Hoe maak je een factuur zodat je sneller betaald krijgt - hoe maak je factuur

17 januari 2026

Een correcte factuur opstellen is de basis van een gezonde administratie voor elk bouwbedrijf. Het draait om de details: jouw bedrijfsgegevens, die van de klant, een uniek factuurnummer, de juiste datum, een glasheldere omschrijving van het werk, en natuurlijk een kloppende btw-berekening. Dit document is de officiële afronding van je werk en het startsein voor de betaling.

Waarom een perfecte factuur cruciaal is voor je cashflow

Een factuur is zoveel meer dan een betaalverzoek. Zie het als het sluitstuk van al je harde werk op de bouwplaats en de motor die de cashflow van je bedrijf draaiende houdt. Eén klein foutje of een vage omschrijving kan al genoeg zijn om een betaling direct te vertragen. Dat zorgt niet alleen voor financiële hoofdpijn, maar ook voor vervelende discussies met klanten en onnodig administratief gedoe waar niemand op zit te wachten.

Voor aannemers, renovatiebedrijven en installateurs zijn de scenario's pijnlijk herkenbaar. Denk aan een factuur voor meerwerk waar de omschrijving te algemeen is, wat leidt tot eindeloos getouwtrek met de opdrachtgever. Of een factuur waar je btw-nummer op ontbreekt, waardoor de hele betaling wordt vastgehouden door de boekhoudafdeling van de klant.

Een correcte factuur is geen administratieve formaliteit, maar een strategisch instrument. Het bepaalt hoe snel je betaald krijgt en beïnvloedt direct de financiële gezondheid van je onderneming.

Een stabiele cashflow is de levensader van elk bouwbedrijf. Het zorgt ervoor dat je op tijd je materialen kunt inkopen, je personeel kunt betalen en kunt investeren in beter gereedschap. Vertraagde betalingen zetten dit allemaal onnodig onder druk. Wil je hier dieper induiken, lees dan ook onze gids over wat liquiditeit is en waarom het zo belangrijk is voor je bedrijf.

Van werkbon naar snelle betaling

De oplossing zit ‘m in een soepel proces, van de allereerste werkbon tot de definitieve factuur. Zodra de informatie van begin tot eind consistent en correct is, haal je de meeste oorzaken van betaalvertraging direct weg.

Moderne software speelt hierin een sleutelrol. Systemen zoals BuilderFlow digitaliseren dit hele traject van A tot Z. Onze oplossing is specifiek ontworpen om bouwbedrijven die veel kleinere werken doen, zoals mutaties in de woningbouw, te helpen hun processen te stroomlijnen. Dit zorgt ervoor dat:

• Data uit inspecties en werkbonnen direct wordt omgezet in een foutloze factuur.
• Meerwerk, inclusief foto's als bewijs, helder en onbetwistbaar wordt gespecificeerd.
• Alle verplichte gegevens automatisch op de juiste plek komen te staan.

Door dit proces te automatiseren, bespaar je niet alleen kostbare tijd die je anders aan administratie kwijt bent. Je straalt ook meer professionaliteit uit, voorkomt discussies achteraf en zorgt voor een voorspelbare, gezonde cashflow. Een perfecte factuur is simpelweg de snelste weg naar je verdiende geld.

De onmisbare onderdelen van een juridisch correcte factuur

Elke factuur die je de deur uitdoet, moet kloppen als een bus. Dat is geen administratieve muggenzifterij, maar een keiharde eis van de Belastingdienst. Zie het als de fundering van je financiën: als die niet goed is, wankelt je hele bedrijf.

Deze checklist is jouw blauwdruk voor een waterdichte factuur, speciaal voor de bouwpraktijk.

We lopen samen door alle verplichte gegevens heen. Zo weet je zeker dat je facturen juridisch in orde zijn, betalingen niet onnodig vertragen en je bij een eventuele controle geen hoofdpijn krijgt.

Hieronder vind je een praktische tabel die alle verplichte onderdelen samenvat. Gebruik dit als je vaste controlelijst voordat je een factuur verstuurt. Het scheelt je gegarandeerd vragen van de boekhouder van je klant.

Checklist verplichte factuurgegevens voor de bouw

Deze checklist vormt de basis. Als al deze punten correct op je factuur staan, heb je een solide document in handen.

Specificatie is cruciaal

Dit is waar het in de bouw vaak misgaat. Een vage omschrijving als 'diverse werkzaamheden' is vragen om problemen en uitgestelde betalingen. Specificatie is de sleutel tot een snelle betaling.

In plaats van ‘badkamerrenovatie’ specificeer je: ‘leveren en plaatsen van 3m² wandtegels, installatie van Grohe inbouw doucheset en monteren van wastafelmeubel conform offerte 2024-032’.

Deze helderheid laat geen ruimte voor discussie. Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Neem dan eens een kijkje bij deze voorbeelden van een correct opgestelde factuur voor wat extra inspiratie.

Vergeet ook de datum van levering of de periode van de werkzaamheden niet. Zeker als je ook materialen levert, is het slim om te weten wat een pakbon is en hoe deze zich onderscheidt van een factuur om je administratie strak te houden.

De financiële details op een rij

Tot slot moeten de cijfers natuurlijk perfect kloppen. Zorg dat je altijd de volgende bedragen duidelijk vermeldt:

• Het bedrag exclusief btw.
• Het toegepaste btw-tarief (9% of 21%).
• Het exacte btw-bedrag.
• Het totaal te betalen bedrag inclusief btw.

Een kleine rekenfout is al genoeg om je factuur ongeldig te maken of de betaling te vertragen. Maak het jezelf makkelijk en gebruik slimme software die deze berekeningen automatisch en foutloos voor je doet. BuilderFlow is een goed voorbeeld van software die je helpt je processen te automatiseren, van calculatie tot de definitieve factuur. Dat scheelt tijd en voorkomt dure fouten.

In de bouw loopt het zelden precies zoals je van tevoren had uitgestippeld. Een standaard factuurtje dekt dan ook lang niet altijd de lading. Projecten veranderen, er duiken onverwachte problemen op en de financiële afhandeling vraagt om een flexibele, maar glasheldere aanpak.

Juist bij situaties als aanbetalingen, termijnen en het gevreesde meerwerk is een correcte facturatie geen bijzaak. Het is een cruciaal onderdeel van goed projectmanagement. Het schept duidelijkheid voor de klant, beschermt je cashflow en zorgt ervoor dat jij betaald krijgt voor al het geleverde werk.

Omgaan met aanbetalingen en termijnfacturen

Bij grotere projecten is het volkomen normaal om met aanbetalingen of termijnfacturen te werken. Je kunt onmogelijk alle materialen en uren voorschieten. Een aanbetaling, vaak een percentage van de totale som, helpt je direct bij de inkoop en het dekken van de eerste kosten. Termijnfacturen splits je op basis van de voortgang, bijvoorbeeld na het afronden van het sloopwerk of zodra het dak waterdicht is.

Voor beide geldt één gouden regel: leg de afspraken vooraf schriftelijk vast in de offerte. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Zorg er vervolgens voor dat elke factuur die je stuurt duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke opdracht en specificeert welke fase is afgerond. Dit bouwt vertrouwen en voorkomt een hoop vragen.

• Aanbetalingsfactuur: Vermeld simpelweg "Aanbetaling conform offerte [offertenummer]".
• Termijnfactuur: Wees specifiek over de mijlpaal, zoals "Termijn 2 van 4: ruwbouw en dakconstructie voltooid".
• Eindfactuur: Hierop trek je alle voorgaande betalingen netjes van het totaalbedrag af. Zo ziet de klant precies wat er nog openstaat.

Deze gestructureerde aanpak geeft je een voorspelbare geldstroom tijdens langlopende projecten en houdt de financiële relatie met je klant gezond.

Meerwerk duidelijk en eerlijk factureren

Ah, meerwerk. Misschien wel de grootste bron van discussie in de bouw. De klant is verrast door extra kosten, terwijl jij werk hebt verricht waar je gewoon voor betaald moet worden. Een waterdichte aanpak is hier essentieel. Stel, je bent een badkamer aan het renoveren en ontdekt dat het leidingwerk compleet verrot is. Dit was onmogelijk te voorzien.

De sleutel tot een soepele afhandeling van meerwerk is directe en gedocumenteerde communicatie. Leg het extra werk vast voordat je eraan begint, niet achteraf op de factuur.

Volg deze stappen om gezeur achteraf te voorkomen:

1. Stop het werk. Ga niet als een dolle stier direct aan de slag met de onvoorziene klus.
2. Informeer de klant. Leg direct en helder uit wat je hebt gevonden, waarom het opgelost moet worden en wat de geschatte extra kosten zijn.
3. Documenteer alles. Maak een paar duidelijke foto's van de situatie. Dit is onweerlegbaar bewijs van de noodzaak.
4. Vraag om schriftelijk akkoord. Stuur de klant een korte, duidelijke meerwerkopdracht per e-mail met de omschrijving en de kosten. Vraag om een simpele "akkoord" als antwoord voordat je verdergaat.

Wanneer je het meerwerk later factureert, verwijs je expliciet naar deze overeenkomst: "Meerwerk: vervangen en omleggen van leidingwerk conform akkoord d.d. [datum]". Zo is de factuur onbetwistbaar.

De koppeling tussen projectdata en facturatie

Hoe zorg je ervoor dat je factuur altijd een perfecte afspiegeling is van het geleverde werk, inclusief alle hobbels op de weg? Het antwoord is verrassend simpel: verbind je projectadministratie met je facturatie. Wanneer je notities, foto's van de voortgang en goedgekeurde meerwerkopdrachten centraal vastlegt, heb je altijd een sluitend dossier.

Dit is precies waar software als BuilderFlow het verschil maakt. Door bijvoorbeeld inspectierapporten te automatiseren, leg je de voortgang en eventuele afwijkingen direct vast op de bouwplaats. Die data, inclusief het visuele bewijs, kun je vervolgens moeiteloos koppelen aan je factuur.

Zo'n geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat elke factuur – of het nu een termijn, meerwerk of de eindafrekening is – perfect is onderbouwd. De vraag "hoe maak je factuur" voor complexe situaties wordt zo een stuk eenvoudiger en je voorkomt eindeloze discussies over wat wel en niet is afgesproken.

Btw-tarieven en de verleggingsregeling in de praktijk

Btw-fouten. Ze staan met stip op één als het gaat om de meest gemaakte – en duurste – fouten op facturen in de bouw. Een verkeerd tarief of een vergeten verleggingsregeling kan je zomaar een naheffing en een boete van de Belastingdienst opleveren. Duidelijkheid is hier dus geen luxe, maar pure noodzaak voor een gezonde bedrijfsvoering.

De vraag "hoe maak je een factuur met de juiste btw?" begint bij het kennen van de twee smaken: 9% en 21%. Het 21%-tarief is de standaard in Nederland, maar juist in de bouw kom je het verlaagde tarief van 9% heel vaak tegen.

Dit lagere tarief is speciaal voor renovatie- en herstelwerkzaamheden aan woningen die ouder zijn dan twee jaar. Denk dan concreet aan klussen zoals:

• Schilder- en stukadoorswerk: Zowel binnen als buiten de woning.
• Isolatiewerkzaamheden: Het aanbrengen van bijvoorbeeld dak- of spouwmuurisolatie.
• Behangen: Inclusief alle voorbereidende werkzaamheden die erbij horen.

Let op: Het 9%-tarief is er puur voor de arbeidskosten. Voor de materialen die je gebruikt – de verf, het isolatiemateriaal, de gipsplaten – reken je in de meeste gevallen gewoon het standaardtarief van 21%. Je splitst dit dus op je factuur.

De btw-verleggingsregeling: hoe zat het ook alweer?

Naast de verschillende tarieven is er nog een regeling die je als bouwondernemer móét kennen: de btw-verleggingsregeling. Deze is in het leven geroepen om fraude tegen te gaan en is verplicht als jij als aannemer een onderaannemer inschakelt voor werk aan onroerend goed.

Simpel gezegd betekent het dat niet de onderaannemer de btw factureert, maar de hoofdaannemer (jouw opdrachtgever) deze zelf aangeeft en afdraagt. Jij brengt op jouw factuur dus 0% btw in rekening.

Je bent dan wel verplicht om twee dingen duidelijk op je factuur te zetten:

1. De tekst "btw verlegd".
2. Het btw-identificatienummer van je opdrachtgever.

Andersom werkt het precies hetzelfde. Huur jij een zzp'er in voor een klus? Dan moet diegene de btw naar jou verleggen, en ben jij verantwoordelijk voor de afdracht. Zorg dat dit klopt, want het voorkomt een hoop financiële ellende achteraf. Een slimme calculatie bouwsoftware kan je helpen om vanaf de offerte al de juiste btw-regels toe te passen.

Specifieke btw-situaties in de bouw

De btw-regels kennen soms wat grijze gebieden en uitzonderingen voor specifieke klussen. Zo is het goed om op de hoogte te zijn van specifieke btw-tarieven voor zonnepanelen, zodat je factuur altijd waterdicht is.

Het wordt pas echt interessant bij scenario's als aanbetalingen, termijnen en meerwerk. Deze infographic laat zien hoe je die flow administratief goed aanpakt.

Door dit soort scenario's correct op je factuur te verwerken – inclusief de juiste btw – houd je je administratie schoon en voorkom je discussies met je klant én de Belastingdienst. Een goede voorbereiding is hier echt het halve werk.

Een factuur de deur uit krijgen is één ding. Zorgen dat ‘ie ook daadwerkelijk op tijd betaald wordt, dat is een vak apart. Een slim en strak opvolgproces is geen luxe, maar een cruciaal onderdeel van je cashflow. Zeker in een sector waar late betalingen aan de orde van de dag zijn.

De cijfers liegen er niet om: bijna 1 op de 5 Nederlandse bedrijven (19,8%) betaalt z'n facturen te laat. Voor een bouwbedrijf is dat extra pijnlijk, want het kan een project direct vertragen. Grote bedrijven, vaak de opdrachtgevers, zijn de grootste boosdoeners: slechts 38,6% van hun rekeningen wordt op tijd voldaan. Als je meer leest over deze betaaltrends, begrijp je meteen waarom een waterdicht proces geen overbodige luxe is.

De basis leg je al in de offerte

Een snelle betaling begint niet bij de factuur, maar al veel eerder: bij de offerte. Heldere, ondubbelzinnige betalingsvoorwaarden zijn je eerste verdedigingslinie tegen uitstelgedrag. Zorg dat je hier standaard de volgende punten in opneemt:

• Betalingstermijn: Wees specifiek. Dus niet "zo snel mogelijk", maar "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum".
• Aanbetaling en termijnen: Leg kraakhelder vast welke bedragen je wanneer verwacht.
• Gevolgen bij late betaling: Vermeld de administratiekosten of wettelijke rente die je rekent als de termijn wordt overschreden.

Wanneer een klant deze voorwaarden vooraf accepteert, sta je juridisch en commercieel een stuk sterker. De klant weet precies waar hij aan toe is en dat voorkomt een hoop discussie achteraf.

Van werkbon naar factuur: een naadloze overgang

De absolute sleutel tot snelle betaling? Zorg dat de factuur 100% klopt met de goedgekeurde offerte en al het vastgelegde meerwerk. Iedere afwijking, hoe klein ook, geeft een klant een excuus om de betaling in de wacht te zetten en vragen te stellen. Een ontbrekend projectnummer, een onduidelijke omschrijving van dat extra schilderwerk; het zijn allemaal vertragingsfactoren waar je niet op zit te wachten.

Een factuur zonder verrassingen is een factuur die snel wordt betaald. Zorg ervoor dat elke post op je factuur direct te herleiden is naar een eerdere afspraak.

Hier komt de kracht van een geïntegreerd systeem om de hoek kijken. Als de gegevens uit je calculatie, offerte en meerwerkbonnen naadloos doorvloeien naar de factuur, elimineer je de kans op handmatige fouten. Geen overtypwerk meer, geen vergeten posten.

Met slimme facturatie software speciaal voor de bouw zoals BuilderFlow creëer je precies die naadloze koppeling. Een goedgekeurde meerwerkopdracht, inclusief de foto's als bewijs, wordt met één druk op de knop meegenomen in de eindfactuur. Dit maakt het proces niet alleen sneller, maar ook onbetwistbaar. En dat vergroot de kans op een stipte betaling enorm.

Veelgestelde vragen over facturen in de bouw

In de praktijk komen we steeds dezelfde vragen tegen bij ondernemers in de bouw. Logisch ook, want sommige regels zijn nou eenmaal niet direct duidelijk. Hieronder geven we antwoord op de meest prangende vragen, lekker kort en to the point.

Mag ik een factuur sturen via WhatsApp of e-mail?

Jazeker, een digitale factuur via e-mail of zelfs een platform als WhatsApp is volledig rechtsgeldig. De spelregels veranderen niet: de factuur moet gewoon aan alle wettelijke eisen voldoen die we eerder hebben besproken.

Een belangrijke voorwaarde is wel dat de klant akkoord is met deze digitale manier van factureren. Een slimme tip: verstuur de factuur altijd als een PDF. Zo’n bestand kan niet zomaar worden aangepast, en dat voorkomt een hoop discussies achteraf.

Wat is de wettelijke betalingstermijn in de bouw?

Als je in je offerte of contract niets anders afspreekt, geldt er een standaard wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Werk je voor grotere partijen, zoals de overheid of grote bedrijven? Dan mag deze termijn maximaal 60 dagen zijn.

Zorg dat je de betalingstermijn altijd duidelijk vermeldt in je algemene voorwaarden en op elke factuur die de deur uitgaat. Dat schept direct duidelijkheid en geeft je een veel sterkere positie als een betaling op zich laat wachten.

Hoe nummer ik mijn facturen op de juiste manier?

De Belastingdienst eist dat je factuurnummers uniek en opeenvolgend zijn. Er mogen dus geen 'gaten' in de reeks vallen. Een logische en veelgebruikte methode is het jaartal combineren met een simpel volgnummer, zoals 2024-001, 2024-002, enzovoort.

Dit systeem is niet alleen glashelder voor je eigen administratie, maar ook voor de Belastingdienst. Het belangrijkste is dat je een systeem kiest dat voor jou werkt en dit vervolgens consequent toepast. Consistentie is hier echt de sleutel tot een sluitende boekhouding.

Ben je klaar met het handmatig overtypen van uren en materialen? Ontdek hoe BuilderFlow data van de werf direct omzet in perfecte, onbetwistbare facturen. Bezoek onze website en zie hoe je uren aan administratie bespaart.