Facturen maken in Excel: Snel en professioneel voor de bouw

6 november 2025

Zelf je facturen maken in Excel: voor veel startende aannemers of zzp'ers in de bouw is het een logische en vertrouwde eerste stap. Het is een laagdrempelige manier om grip te krijgen op je financiën zonder meteen vast te zitten aan maandelijkse softwarekosten. En laten we eerlijk zijn, als je net begint met je bouwbedrijf, telt elke euro.

Waarom Excel nog steeds een slimme start is

Voor de meeste professionals in de bouw voelt Excel als bekend terrein. Het programma staat al op je computer, dus je kunt meteen aan de slag. Die flexibiliteit om een factuursjabloon helemaal naar je eigen hand te zetten, is voor startende bedrijven of voor wie voornamelijk kleinere klussen doet, goud waard. Je hoeft geen nieuwe software te leren en kunt direct beginnen met factureren.

Deze aanpak is dan ook allesbehalve zeldzaam. Wist je dat zo'n 42% van de zzp'ers in Nederland regelmatig Excel pakt voor de facturatie? Dat laat wel zien dat er een enorme behoefte is aan een simpele, toegankelijke oplossing.

Natuurlijk loop je met Excel op een gegeven moment tegen grenzen aan. Handmatige taken, zoals het checken van betalingen of het foutloos doorvoeren van je factuurnummering, zijn kwetsbaar. Een tikfout is zo gemaakt. Zodra je bedrijf groeit en je met meerdere projecten tegelijk jongleert, wordt dit al snel een tijdrovend en onoverzichtelijk proces. Dit is precies waar de bredere digitalisering in de bouw om de hoek komt kijken; efficiëntie wordt dan cruciaal.

De voor- en nadelen op een rij

Om een goede keuze te maken, helpt het om de plussen en minnen eerlijk naast elkaar te leggen. Wat levert Excel je op, en waar ga je tegenaan lopen als je straks meer werk hebt?

Voor starters is de lage drempel van Excel perfect. Je leert de basis van een goede administratie zonder direct te investeren in dure software. Dat is cruciaal voor een gezonde cashflow als je net begint.

De keuze tussen een spreadsheet en gespecialiseerde software hangt dus volledig af van waar jouw bouwbedrijf nu staat. Een schilder die een paar klussen per maand doet, heeft iets heel anders nodig dan een renovatiebedrijf dat meerdere projecten tegelijk managet.

Om die afweging nog duidelijker te maken, zetten we Excel naast software die speciaal voor de bouw is ontwikkeld.

Excel versus gespecialiseerde software in de bouw

Een directe vergelijking tussen factureren met Excel en het gebruik van software die speciaal voor de bouw is ontwikkeld.

Kortom: Excel is een uitstekend startpunt voor wie de kosten laag wil houden en overzichtelijke projecten heeft. Maar zodra je administratie complexer wordt en je meer tijd kwijt bent aan handmatige taken dan aan je vak, wordt de overstap naar gespecialiseerde software een logische en slimme investering in de groei van je bedrijf. BuilderFlow is bijvoorbeeld ontworpen om juist die volgende stap te faciliteren.

Je eigen factuursjabloon bouwen in Excel

Een professionele factuur is zoveel meer dan een simpel betaalverzoek; het is een visitekaartje voor je bouwbedrijf. Zelf een sjabloon bouwen in Excel klinkt misschien als een klusje, maar het geeft je de volledige controle. Je stemt het document perfect af op jouw manier van werken en de uitstraling van je bedrijf.

Dit gaat verder dan alleen je logo bovenaan plakken. Een goed sjabloon is de fundering van je administratie en moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Denk aan de basics: je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en je btw-identificatienummer. Uiteraard moeten de gegevens van je opdrachtgever er ook compleet op staan.

Essentiële onderdelen voor de bouw

Voor een aannemer of renovatiebedrijf is de specificatie van het werk alles. Een glasheldere indeling met duidelijke kolommen zorgt voor transparantie en voorkomt vervelende discussies achteraf. Niemand zit te wachten op vragen over onduidelijke factuurregels.

Zorg dat je sjabloon in ieder geval deze kolommen heeft:

• Omschrijving: Hier beschrijf je de klus. Wees specifiek: "plaatsen van een scheidingswand" of "stucwerk begane grond".
• Aantal uren: Het aantal gewerkte uren per taak.
• Uurtarief: Het afgesproken tarief per uur.
• Materiaal: De gebruikte materialen, inclusief de kosten.
• Totaal per regel: Dit laat je natuurlijk automatisch berekenen (Aantal x Tarief + Materiaal).

Een doorlopend en uniek factuurnummer is een absolute must. Een klassieke fout is het handmatig intikken van dit nummer, wat gegarandeerd een keer misgaat. Bouw liever een logisch systeem op, bijvoorbeeld met het jaartal gevolgd door een driecijferig getal (2024-001, 2024-002, etc.).

Een veelvoorkomend scenario in de bouw is de btw-verleggingsregeling, vooral als je met onderaannemers werkt. Zorg dat je sjabloon hierop is voorbereid. Een simpele toevoeging van een tekstvak waarin je duidelijk "btw verlegd" vermeldt, is cruciaal. Zorg er dan ook voor dat je btw-berekening in dat geval netjes op nul uitkomt.

De onderstaande afbeelding laat de workflow mooi zien: van het opzetten van je Excel-spreadsheet tot de uiteindelijke factuur, en de logische vervolgstap naar gespecialiseerde software.

Deze visualisatie toont eigenlijk de evolutie van factureren. Je begint met een flexibel Excel-bestand, zet dit om naar een strakke, professionele factuur en overweegt uiteindelijk de stap naar software die het hele proces voor je automatiseert. Voor meer inspiratie en kant-en-klare voorbeelden kun je ook onze gids met voorbeelden voor het maken van facturen bekijken. Een goede basis in Excel legt het fundament voor een foutloze administratie en een professionele uitstraling naar je klanten.

Slimme Excel formules die je tijd besparen

Handmatig rekenen is vragen om problemen. Een simpele optelfout of een verkeerd btw-bedrag staat niet alleen slordig, het kost je direct extra tijd en kan je klant irriteren. Gelukkig is Excel hierin je beste vriend. Met een paar slimme formules automatiseer je al het rekenwerk en maak je de kans op fouten praktisch nul.

De basis van elke factuur is natuurlijk het optellen van alle losse posten. Hiervoor is de SOM-functie je startpunt. Met een simpele formule als =SOM(E2:E10) telt Excel alle bedragen in die kolom netjes voor je op. Voeg je later een regel toe of pas je een bedrag aan? Geen probleem, het subtotaal wordt direct bijgewerkt.

Essentiële formules voor in de bouw

Naast het optellen zijn er een paar formules die je administratie in de bouw pas écht makkelijker maken. Het berekenen van de btw, bijvoorbeeld. Staat je subtotaal in cel E11? Dan bereken je de btw met =E11*0,21 (voor het hoge tarief) of =E11*0,09 (voor het lage tarief). Het eindtotaal is dan een kwestie van deze twee cellen bij elkaar optellen: =E11+E12. Simpel, toch?

Een andere handige formule is VANDAAG(). Deze plaatst de datum van vandaag in een cel, en die datum wordt elke dag automatisch bijgewerkt. Combineer dit met je betalingstermijn en je hebt nooit meer gedoe met vervaldatums. Als de factuurdatum in cel B4 staat, reken je de vervaldatum voor een termijn van 30 dagen uit met =B4+30. Nooit meer handmatig op de kalender tellen.

De kracht van Excel is in de loop der jaren enorm toegenomen. Waar tot 2015 veel facturen nog grotendeels handmatig werden opgesteld, hebben verbeterde functies zoals automatische formules en datavalidaties de nauwkeurigheid en snelheid een enorme boost gegeven. Lees meer over de evolutie van facturatie in Excel en hoe dit de administratie heeft veranderd.

Kortingen en voorwaarden automatiseren

Werk je weleens met kortingen? De ALS-functie is hier perfect voor. Stel je voor, je geeft 5% korting bij een bedrag boven de € 2.500. Met de formule =ALS(E11>2500; E11*0,05; 0) kijkt Excel zelf of het subtotaal hoog genoeg is en berekent dan automatisch het kortingsbedrag. Zo niet, dan vult het een nul in.

Door deze formules slim te combineren, bouw je een dynamisch factuursjabloon dat het meeste denk- en rekenwerk uit handen neemt. Zo bespaar je niet alleen een hoop tijd, maar weet je ook zeker dat je facturen altijd kloppen.

Worden je facturen en berekeningen steeds complexer? Dan kan specifieke software voor bouwcalculatie een logische volgende stap zijn. Zo houd jij meer tijd over voor waar je écht goed in bent: bouwen.

Fouten voorkomen en professioneel overkomen

Een professionele indruk maak je maar één keer. Een factuur met een simpele tikfout of een verkeerd factuurnummer kan bij je klant direct argwaan wekken en zorgt onvermijdelijk voor vertraging in de betaling. Het zorgvuldig opzetten van je facturatieproces in Excel is daarom geen overbodige luxe; het is de basis om discussies te vermijden en te zorgen dat je snel je geld krijgt.

Een van de meest gemaakte fouten is een slordige factuurnummering. Zorg voor een logische, opvolgende reeks die je consistent doorvoert, zoals 2024-001, 2024-002, enzovoort. Dit is niet alleen een harde eis van de Belastingdienst, maar het helpt jou ook om het overzicht te bewaren in je eigen administratie.

De details die het verschil maken

Heldere omschrijvingen zijn in de bouw goud waard. Een vage post als "diverse werkzaamheden" is een recept voor onduidelijkheid en telefoontjes achteraf. Wees specifiek en transparant om vertrouwen te wekken en te laten zien dat je precies weet waar je het over hebt.

Kijk maar eens naar het verschil:

• Niet doen: "Schilderwerk" - € 800
• Wel doen: "Woonkamer schilderen: muren en plafond (RAL 9010), incl. afplakken en voorbereiding" - 20 uur à € 40/uur

Een andere cruciale stap is het formaat waarin je de factuur verstuurt. Stuur je factuur nooit als een bewerkbaar Excel-bestand. Dit oogt niet alleen onprofessioneel, maar is ook erg gevoelig voor fraude. Exporteer je factuur altijd naar PDF voordat je deze naar de klant mailt. Zo weet je zeker dat de opmaak intact blijft en er geen aanpassingen meer gedaan kunnen worden.

Het zorgvuldig bijhouden van een digitaal archief is een absolute noodzaak. De Belastingdienst verplicht je om facturen zeven jaar te bewaren. Een gestructureerde mappenstructuur op je computer, bijvoorbeeld per jaar en dan per klant, voorkomt een hoop stress bij een eventuele controle.

Voor wie merkt dat het archiveren en opvolgen steeds meer tijd vreet, kan de overstap naar software voor bouwcalculatie een wereld van verschil maken. Zulke tools centraliseren niet alleen je facturatie, maar je hele administratie, van offerte tot eindfactuur. Dit zorgt voor een waterdicht systeem en geeft jou de rust om je weer te focussen op je projecten.

Wanneer je Excel ontgroeit

Excel is voor veel bouwbedrijven een perfecte start. Goedkoop, flexibel en iedereen kent het wel een beetje. Maar er komt onvermijdelijk een punt waarop het meer tijd kost dan het oplevert. De administratie stapelt zich op, projecten worden complexer en dat handmatige werk begint je groei simpelweg in de weg te staan.

Herken je dat gevoel? Dat je het overzicht op openstaande facturen kwijtraakt? Of dat je elke week kostbare uren kwijt bent aan het kopiëren, plakken en aanpassen van oude facturen, hopend dat je geen foutje maakt?

Dit zijn de klassieke signalen dat je de grenzen van een spreadsheet hebt bereikt. Een tikfout is zo gemaakt en kan leiden tot een verkeerd btw-bedrag of, erger nog, een dubbel factuurnummer. En de vervelende gevolgen daarvan kennen we allemaal.

Tijd voor een efficiëntere aanpak

Wanneer je merkt dat je meer tijd besteedt aan het najagen van betalingen en het corrigeren van fouten dan aan je daadwerkelijke projecten, is het tijd voor een upgrade. Gespecialiseerde software voor de bouw, zoals BuilderFlow, pakt deze pijnpunten direct aan. Het automatiseert het hele traject, van het eerste klantcontact tot de uiteindelijke factuur die de deur uitgaat.

De vraag is niet langer óf je digitaliseert, maar wanneer. De overstap van een handmatig proces in Excel naar een geautomatiseerd systeem is een investering in de toekomst van je bedrijf. Het geeft je de ruimte om te groeien, zonder te verdrinken in administratie.

Moderne software gaat veel verder dan alleen facturatie. Het stroomlijnt je complete workflow. Denk aan een factuur die automatisch wordt klaargezet zodra een offerte is goedgekeurd, of betalingsherinneringen die vanzelf worden verstuurd zonder dat je eraan hoeft te denken. Ontdek hier hoe offertes automatiseren je proces kan versnellen.

Deze automatisering levert direct concrete voordelen op:

• Minder fouten: Automatische nummering en berekeningen halen de menselijke fouten eruit. Geen gestress meer.
• Betere cashflow: Je factureert sneller en consistenter, inclusief automatische herinneringen. Dat betekent dat je geld eerder binnenkomt.
• Professionele uitstraling: Consistente, strakke facturen wekken vertrouwen bij je klanten.
• Pure tijdsbesparing: Je bespaart wekelijks uren die je kunt steken in je kernactiviteiten. Bouwen dus.

De overstap naar specifieke software betekent trouwens niet dat je alles overboord moet gooien. Veel pakketten bieden slimme koppelingen met bestaande boekhoudsoftware. Als je benieuwd bent naar de mogelijkheden en wat zoiets kost, is het slim om je te verdiepen in de prijzen van boekhoudsoftware zoals Exact Online om een compleet beeld te krijgen. Voor elk groeiend bouwbedrijf is dit simpelweg de volgende logische stap.

Veelgestelde vragen over factureren in Excel

We krijgen regelmatig vragen van aannemers en vakmensen in de bouw over het gebruik van Excel voor hun facturatie. Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende.

Is een factuur die ik in Excel maak wel wettelijk geldig?

Jazeker, een factuur uit Excel is 100% rechtsgeldig. De enige voorwaarde is dat je je aan de spelregels van de Belastingdienst houdt. Dat betekent dat alle verplichte informatie erop staat.

Denk aan je bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer, een uniek en doorlopend factuurnummer, de datum en natuurlijk de gegevens van je klant. Zorg er ook altijd voor dat je het werk en de btw duidelijk specificeert.

Een gouden tip die vaak vergeten wordt: stuur je factuur nooit als Excel-bestand (.xlsx) naar de klant, maar exporteer hem altijd als PDF. Zo kan niemand de inhoud per ongeluk – of expres – aanpassen. Bovendien staat het een stuk professioneler.

Hoe zorg ik dat ik geen fouten maak in mijn Excel facturen?

De beste manier om rekenfouten te voorkomen, is door formules te gebruiken voor alle berekeningen. Denk aan het subtotaal, de btw en het eindbedrag. Laat Excel het werk doen, dan weet je zeker dat het klopt.

Werk ook altijd vanuit een vast sjabloon. Dat zorgt voor consistentie en voorkomt dat je per ongeluk iets vergeet. Een slimme gewoonte is om een apart tabblad te maken voor je 'facturenlogboek'. Hierin noteer je elk factuurnummer, de datum en het bedrag. Zo voorkom je dubbele of overgeslagen nummers.

Kan ik betalingsherinneringen sturen vanuit Excel?

Dit is eerlijk gezegd een van de grootste nadelen van Excel. Het programma kan niet zelf bijhouden welke facturen te laat betaald zijn en stuurt dus geen automatische herinneringen.

Je moet dit proces volledig handmatig in de gaten houden: zelf de betaaltermijnen checken, een herinnering opstellen en die vervolgens versturen. Zodra je een paar projecten tegelijk hebt lopen, wordt dit al snel een tijdrovende klus.

Wil je meer weten over hoe je administratieve processen kunt stroomlijnen? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een efficiëntere aanpak die beter bij je past.

Ben je klaar om de fouten en het handmatige werk van Excel achter je te laten? Ontdek hoe BuilderFlow je volledige administratie automatiseert, van offerte tot inspectierapport. Bespaar uren werk en focus weer op wat echt telt: bouwen. Ontdek de mogelijkheden van BuilderFlow.