Een factuur maken met Excel in de bouw

21 november 2025

Veel aannemers beginnen hun facturatieavontuur in Excel. Het is een laagdrempelige en praktische eerste stap: je zet een sjabloon op, vult de juiste velden in en laat wat basisformules het rekenwerk doen. Je begint met je eigen bedrijfsgegevens en die van je klant, voegt regels toe voor materialen en uren, en Excel telt alles voor je op. Een prima en vooral kosteneffectieve manier om de boel op gang te krijgen.

De basis leggen voor een waterdichte factuur

Voordat je Excel überhaupt opstart, is het cruciaal om te beseffen wat een factuur écht is. In de bouw is het veel meer dan een simpel betaalverzoek. Het is een juridisch document dat de fundering vormt voor je cashflow. Net als bij een bouwproject zelf, voorkomt een ijzersterke voorbereiding hier kostbare fouten en een hoop gedoe achteraf.

Een waterdichte factuur begint met het verzamelen van alle verplichte informatie. Dit gaat veel verder dan alleen de bedragen. De Belastingdienst stelt namelijk strikte eisen, en als je factuur daaraan niet voldoet, is hij simpelweg niet geldig. Als die basis niet op orde is, leidt dat geheid tot discussies met klanten of in het ergste geval tot problemen bij een fiscale controle.

De onmisbare elementen voor elke bouwondernemer

Voor aannemers, zzp'ers en renovatiebedrijven betekent dit dat je een aantal standaardgegevens altijd paraat moet hebben. Deze elementen vormen de ruggengraat van je factuursjabloon. Denk hierbij aan:

• Jouw volledige bedrijfsgegevens: Naam, adres, KVK-nummer en je btw-identificatienummer.
• Volledige gegevens van de klant: De naam en het adres van je opdrachtgever.
• Een uniek factuurnummer: Essentieel is dat dit een opeenvolgende en ononderbroken reeks is.
• De factuurdatum: De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Een duidelijke omschrijving: Een specificatie van de geleverde diensten en materialen.

Online wemelt het van de handleidingen en sjablonen die je op weg helpen. Dat bewijst wel hoe populair Excel is voor deze klus. De meeste gidsen focussen op de wettelijke vereisten en de basisformules – een prima startpunt. Wil je dieper graven? Bekijk dan meer praktische tips over het opstellen van je factuur en de wettelijke eisen.

Een correcte factuur is je beste visitekaartje. Het straalt professionaliteit uit, voorkomt onduidelijkheid en vergroot de kans op snelle betaling aanzienlijk. Je sluit er je harde werk mee af, dus het verdient de juiste aandacht.

Hieronder staat een tabel met alle verplichte onderdelen, zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet.

Verplichte onderdelen op een bouwkundige factuur

Deze tabel geeft een overzicht van alle wettelijk verplichte elementen die niet mogen ontbreken, met voorbeelden die je direct in de bouwpraktijk tegenkomt.

Door deze elementen vooraf helder te hebben, leg je een solide basis voor een administratie die staat als een huis. Het is de eerste, cruciale stap naar een efficiënter facturatieproces. Vanuit hier kunnen we de sprong naar Excel maken om een praktisch en herbruikbaar sjabloon te bouwen.

Je factuursjabloon opbouwen in Excel

Oké, tijd om de handen uit de mouwen te steken. Een goede factuur maken met Excel valt of staat met een ijzersterk, herbruikbaar sjabloon. Zie het als je digitale blauwdruk: je pakt ‘m er keer op keer bij, wat zorgt voor een professionele, consistente uitstraling en de kans op fouten drastisch verkleint.

De opbouw van zo’n sjabloon volgt een vaste, logische structuur. Vergelijk het met de fundering van een huis – elk element moet op de juiste plek staan voor een solide resultaat. We beginnen bovenaan, met de professionele uitstraling:

• Jouw bedrijfslogo en -gegevens: Plaats je logo linksboven of in het midden. Direct daarnaast of eronder komen je volledige bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-nummer. Dit is in feite je digitale visitekaartje.
• Klantinformatie: Maak een apart, duidelijk blok voor de gegevens van je opdrachtgever. Zo voorkom je verwarring en weet je zeker dat de factuur bij de juiste persoon terechtkomt.
• Factuurdetails: Essentiële info zoals het unieke factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum horen hier thuis. Plaats ze rechtsboven, dan zijn ze in één oogopslag te vinden.

De kern van je factuur inrichten

Nu komen we bij het hart van de factuur: de regels waarin je de geleverde materialen en uren specificeert. Duidelijkheid is hier alles voor je klant. Maak daarom aparte kolommen met heldere koppen:

• Omschrijving: Wees zo specifiek mogelijk. Niet "werkzaamheden", maar "Plaatsen van hardhouten kozijnen, incl. aflakken" of "Levering en montage van Velux dakraam type GGL".
• Aantal: Het aantal stuks, uren of vierkante meters.
• Eenheid: Vermeld hier ‘uur’, ‘m²’, ‘stuks’ of ‘m³’. Dit voorkomt een hoop vragen achteraf.
• Prijs per eenheid: De kosten per stuk of per uur, altijd exclusief btw.
• Subtotaal: Hier komt straks de formule die ‘Aantal’ met ‘Prijs per eenheid’ vermenigvuldigt.

Als je deze structuur consequent aanhoudt, creëer je een systeem dat bijna net zo betrouwbaar werkt als gespecialiseerde software. De logica lijkt sterk op hoe goede calculeren bouwsoftware het rekenwerk aanpakt, maar dan in de vertrouwde omgeving van Excel.

Een laatste, maar cruciale stap is de opmaak van de cellen. Zorg ervoor dat alle cellen waar geldbedragen in komen te staan, de opmaak 'Valuta' hebben met twee decimalen (€). Dit oogt niet alleen professioneler, maar neemt ook elke twijfel over de bedragen weg.

Met deze basis leg je een fundament waar je nog jaren op kunt bouwen. Wil je wat meer inspiratie? Bekijk dan gerust diverse voorbeelden van hoe je een factuur kunt opstellen.

Essentiële formules voor foutloze berekeningen

De échte kracht van een factuur maken met Excel zit ‘m in de automatisering. Door de juiste formules te gebruiken, laat je het rekenwerk over aan de software. Dit bespaart je niet alleen een hoop tijd, maar verkleint ook de kans op kostbare foutjes die je professionaliteit kunnen ondermijnen.

Alles begint bij de basis: de totaalprijs per factuurregel. Of het nu gaat om manuren, materialen of de huur van een steiger, je wilt de prijs per regel automatisch laten berekenen. De formule is simpel maar cruciaal. Stel dat in kolom C het aantal staat (bijvoorbeeld 15 m²) en in kolom D de eenheidsprijs (€ 45), dan plaats je in kolom E de formule: =C2*D2.

Deze simpele vermenigvuldiging is de bouwsteen van je hele factuur. Heb je de formule eenmaal voor de eerste regel ingevoerd? Dan trek je ‘m met de vulgreep (het kleine vierkantje rechtsonder de cel) zo door naar beneden voor alle andere regels. Excel past de celverwijzingen automatisch aan, dus je hoeft het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden.

Van subtotaal tot eindbedrag

Zodra elke regel netjes is berekend, is het tijd voor het grotere werk: de totalen optellen. Hier bewijst de SOM-formule zijn waarde. Om alle bedragen in de totaalkolom bij elkaar op te tellen, gebruik je een formule als =SOM(E2:E20). Zo heb je direct een helder subtotaal, nog exclusief btw.

Daarna volgt de btw-berekening. In de bouw heb je vaak te maken met verschillende tarieven, zoals 9% voor schilderwerk bij woningen ouder dan twee jaar en 21% voor de meeste andere werkzaamheden. Je kunt hier aparte regels voor maken in je factuur.

• Btw 21%: =Subtotaal_21%*0,21
• Btw 9%: =Subtotaal_9%*0,09

Tot slot tel je alles bij elkaar op voor het definitieve eindbedrag. Dit is de som van het subtotaal en de verschillende btw-bedragen. Je factuur is nu rekenkundig waterdicht. Voor meer diepgaande tips over hoe je dit soort berekeningen kunt structureren, biedt onze gids over een begroting in Excel maken waardevolle inzichten.

De onderstaande tabel geeft een praktisch overzicht van de formules die uw berekeningen automatiseren en de kans op menselijke fouten drastisch verkleinen.

Onmisbare Excel formules voor uw factuur

Met deze formules als basis creëert u een robuust sjabloon dat het rekenwerk voor u doet. Dit zorgt voor consistentie en voorkomt dat een simpele typefout leidt tot een verkeerd eindbedrag.

Deze basisautomatisering is een uitstekende eerste stap naar efficiënter werken. Het neemt het handmatige rekenen weg en geeft je de zekerheid dat je cijfers kloppen. Voor échte tijdwinst en een workflow waarin gegevens van opname tot factuur automatisch doorstromen, is gespecialiseerde software zoals BuilderFlow de logische vervolgstap om je administratie verder te professionaliseren.

Uw factuur professioneel afwerken en versturen

Je berekeningen kunnen nog zo perfect zijn, maar als de afwerking rammelt, doet dat afbreuk aan je professionaliteit. Zie het als een perfect gestucte muur met slordig schilderwerk. Dat wil je niet. Een strakke, professionele factuur wordt serieuzer genomen en – niet onbelangrijk – vaak sneller betaald.

Begin met de uitstraling van je Excel-sjabloon. Een overzichtelijke lay-out is geen luxe, maar noodzaak. Kies een helder lettertype zoals Arial of Calibri en blijf weg van een kermis aan kleuren. Eén of twee subtiele accentkleuren die passen bij je logo zijn meer dan genoeg om herkenbaar en professioneel over te komen.

Van werkblad naar officieel document: de stap naar PDF

Als er één ding is dat je moet onthouden, is het dit: stuur nooit een factuur als Excel-bestand (.xlsx) naar een klant. Een Excel-bestand is een werkdocument; een PDF is een definitief stuk.

Een factuur als PDF versturen is een teken van professionaliteit. Het document is vergrendeld, dus de klant kan niet per ongeluk bedragen of omschrijvingen aanpassen. Bovendien weet je zeker dat de opmaak op elk scherm – van een kleine smartphone tot een groot computerscherm – er precies zo uitziet als jij het hebt bedoeld.

Gelukkig is de omzetting van Excel naar PDF een fluitje van een cent:

1. Klik linksboven op Bestand.
2. Kies voor Exporteren en daarna voor PDF/XPS-document maken.
3. Geef het bestand een logische, herkenbare naam.

Een goede bestandsnaam bespaart zowel jou als je klant een hoop zoekwerk. Een structuur die in de praktijk goed werkt, is bijvoorbeeld Factuur_[Factuurnummer]_[JouwBedrijfsnaam]_[Projectnaam].pdf. Denk aan iets als Factuur_24001_BouwbedrijfDeWit_AanbouwJansen.pdf. Dit houdt je administratie overzichtelijk en voorkomt verwarring.

De e-mail die tot actie aanzet

Je hebt nu een perfecte PDF-factuur in handen. De laatste stap is de begeleidende e-mail, de verpakking van je factuur. Houd het kort, duidelijk en professioneel.

Een heldere onderwerpregel zorgt ervoor dat je mail direct opvalt. Gebruik bijvoorbeeld: "Factuur [Factuurnummer] voor project [Projectnaam]". De inhoud van de e-mail zelf hoeft niet ingewikkeld te zijn:

"Geachte heer/mevrouw [Naam klant],

Hierbij ontvangt u de factuur voor de werkzaamheden aan [Projectnaam]. De factuur met nummer [Factuurnummer] vindt u als PDF in de bijlage.

Met vriendelijke groet,

[Jouw Naam]
[Jouw Bedrijf]"

Deze gestructureerde aanpak, van een nette opmaak tot een duidelijke e-mail, maakt het hele proces van een factuur maken met Excel compleet. Wil je dit soort processen verder stroomlijnen en ook het offertes automatiseren en rapportages maken versnellen? Neem gerust eens contact met ons op om te ontdekken hoe je nog meer tijd kunt besparen.

Wanneer Excel niet meer volstaat

Een factuur maken in Excel is voor veel startende aannemers en zzp'ers de logische eerste stap. Het programma staat al op je computer, het kost niks extra en je hebt vrij snel een werkend sjabloon in elkaar geklikt. Maar naarmate je bouwbedrijf groeit, ga je onvermijdelijk tegen de grenzen van zo’n spreadsheet aanlopen. Het wordt een rem op je efficiëntie in plaats van een hulpmiddel.

De eerste barsten in het systeem zie je vaak verschijnen bij het overnemen van uren en materialen. Die krabbels op werkbonnen of losse notities in je telefoon handmatig overtypen is niet alleen een tijdrovende klus, maar ook een garantie voor fouten. Eén verkeerd ingetikt uur of een vergeten materiaalpost en je factuur klopt niet. Dat oogt onprofessioneel en leidt al snel tot vervelende discussies met je klant.

De verborgen kosten van handmatige administratie

Zodra je meerdere projecten tegelijkertijd hebt lopen, wordt het gebrek aan overzicht een serieus probleem. Welke facturen staan nog open? Welke klant heeft al een herinnering gehad? In Excel wordt dit al snel een chaotisch, handmatig proces. Je mist een centraal dashboard dat je in één oogopslag vertelt hoe je er financieel voor staat. Bovendien is het onmogelijk om visueel bewijs, zoals foto’s van meerwerk of afgeronde fases, direct aan je factuur te koppelen.

Dit is het kantelpunt waarop gespecialiseerde software niet langer een luxe is, maar een noodzaak. Het moment dat de tijd die je verliest met administratieve rompslomp je meer kost dan de investering in een slimme oplossing.

Voor veel Nederlandse bedrijven is Excel nog steeds de norm, maar de exacte cijfers over de adoptie en de bijbehorende problemen in de bouwsector zijn moeilijk te kwantificeren. Het is wel duidelijk dat veel bedrijven uiteindelijk de overstap maken.

De stap naar een geïntegreerd systeem

Dit is precies waar gespecialiseerde software voor de bouw zoals BuilderFlow het verschil maakt. In plaats van losse eilandjes met informatie – werkbonnen, Excel-sheets, e-mails – verbindt BuilderFlow het hele traject. Gegevens die je tijdens een inspectie op de bouwplaats vastlegt, stromen automatisch door naar de offerte en uiteindelijk naar de factuur. Ontdek hier meer over onze product features.

Informatie hoef je maar één keer in te voeren. Dat elimineert de kans op overtypfouten en bespaart je uren werk per week. Je hebt direct een actueel overzicht van al je projecten en openstaande posten. Om voorbereid te zijn op de toekomst, is het slim om op de hoogte te blijven van nieuwe regels en trends voor zzp'ers, die de noodzaak van efficiënte administratie alleen maar vergroten.

Nog wat laatste vragen over factureren in de bouw?

De stap zetten naar een strakke factuur in Excel roept vaak nog wat praktische vragen op. Logisch ook. Hieronder pakken we de meestgestelde vragen van collega-aannemers en zzp'ers erbij. Geen wollige aannames, maar concrete antwoorden waar je direct mee aan de slag kunt.

Hoe verwerk ik de btw-verlegd regeling in mijn Excel factuur?

Werk je voor een andere aannemer? Dan kom je de btw-verlegd regeling vast en zeker tegen. In de kern betekent het dat jij geen btw in rekening brengt; de plicht om die af te dragen ‘verleg’ je letterlijk naar je opdrachtgever.

Op je factuur in Excel is dit simpel op te lossen. Je zet het btw-bedrag gewoon op €0,00. Essentieel is wel dat je een aparte tekstregel toevoegt met de verplichte vermelding: 'btw verlegd'. Vergeet hier niet het btw-identificatienummer van je klant bij te zetten. Je subtotaal is in dit scenario dus gelijk aan je eindtotaal.

Kan ik mijn urenregistratie ook in hetzelfde Excel-bestand bijhouden?

Jazeker, dat is een slimme en veelgebruikte aanpak om alles bij elkaar te houden. Maak gewoon een extra tabblad aan in je bestand waar je per project je uren en gebruikte materialen noteert.

Met een handige formule zoals VERT.ZOEKEN kun je die gegevens vervolgens redelijk makkelijk naar je factuursjabloon trekken. Het klinkt ideaal, maar de praktijk is weerbarstig. Het blijft een handmatig en dus foutgevoelig klusje, zeker als je aan meerdere projecten tegelijk werkt. Een klein foutje is snel gemaakt. Dit is zo'n moment waarop je merkt waar de grenzen van Excel liggen en waarom veel bedrijven uiteindelijk toch overstappen. Wil je zien hoe anderen het doen? Neem dan een kijkje bij deze verzameling factuurvoorbeelden en templates voor wat extra inspiratie.

Wat is nu eigenlijk het grootste risico van factureren met Excel?

Zonder twijfel: menselijke fouten. Het is en blijft het zwakke punt van Excel. Een tikfoutje in een formule, het per ongeluk verslepen van een cel, of het onbedoeld wissen van een regel... Het kan je hele factuur onderuithalen.

Dit soort slordigheden zien er niet alleen onprofessioneel uit, ze kunnen je ook direct geld kosten. Een te laag bedrag factureren is pijnlijk, maar een te hoog bedrag kan je relatie met de klant beschadigen. Gespecialiseerde software zoals BuilderFlow voorkomt dit door het hele proces te stroomlijnen en data te centraliseren. De kans op fouten wordt daarmee minimaal.

Hoe kan ik mijn facturen automatisch laten nummeren in Excel?

Een simpele, maar effectieve truc: maak een apart tabblad aan, noem het bijvoorbeeld ‘Instellingen’. Noteer hier in een vaste cel (bijvoorbeeld A1) je laatst gebruikte factuurnummer.

Op je factuursjabloon zelf plaats je dan de formule =Instellingen!A1+1. Zo telt Excel automatisch één op bij je laatste nummer. De enige discipline die je nodig hebt, is om na elke verzonden factuur het nieuwe nummer handmatig bij te werken in je ‘Instellingen’-tabblad. Zo weet je zeker dat je administratie klopt en je nooit dubbele factuurnummers hebt.

Ben je de handmatige handelingen en de risico's van Excel zat? Als je klaar bent voor een systeem dat je écht tijd en kopzorgen bespaart, dan is het tijd voor de volgende stap. BuilderFlow automatiseert je volledige administratie, van de eerste opname tot de uiteindelijke factuur. Foutloos en professioneel.

Ontdek hoe BuilderFlow jouw administratie kan transformeren