Een gids: factuur excel maken voor de bouw
Voor veel aannemers in de bouw is een factuur maken in Excel de meest logische en vertrouwde eerste stap. Je hebt het programma toch al op je computer staan, het kost je geen cent extra en je hebt de vrijheid om je facturen precies zo in te richten als jij dat wilt voor je projecten. Deze gids helpt je om een professioneel en waterdicht factuursjabloon op te zetten, van de verplichte onderdelen tot de slimme formules die je tijd besparen.
Waarom Excel nog steeds dé start is voor facturatie in de bouw
Ondanks alle slimme software die er is, blijft Excel voor veel bouwbedrijven het startpunt voor de facturatie. De reden is eigenlijk heel simpel: het is een laagdrempelige tool die bijna iedereen al kent. Je hoeft geen cursus te volgen en kunt direct aan de slag om die eerste factuur de deur uit te doen na een succesvol afgerond project.
Die toegankelijkheid is cruciaal. Veel zzp'ers en kleinere aannemers in Nederland werken nu eenmaal nog veel met handmatige processen. Onderzoek laat zien dat slechts 35% van de MKB-bedrijven facturatiesoftware gebruikt. Dat betekent dat een forse meerderheid van zo'n 65% nog steeds handmatig facturen opstelt in programma's als Excel. Meer over deze cijfers lees je in dit artikel over facturatie bij MKB-bedrijven.
De voordelen voor jouw bouwbedrijf
Voor aannemers biedt Excel concrete voordelen die verder gaan dan alleen de kosten. De controle die je hebt over de lay-out is een enorm pluspunt. Je kunt je factuur perfect laten aansluiten op je huisstijl, compleet met je logo en bedrijfskleuren. Dat zorgt voor een professionele uitstraling die vertrouwen wekt bij je klanten.
Een ander sterk punt is de mogelijkheid om je facturen zo gedetailleerd te specificeren als nodig is. En laten we eerlijk zijn, in de bouw is een kraakheldere specificatie geen luxe, maar pure noodzaak. Denk aan:
- Gebruikte materialen: van gipsplaten tot die ene speciale doos schroeven, alles duidelijk op een rij.
- Geleverde manuren: per taak of per dag uitgesplitst, zodat de opdrachtgever precies ziet waar de uren in zitten.
- Ingehuurd materieel: zoals die hoogwerker voor het werk op de eerste verdieping.
In Excel kun je deze posten overzichtelijk groeperen. Dit voorkomt onduidelijkheid en vervelende discussies achteraf, wat essentieel is voor een snelle betaling en een gezonde cashflow.
Hoewel Excel een uitstekende basis is, moet je ook weten wanneer je tegen de grenzen aanloopt. Zodra je offertes, urenregistratie en facturatie als losse eilanden beginnen te voelen, is het tijd om verder te kijken. BuilderFlow biedt bijvoorbeeld specifieke functies om dit hele proces te stroomlijnen. Maar laten we eerst die solide basis leggen met een perfect Excel-sjabloon.
Zelf je professionele factuursjabloon in elkaar zetten
Een leeg Excel-blad kan wat intimiderend zijn, maar zie het als een leeg canvas. Je hebt de volledige vrijheid om een factuursjabloon te maken dat niet alleen praktisch is, maar ook fungeert als het professionele visitekaartje van je bouwbedrijf. We beginnen bij de basis en bouwen het van daaruit logisch op.
Het eerste wat je klant ziet, is de koptekst. Die moet direct vertrouwen en herkenbaarheid uitstralen. Plaats je bedrijfslogo dus prominent, bijvoorbeeld links- of rechtsboven in de hoek.
Daarnaast zet je hier je volledige bedrijfsgegevens neer. Denk aan de naam van je bedrijf, je adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer. Voeg ook je contactgegevens toe, zoals je telefoonnummer en e-mailadres. Zo kan een klant bij vragen direct contact opnemen, zonder te hoeven zoeken.
De klant- en factuurgegevens: het dynamische deel
Direct onder je eigen bedrijfsgegevens maak je ruimte voor de informatie die per factuur verandert: de gegevens van de klant en de unieke factuurdetails. Een logische opbouw is hier cruciaal voor een document dat er strak en overzichtelijk uitziet.
Een heldere structuur voorkomt niet alleen verwarring bij de klant, maar helpt jou ook om sneller te werken. Als alles een vaste plek heeft, hoef je nooit te zoeken en maak je minder snel fouten.
Maak aparte cellen voor de volgende onderdelen:
- Klantgegevens: Naam, adres en eventueel een contactpersoon of projectreferentie.
- Factuurnummer: Onmisbaar voor een sluitende administratie. Een waterdicht systeem is het jaartal gevolgd door een volgnummer, bijvoorbeeld 2024-001.
- Factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
- Vervaldatum: De uiterste betaaldatum, vaak 14 of 30 dagen na de factuurdatum.
Door deze velden duidelijke labels te geven, creëer je een rustig en professioneel beeld. Terwijl je dit opzet, is het slim om alvast na te denken over consistentie. De structuur die je hier kiest, kun je namelijk prima hergebruiken voor andere documenten. Lees in onze gids hoe je vergelijkbare sjablonen in Word kunt maken voor bijvoorbeeld offertes of werkbonnen.
De specificatie: het hart van je factuur
Nu komen we bij het belangrijkste onderdeel voor elk bouwbedrijf: de specificatie van de geleverde materialen en werkzaamheden. Duidelijkheid is hier koning. Het is het verschil tussen een factuur die direct betaald wordt en een factuur waar eindeloos vragen over komen.
Een goede specificatie breekt het project op in logische, begrijpelijke brokken. Maak hiervoor een tabel met de volgende kolommen:
- Omschrijving: Wees zo specifiek mogelijk. In plaats van "Materiaal" schrijf je "Gipsplaten vochtwerend 120x260 cm". In plaats van "Werkzaamheden" noteer je "Stucwerk wanden badkamer, inclusief voorstrijken".
- Aantal/Uren: Hier vul je de hoeveelheid materiaal in (bijv. 15 stuks) of het aantal gewerkte uren (bijv. 8 uur).
- Eenheid: Denk aan stuks, m², uur of een post voor een vast bedrag (aangenomen werk).
- Prijs per eenheid: De prijs per stuk, per vierkante meter of je uurtarief.
- Subtotaal: Hier komt straks een formule die Aantal en Prijs automatisch voor je vermenigvuldigt.
Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat je klant precies ziet waarvoor hij betaalt. Het laat zien dat je transparant bent en de projectadministratie op orde hebt, wat de professionaliteit van je bedrijf enorm versterkt. Hiermee staat de basis voor een ijzersterke factuur.
Slimme formules die het rekenwerk voor je doen
Handmatig rekenen is vragen om problemen. Zeker bij een project met een waslijst aan materialen en manuren kan een simpele tikfout in de calculator je zomaar tientallen euro’s kosten. Het mooie van een factuur maken in Excel is dat je dit risico volledig kunt wegnemen met een paar simpele, maar o zo krachtige formules.
Het begint al bij de factuurregels. In de kolom ‘Subtotaal’ hoef je echt niet met de hand de aantallen met de eenheidsprijs te vermenigvuldigen. Gebruik daar gewoon een formule voor. Stel, de kolom voor het aantal is B10 en de eenheidsprijs staat in D10. Dan typ je in de subtotaalcel E10 de formule =B10*D10. Even de vulgreep naar beneden trekken en BAM, alle regels worden direct berekend.
Totaalbedragen en btw automatisch berekenen
Zodra elke regel automatisch het juiste subtotaal heeft, is het totaalbedrag optellen een fluitje van een cent. Hier komt de SOM-formule om de hoek kijken. Selecteer de cel waar je het subtotaal (exclusief btw) wilt hebben en typ =SOM(E10:E25), waarbij E10:E25 natuurlijk het bereik is van al je subtotaalcellen. Excel telt nu alles feilloos voor je op.
Dan de btw. In de bouw is dat niet altijd even simpel, want je hebt vaak te maken met verschillende tarieven:
- 9% btw: Voor schilder- en stukadoorswerk aan woningen die ouder zijn dan 2 jaar.
- 21% btw: Het standaardtarief voor de meeste andere diensten en materialen.
- Btw verlegd: Wanneer je als onderaannemer voor een hoofdaannemer werkt.
Maak voor de btw-berekening gewoon aparte cellen aan. Vermenigvuldig je subtotaal met 0,09 of 0,21 en je hebt het btw-bedrag te pakken. Is de btw-verleggingsregeling van toepassing? Vermeld dit dan expliciet op de factuur en reken met 0% btw. Dit soort automatisering scheelt niet alleen een hoop tijd, maar voorkomt ook de meest gemaakte fouten in de facturatie.
Het opbouwen van een factuur volgt altijd een logische stroom: van koptekst met je logo, via de details zoals het factuurnummer, tot de specificatie met alle bedragen.
Deze visualisatie laat goed zien dat een gestructureerde aanpak essentieel is. Alleen zo krijg je alle informatie, inclusief de juiste formules, op de goede plek.
Een foutloze berekening is de motor van je factuur. Door formules te gebruiken, zorg je voor professionaliteit en consistentie. Het voorkomt een hoop discussie met klanten en versterkt je reputatie als een betrouwbare aannemer.
Deze formules zijn een prima eerste stap om je administratie te verbeteren. Ze vormen de brug tussen een volledig handmatig proces en een slimmere aanpak. Voor wie complexere projecten beheert, is het goed om te weten dat dit soort berekeningen ook de kern vormen van een goede projectbegroting. In onze gids over een begroting in Excel maken duiken we daar dieper op in.
Merk je dat het beheren van meerdere projecten en facturen in Excel toch te complex wordt? Dan is gespecialiseerde software de logische volgende stap. Een tool als BuilderFlow integreert het hele proces van calculatie tot facturatie, waardoor je dit soort processen volledig automatiseert.
Je factuur afronden en professioneel versturen
Oké, je hebt de factuur opgebouwd, de specificaties zijn glashelder en de formules doen foutloos hun werk. Nu komt de laatste, maar cruciale stap: het document netjes afmaken, versturen en archiveren. Een correcte factuur is één ding, maar het doel is natuurlijk dat de klant snel en zonder gedoe betaalt.
Een fout die we in de praktijk nog te vaak zien, is het versturen van het Excel-bestand (.xlsx) zelf. Doe dit nooit. Een Excel-factuur in de mailbox van je klant oogt niet alleen onprofessioneel, maar het is ook onveilig. Iedereen kan de bedragen en omschrijvingen per ongeluk – of met opzet – aanpassen. Dat leidt geheid tot verwarring en discussies die je absoluut wilt vermijden.
De enige juiste manier is om je factuur op te slaan en te versturen als PDF-bestand. Waarom? Simpel, het heeft drie grote voordelen:
- Professionaliteit: Een PDF is een 'af' document. Het laat zien dat je je administratie serieus neemt.
- Veiligheid: De inhoud van een PDF kan niet zomaar worden veranderd. Dat garandeert de integriteit van je factuur.
- Compatibiliteit: Een PDF ziet er op elke computer en smartphone exact hetzelfde uit, wat bij Excel-bestanden lang niet altijd het geval is.
In Excel is dit zo gepiept via Bestand > Exporteren > PDF/XPS-document maken. Een kleine extra handeling met een grote impact op hoe je bedrijf overkomt.
De begeleidende e-mail
De manier waarop je de factuur aanlevert, is net zo belangrijk als de factuur zelf. Stuur nooit een lege mail met alleen een bijlage; dat komt onpersoonlijk en slordig over. Een korte, heldere en vriendelijke e-mail is alles wat nodig is.
Houd de tekst bondig en to the point. Een goed voorbeeld:
Onderwerp: Factuur [Factuurnummer] voor project [Projectnaam/Adres]
Beste [Naam klant],
In de bijlage vind je de factuur voor de werkzaamheden aan de [korte omschrijving, bijv. badkamerrenovatie] aan de [Adres].
De betalingstermijn is [aantal] dagen. Mocht je vragen hebben, dan hoor ik het graag.
Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam] [Jouw Bedrijfsnaam]
Deze aanpak is professioneel en zorgt ervoor dat de klant direct alle relevante informatie bij de hand heeft. Geen onduidelijkheid, geen vragen.
Een simpel archief voor overzicht en bewaarplicht
Zodra de factuur de deur uit is, begint de volgende fase: het bewaken van de betaling en het correct archiveren. De Belastingdienst verplicht je om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Een goed archief is dus geen luxe, maar een wettelijke noodzaak.
Maak in je Excel-werkmap gewoon een extra tabblad aan dat je gebruikt als een simpel facturenregister. Een paar kolommen zijn al genoeg:
- Factuurnummer
- Klantnaam
- Factuurdatum
- Totaalbedrag
- Betaaldatum
Door dit register consequent bij te houden, zie je in één oogopslag welke facturen nog openstaan. Dat helpt je om je cashflow te bewaken en op tijd herinneringen te sturen.
Mocht er ooit discussie ontstaan over een factuur, dan is het bovendien goud waard om te kunnen teruggrijpen op gedetailleerde projectdocumentatie. Goed opgestelde inspectierapporten, vol met foto’s en notities, dienen dan als onmisbaar bewijsstuk om je werkzaamheden te onderbouwen.
Wanneer Excel niet meer volstaat voor je bouwbedrijf
Excel is een fantastisch stuk gereedschap om je eerste facturen mee te maken. Het is flexibel, de meeste ondernemers hebben het toch al op hun computer staan en het kost in het begin niets extra. Maar naarmate je bouwbedrijf groeit, verandert die flexibiliteit al snel in een blok aan je been.
Wat ooit een simpele handeling was, wordt een tijdrovende klus vol valkuilen. Je herkent het vast wel: gegevens van het ene werkblad naar het andere kopiëren, handmatig factuurnummers optellen en hopen dat je per ongeluk geen formule wist. Eén verkeerde copy-paste en je stuurt een factuur met de verkeerde klantnaam of een foutief bedrag. Dat soort slordigheden kost je niet alleen geld, maar het doet ook afbreuk aan je professionele uitstraling.
Van handmatig overtypen naar een soepel proces
De échte beperking van Excel voor een bouwbedrijf is het gebrek aan samenhang. Je offerte, je projectadministratie en je facturatie zijn drie losse eilanden. Voor elke factuur ben je handmatig gegevens aan het overkloppen uit je calculatie of een goedgekeurde offerte. Dat is niet alleen dubbel werk, het is een open uitnodiging voor fouten.
Stel, je hebt net een complete badkamerrenovatie afgerond. In de offerte stonden tientallen regels met materialen, uurtarieven en posten voor onderaannemers. Nu moet je al die regels één voor één opnieuw invoeren in je Excel-sjabloon. Een week later doe je precies hetzelfde voor een dakreparatie. Dit is simpelweg niet schaalbaar; het is een rem op de groei van je bedrijf.
De overstap van Excel naar gespecialiseerde software is geen luxe, maar een strategische keuze. Het is het moment waarop je besluit om niet langer in je administratie te werken, maar aan je bedrijf.
De kracht van een geïntegreerd systeem
Gespecialiseerde bouwsoftware rekent af met dit probleem door het hele proces – van offerte tot factuur – aan elkaar te knopen. Zodra een klant je offerte goedkeurt, zet je die met één muisklik om in een professionele factuur. Alle gegevens, van klantinfo tot de laatste schroef, worden automatisch en foutloos overgenomen.
De voordelen spreken voor zich:
- Geen dubbel werk meer: De data uit je offerte is de directe basis voor je factuur. Simpel.
- Automatische nummering: Factuurnummers worden automatisch en sluitend toegekend, zonder risico op dubbele of ontbrekende nummers.
- Professionele workflow: Van de eerste opname met foto's tot de definitieve factuur, alles volgt één logische en professionele lijn.
Dit levert niet alleen een enorme tijdsbesparing op, maar het verkleint de kans op fouten ook tot praktisch nul. Je werkt sneller, professioneler en met veel meer overzicht. Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Lees dan ook ons artikel over de voordelen van software voor de bouw.
Vragen uit de praktijk over factureren met Excel
Zit je met vragen over je Excel-facturen? Je bent niet de enige. Hieronder duiken we in de meest voorkomende hoofdbrekens van aannemers en zzp'ers in de bouw en geven we je direct een praktisch antwoord.
Hoe zorg ik voor een sluitende factuurnummering?
Dit is een van die dingen die je in één keer goed wilt doen. Een simpele en waterdichte methode is het jaartal gevolgd door een volgnummer, zoals 2024001, 2024002. Fouten voorkom je door in een apart tabblad of een vaste cel bij te houden wat je laatst gebruikte nummer is. Elke keer als je een nieuwe factuur maakt, verhoog je dit nummer handmatig met één.
Het klinkt misschien simpel, maar dit is de basis van een administratie die de Belastingdienst serieus neemt. Het voorkomt een hoop gedoe achteraf. Vanuit hier kun je verder bouwen, bijvoorbeeld door offertes en facturen aan elkaar te koppelen. Dat is een proces dat je trouwens kunt stroomlijnen door offertes te automatiseren.
Oeps, fout gemaakt op een verstuurde factuur. Wat nu?
Rustig blijven en de originele factuur nooit zomaar aanpassen. De enige juiste weg is het opstellen van een creditfactuur. Dit document krijgt zijn eigen, unieke factuurnummer en verwijst duidelijk naar de oorspronkelijke, foute factuur.
Op de creditfactuur zet je het bedrag als een negatief getal. Hiermee ‘annuleer’ je als het ware de oude factuur in je boekhouding. Daarna maak je een compleet nieuwe, correcte factuur, uiteraard weer met een eigen uniek nummer. Zo blijft je administratie glashelder en correct voor de Belastingdienst.
Kan ik mijn urenregistratie aan mijn Excel-factuur koppelen?
Jazeker, dat is juist een van de krachten van Excel als je net begint. Maak een apart tabblad aan waarin je per project je uren bijhoudt. Met een formule als SOM.ALS kun je de totale uren automatisch laten optellen en direct overnemen in je factuursjabloon. Handig!
Dit werkt perfect voor eenmanszaken met een handvol projecten. Maar wees eerlijk: zodra je met meerdere projecten, collega's of verschillende tarieven werkt, wordt het al snel een onoverzichtelijk en foutgevoelig monster. Dan is gespecialiseerde software die urenregistratie direct aan facturatie koppelt een veel slimmere en veiligere keuze.
Deze aanpak helpt je een solide basis te leggen, zelfs met een relatief eenvoudig stuk gereedschap als Excel. Het allerbelangrijkste is dat je processen helder en consistent zijn.
Klaar om de foutgevoeligheid en het handmatige gedoe van Excel achter je te laten? BuilderFlow zet jouw opnames en foto's direct om in professionele offertes en rapporten. Ontdek hoe je uren werk bespaart op https://www.usebuilderflow.com.