.

“Een factuur versturen op het hoogtepunt van tevredenheid verhoogt de betaalbereidheid.”

Een waterdicht herinneringsproces

Ondanks een perfect getimede factuur, kan een betaling toch uitblijven. Een gestructureerd herinneringsproces is dan onmisbaar. Zonder meteen de sfeer te bederven, natuurlijk.

Begin een paar dagen na de vervaldatum met een vriendelijke reminder. Een kort, informeel mailtje is vaak al genoeg. Het houdt de communicatie luchtig en voorkomt onnodige irritatie.

Heeft dat geen effect? Dan is het tijd om de volgende stappen te zetten. Een beproefde aanpak ziet er zo uit:

1. De vriendelijke herinnering: Stuur eerst een korte, informele e-mail. "Hoi [naam], ik wilde even checken of factuur [nummer] goed is aangekomen. Zou je de betaling in orde willen maken?"
2. De formele herinnering: Na een week nog geen betaling? Stuur dan een formelere herinnering met een concrete nieuwe betaaltermijn.
3. De aanmaning: Blijft een reactie nog steeds uit, dan volgt de laatste stap: een aanmaning waarin je mogelijke extra kosten (zoals incassokosten) benoemt.

Het klinkt misschien streng, maar het is noodzakelijk. Uit recente statistieken blijkt dat in 2024 bijna 20% van de Nederlandse bedrijven hun facturen te laat betaalde. Opvallend is dat zeer kleine bedrijven 82,2% van hun facturen netjes op tijd betalen, terwijl dit bij grote bedrijven slechts 38,6% is. Een correcte en tijdige factuur is dus cruciaal om niet zelf vertraging te veroorzaken. Lees de volledige studie over betaalgedrag in Nederland.

Om te voorkomen dat je dit handmatig moet bijhouden, kun je het herinneringsproces automatiseren met slimme software. Met BuilderFlow kun je bijvoorbeeld de status van facturen volgen en automatisch herinneringen inplannen. Zo vergeet je nooit meer iets en heb je er geen omkijken naar.

Een paar praktische tips die het betaalproces versnellen:

• Wees helder: Communiceer altijd duidelijk de uiterste betaaldatum.
• Maak het makkelijk: Voeg een QR-code of directe betaallink toe. Hoe minder moeite de klant hoeft te doen, hoe sneller je je geld hebt.
• Verwijs naar de regels: Link op je factuur naar je algemene voorwaarden, waarin je betalingstermijnen zijn vastgelegd.

Een gouden tip is om je facturatie te combineren met je documentatie. Door bijvoorbeeld je factuur samen met de inspectierapporten te versturen, geef je direct het bewijs van geleverd werk. Dit kun je eenvoudig automatiseren met inspectierapporten.

Vragen? We helpen je graag verder

Wil je weten hoe je jouw facturatieproces kunt automatiseren en stroomlijnen? Bekijk de features van BuilderFlow of neem direct contact op via onze contactpagina.

Je bespaart niet alleen uren aan administratie, maar voorkomt ook kostbare fouten en onnodige vertragingen. Probeer BuilderFlow en ervaar zelf hoe snel jouw facturen betaald kunnen worden.

Meer weten? Ga naar de homepage of bel ons direct. We denken graag met je mee.

Automatiseer je facturatie met slimme software

Nog steeds handmatig facturen tikken in Word of Excel? Dat kost niet alleen zeeën van tijd, maar het is ook vragen om problemen. Een tikfout in een bedrag of een verkeerd huisnummer is zo gemaakt. Gevolg? Discussies met de klant en, je raadt het al, vertraagde betalingen.

Slimme software zoals BuilderFlow pakt dit heel anders aan. De tool haalt de gegevens rechtstreeks uit je offertes en inspectierapporten. Eén klik en je hebt een complete, foutloze factuur. Dat staat niet alleen professioneel, het scheelt je ook een hoop administratieve rompslomp.

• Nooit meer handmatig overtypen dankzij exacte calculaties
• Bespaar tot wel 30 minuten per factuur
• Houd simpel overzicht over de status van al je facturen in één dashboard

Stel je voor, je bent een renovatiebedrijf. Het inspectierapport, compleet met foto’s en ingesproken notities van de opname, wordt direct aan de factuur gekoppeld. Zo weet je zeker dat de gefactureerde uren en materialen kloppen en voorkom je eindeloze discussies over meer- of minderwerk.

Bovendien kun je automatische herinneringen instellen. Dreigt de betaaltermijn te verstrijken? Dan krijgt je klant automatisch een vriendelijke reminder. Zo houd je de cashflow op gang en hoef je er zelf niet achteraan.

Handmatig versus automatisch

Automatiseren gaat niet alleen over snelheid. Het draait om precisie en, uiteindelijk, een betere band met je klant.

Natuurlijk is digitale veiligheid cruciaal wanneer je processen automatiseert. Zorg er dus voor dat je weet hoe je je gegevens goed beschermt; een gids voor wachtwoorden veilig opslaan is daarbij geen overbodige luxe.

Het mooie van BuilderFlow is dat je facturatie naadloos aansluit op andere modules, zoals offertes, calculaties en Wkb-proof rapportages.

Het hele proces, van opname tot factuur, sluit perfect op elkaar aan. Geen dubbel werk meer. Gemiddeld scheelt dat al snel 2 uur aan administratie per week. Tijd die je veel beter op de bouwplaats kunt gebruiken dan achter een spreadsheet.

• Realtime data: kostprijzen en materiaalinfo zijn altijd up-to-date.
• Koppeling met je boekhouding: exporteer facturen direct naar je administratiepakket.
• Sjablonen en lay-out: zorg voor een professionele en consistente huisstijl.

“Dankzij BuilderFlow hebben we onze facturatie met 50% versneld en hebben we nul fouten.” – Jan de Vries, aannemer

Zelf aan de slag? Lees op onze blog hoe je slimmer kunt factureren met BuilderFlow.

Veelgemaakte facturatiefouten in de bouw en hoe je ze vermijdt

Zelfs de meest doorgewinterde aannemer kan het overkomen: je stuurt een factuur en er ontbreekt iets. Een vergeten projectreferentie is zo’n klassieker. Het gevolg? Een klant die geen idee heeft op welk werk de rekening precies slaat, en dus wacht met betalen.

Een andere boosdoener is een vage omschrijving van meerwerk. Dat is vragen om discussies en, je raadt het al, vertraging in de betaling. De meest voorkomende slippertjes op een rijtje:

• Geen projectreferentie: De klant weet niet welke klus het betreft.
• Onduidelijk meerwerk: Ruimte voor interpretatie en discussie.
• Verkeerd btw-tarief: Kan leiden tot fiscale correcties en boetes.
• Bewijsstukken ontbreken: Denk aan een ondertekend opleverrapport.

Een praktijkvoorbeeld dat je wilt voorkomen

Stel je een dakdekker voor die extra rollen bitumen gebruikt, maar dit niet duidelijk specificeert op de factuur. De klant ziet een hoger bedrag dan verwacht en weigert te betalen. Hij weet immers niet waar die extra kosten vandaan komen.

Dit hele debacle was simpelweg te voorkomen met een gestructureerde, heldere omschrijving. Split het werk nauwkeurig uit per onderdeel en loop je factuur na met een interne checklist. Nog beter: gebruik slimme software die uren en materialen automatisch koppelt aan de juiste projectfase.

Grip op je facturatie met de juiste tools

Een geautomatiseerd systeem als BuilderFlow is hierin je beste vriend. Gegevens uit inspectierapporten en calculaties worden direct in de factuur geïntegreerd. Geen gedoe meer met handmatig overtypen en het risico op fouten.

Bovendien voeg je binnen BuilderFlow moeiteloos alle benodigde bewijsstukken toe, zoals foto's van de uitgevoerde werkzaamheden.

Check je factuur altijd dubbel voordat je op 'verzenden' klikt. Staan alle verplichte onderdelen en bewijzen erop? Pas dan gaat hij de deur uit.

Met een strak proces voorkom je dat je, net als veel anderen, facturen verstuurt die niet compleet zijn. En dat loont. Uit een analyse van maar liefst 1,8 miljoen facturen door Payt bleek dat slechts 63,4% werd betaald vóór de eerste herinnering. In de zakelijke dienstverlening duurt het gemiddeld bijna een maand (29 dagen) voordat een factuur wordt voldaan.

Een foutloze factuur is dus geen overbodige luxe. Het zorgt voor snellere betaling en, minstens zo belangrijk, voor een sterke, professionele relatie met je klant. Wil je meer weten over het correct vastleggen van werkzaamheden? Lees dan ons artikel over extra werk registreren voor aannemers.

Hoe BuilderFlow het verschil maakt

Met BuilderFlow maak je professionele, overzichtelijke facturen zonder al het handwerk. Het systeem zorgt voor je:

• Automatische projectreferenties zodat je nooit meer details vergeet.
• Correcte btw-berekeningen, bijvoorbeeld bij renovaties.
• Directe koppeling met inspectierapporten en meerwerkregistraties.

Zo minimaliseer je de kans op fouten, krijg je sneller betaald en houd je meer tijd over voor waar het echt om draait: je projecten.

Ervaar zelf hoe jouw facturatieproces strakker en sneller kan. Plan vandaag nog een demo en zie het met eigen ogen.

Veelgestelde vragen over facturen maken

In de bouw vliegen de vragen je soms om de oren, zeker als het om de administratie gaat. Daarom hebben we hier de meest voorkomende vragen over facturatie voor je op een rij gezet. Handig, want zo heb je direct een helder antwoord voor die situaties die je in de praktijk tegenkomt.

Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een gewone factuur?

Een pro-formafactuur kun je het beste zien als een conceptrekening. Het is nog geen officieel betaalverzoek en heeft dan ook geen juridische waarde. Je stuurt ‘m bijvoorbeeld naar een klant die de verwachte kosten alvast nodig heeft voor een financieringsaanvraag.

De échte, gewone factuur is het officiële sluitstuk. Dit is het document dat je opneemt in je boekhouding, waarover je btw afdraagt en waarmee je een project financieel afrondt.

Hoe zet ik de btw-verleggingsregeling correct op mijn factuur?

Werk je in de onderaanneming, dan is de btw-verleggingsregeling waarschijnlijk je dagelijkse kost. Jij brengt dan geen btw in rekening bij de hoofdaannemer; die plicht ‘verleg’ je naar hem.

Op je factuur vermeld je dan heel duidelijk "btw verlegd". Simpel, maar essentieel. Vergeet ook niet het btw-identificatienummer van de hoofdaannemer (de afnemer) toe te voegen. Hij regelt dan zelf de btw-afdracht. Een correcte vermelding voorkomt een hoop gedoe en vragen van de Belastingdienst.

Is een factuur die ik mail wel rechtsgeldig?

Jazeker, een digitale factuur is 100% rechtsgeldig. Een pdf die je via e-mail verstuurt, is net zo officieel als de papieren variant die vroeger per post ging. De enige voorwaarde is dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Het is wel zo netjes om even te checken of je klant akkoord is met facturatie per e-mail.

Digitaal factureren is niet alleen sneller en efficiënter, het is ook nog eens een stuk duurzamer. Met slimme software als BuilderFlow kun je dit proces zelfs volledig automatiseren en stuur je facturen direct vanuit je projectomgeving.

Wat als mijn klant de factuur maar niet betaalt?

Als een betaling uitblijft, is een rustige en gestructureerde aanpak de sleutel. Zo houd je de relatie met je klant goed, zelfs als het even lastig wordt.

• De vriendelijke herinnering: Is de betaaltermijn net voorbij? Stuur een korte, vriendelijke mail. Negen van de tien keer is de factuur gewoon aan de aandacht ontsnapt.
• De formele aanmaning: Nog steeds geen betaling? Dan wordt het tijd voor een formele aanmaning. Geef hierin een nieuwe, korte betaaltermijn en blijf professioneel maar duidelijk.
• De volgende stap: Als er dan nóg niks gebeurt, is het inschakelen van een incassobureau een logische vervolgstap.

Een strak proces en glasheldere communicatie vooraf zijn de beste manieren om betalingsproblemen te tackelen. Leg afspraken over meerwerk en termijnen altijd goed vast, bijvoorbeeld met geautomatiseerde inspectierapporten als bewijslast. Dat geeft je een ijzersterke positie en voorkomt een hoop discussie achteraf.

Wil jij je facturatie stroomlijnen en zeker weten dat elke factuur klopt? BuilderFlow automatiseert het hele traject voor je, van de eerste offerte tot de laatste betaling. Bespaar kostbare tijd, voorkom fouten en krijg sneller betaald. Ontdek wat het voor jou kan doen op https://www.usebuilderflow.com.